Hoe digitalisering en legal tech bijdragen aan efficiëntie in het juridische werkproces

Kansen voor digitalisering
Om efficiënt te kunnen werken maakt AbelnBron gebruik van een urenregistratiesysteem waarmee je kunt factureren, maar ook dossiers kunt opslaan. Hoe kijkt AbelnBron Advocaten naar overige legal tech tools die vandaag de dag beschikbaar zijn? Marlet: “Als het gaat om het automatiseren van contracten en vaststellingsovereenkomsten om dienstverbanden te beëindigen zou ik het waardevol vinden dat je een systeem hebt, waarbij je snel bepaalde onderdelen kunt toevoegen zodat er automatisch een overeenkomst wordt gegeneerd. Bijvoorbeeld een concurrentiebeding of een outplacement budget optie als iemand weggaat. Als er geen onderhandelingen meer nodig zijn voor een contract kan dit nuttig zijn. Ik denk ook dat daar wel een markt voor is.

Marlet ziet ook een grote meerwaarde in tools die inhoudelijk bijdragen om een compleet juridisch advies te geven. Marlet: “Tools die bijdragen om inhoudelijk snel tot een goed advies te komen vind ik heel belangrijk. Op basis van eigen kennis en ervaring weet je in welke hoek je moet zoeken en wat de belangrijke hoofdlijnen zijn als je bezig bent met een zaak, maar er zijn altijd weer nieuwe inzichten en uitspraken. Het is handig om dan snel te kunnen zien welke recente ontwikkelingen van belang zijn voor een zaak.”

Persoonlijk advies en legal tech
Toch ziet Marlet ook het belang van de menselijke hand in combinatie met legal tech: “Elk contract is anders. Het recht en zeker het arbeidsrecht is een grijs gebied. Je hebt altijd te maken met specifieke omstandigheden. Aan de andere kant heeft dat natuurlijk ook te maken met de toegevoegde waarde die je voor jezelf ziet als advocaat.” Marlet vervolgt: “Het is ook wel de aard van het beestje dat juristen vrij  conservatief zijn en het moeilijk vinden om mee te gaan in de digitalisering. Bepaalde onderdelen in het werkproces vragen altijd om persoonlijk advies van een advocaat. Cliënten weten vaak niet wat er allemaal mee kan spelen bij bijvoorbeeld ontslag. Het is belangrijk dat zij goed geïnformeerd zijn.”

De waarde van legal tech tools in de praktijk
Marlet ziet de waarde van legal tech vooral in de tijdwinst tijdens het juridische werkproces. “Op het moment dat je een goed zoeksysteem hebt waarbij je snel word geleid naar uitspraken, artikelen en literatuur die tot de kern van jouw vraag komen, is legal tech essentieel. Zeker als je een goed zoekfilter hebt zonder dat je duizenden hits krijgt en waarbij je gemakkelijk uitspraken van soortgelijke zaken kunt inzien.

Je ontkomt er als jurist niet aan om literatuur en uitspraken te lezen, te bekijken waarom een zaak is toe- of afgewezen en die inzichten te koppelen aan de zaak waar jij mee bezig bent. Maar als je dankzij een goed systeem snel tot de kern kunt komen dan is dat heel waardevol.Hoe sneller je jurisprudentieonderzoek kunt doen hoe meer tijd je overhoudt voor declarabele werkzaamheden”, aldus Marlet.

De juridische sector en digitalisering in de toekomst
Meegaan met de tijd is belangrijk volgens Marlet: “Je merkt wel dat jongere advocaten technisch goed onderlegd zijn. Het is belangrijk om bij te blijven in de digitale wereld. Als je het bestaan ergens niet van weet, dan weet je ook niet hoe dat jouw werkproces makkelijker kan maken. Als ik in mijn omgeving rondvraag hoe ver andere advocatenkantoren zijn met digitalisering dan zie ik nog veel kansen.

Er zijn kantoren die nog met de hand facturen uitrekenen en hun uren op een papiertje schrijven. Of kantoren die niet gebruikmaken van zoeksystemen omdat ze het te duur vinden. Daarnaast zijn er ook nog genoeg advocaten die hun tijdschriften op papier binnenkrijgen, deze vervolgens inbinden en er vervolgens niet meer naar kijken. De kennis uit die tijdschriften is natuurlijk niet meer terug te vinden. Op het gebied van digitalisering in de juridische sector valt er dus nog winst te behalen.”

Tijd besparen met Legal Intelligence en InView
“We waren op zoek naar een juridische zoekmachine en hebben verschillende offertes opgevraagd, aangezien een nieuw systeem een behoorlijke investering is. We hebben toen verschillende partijen met elkaar vergeleken. Wolters Kluwer heeft voor kleine kantoren een interessant pakket, met een goede prijs-kwaliteitverhouding.”

Qua tijdbesparing merkte Marlet al snel dat het de investering waard is: “Je hebt niet veel tijd nodig in InView. Als je zoekt dan krijg je ook direct de belangrijkste zoekresultaten te zien voor je zaak. Bij InView vind ik het ook heel fijn dat je direct kunt zien hoe de rechterlijke macht en specifieke rechtbanken eerder beslisten in vergelijkbare zaken. Je kunt ook gemakkelijk zien welke zaken zijn af- en toegewezen en filteren om te zien waarom zaken zijn toe- of afgewezen. Dat heeft heel veel meerwaarde. Ik vind de lay-out van InView ook heel prettig. Als ik me wat breder wil oriënteren dan zoek ik weer via Legal Intelligence. Daar krijg je bijvoorbeeld hits met gerelateerde content die ook interessant kan zijn voor de zaak.”

Snel schakelen tussen verschillende soorten content
Marlet vervolgt: “Wat ik ook heel prettig vind is dat je in InView verschillende informatieniveaus hebt waarbij je gemakkelijk kunt switchen naar een ander niveau. Wil ik jurisprudentie,literatuur of het commentaar lezen wat bij het artikel hoort? Je kunt in InView snel schakelen tussen de verschillende soorten content. De dagelijkse nieuwsbrief die ik in mijn inbox krijg vind ik ook fantastisch. Het is prettig om op die manier op de hoogte te blijven over nieuwe ontwikkelingen binnen mijn rechtsgebied.

Heeft Marlet een favoriet onderdeel in InView? “Ik neig naar het jurisprudentie gedeelte. Je ziet bijvoorbeeld ook tijdschriftartikelen in de zoekresultaten, maar vaak is dat kennis die ik al heb.  Het gaat bij jurisprudentie juist vaak om hele kleine details die belangrijk kunnen zijn, maar waar niet direct een artikel aan wordt gewijd. Het filteren op toe- en afgewezen zaken vind ik heel prettig en het is ook fijn dat je makkelijk die uitspraken erbij kunt pakken. Het zijn vaak ook de uitspraken waar ik dan naar op zoek ben. Het systeem is heel accuraat. Je krijgt precies het antwoord op de vraag die je in je hoofd had. Ik vind het een ontzettend prettig systeem.”