5 tips om makkelijk btw-aangifte te doen vanuit Twinfield Boekhouden

We hebben er allemaal mee te maken: (digitaal) btw-aangifte doen. En of je nu accountant, boekhouder of ondernemer bent, het neemt veel van jouw tijd in beslag. De Belastingdienst probeert het je al zo makkelijk mogelijk te maken, maar Twinfield Boekhouden maakt digitaal btw aangifte doen nog makkelijker.

Wanneer btw aangifte doen?

De eerste belangrijke regel bij digitaal btw-aangifte doen: zorg ervoor dat je op tijd bent. Maar wanneer moet je btw aangifte doen? Voor aangifte per kwartaal of maand geldt: uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal of de maand waarover je aangifte doet moeten zowel de aangifte als het te betalen btw-bedrag door de Belastingdienst ontvangen zijn. Doe je per jaar aangifte? Dan doe je (digitaal) btw aangifte vóór 1 april over het afgelopen kalenderjaar. Hieronder helpen we jou op weg om in Twinfield Boekhouden btw aangifte doen.

1. PKI overheidcertificaat

Om digitaal aangifte vanuit Twinfield Boekhouden te doen, heb je een geldig PKI-certificaat nodig. Dit is een digitale ondertekening voor het versturen van gegevens en berichten. Het certificaat is maximaal 3 jaar geldig en zorgt voor een veilige uitwisseling van gegevens. Upload dit certificaat in Twinfield Boekhouden onder ‘Btw > Certificaten'. Het is daarbij belangrijk dat het bestand het formaat pfx/p12 heeft. Een PKI-certificaat geldt voor je hele Twinfield-omgeving en is dus voor meerdere administraties te gebruiken. Het is dus handig als je dit in een sjabloonadministratie opneemt. 

2. Digipoort gebruiken

Controleer of er een poort in de administratie aangemaakt is. Dit stel je in onder ‘Btw > Poorten > Digipoort’. Zorg ervoor dat de rechten van de poort correct staan ingesteld. Wil je dat alle gebruikers in de omgeving de poort mogen gebruiken? Stel dit op onderstaande manier in. Bij de btw-rechten breng je vervolgens functiescheiding aan. 

Dit moet je per administratie instellen. Tip: zorg ervoor, dat de instellingen in je sjabloonadministratie al correct staan. Wanneer je een nieuwe administratie aanmaakt op basis van je sjabloonadministratie, is bovenstaande al correct ingesteld en kun je deze handeling overslaan.

3. Administratie-instellingen om digitaal aangifte te doen

Ga naar ‘Instellingen > Administratie-instellingen > Administratie-instellingen’. Zorg ervoor dat de adresgegevens gevuld zijn. Daarnaast moet onder het tabblad ‘Belasting', het btw-nummer, de Belastingplichtige en het telefoonnummer ingevuld zijn. De landcode van de administratie moet corresponderen met het btw-nummer om correct digitaal btw aangifte te kunnen doen.

Geef daarnaast de standaardpoort aan en of je maandelijks, per kwartaal of jaarlijks aangifte wilt gaan doen.

Vervolgens geef je aan of je naast definitieve boekingen ook conceptboekingen mee wilt nemen in de aangifte. Als je niets aanvinkt, worden alleen de definitieve boekingen meegenomen in de aangifte.

Controleer of de administratie niet op ‘demo, test of trainingsadministratie’ is ingesteld. Anders komt jouw aangifte bij de Belastingdienst in het demoportaal terecht. De aangifte wordt dan gezien als ‘fictieve’ aangifte.

4. Btw-rechten in de btw aangifte

Wie mogen de digitale btw-aangifte aanmaken, wijzigen, autoriseren, versturen, goedkeuren en/of afkeuren? Wanneer je de aangiftes vanuit Twinfield verzorgt, is het van belang dat je de rechten goed instelt en vooraf nadenkt over het proces in de samenwerking met de klant. Autoriseren is geen verplichte stap. Wanneer je deze wel instelt, moet eerst een autorisatieslag plaatsvinden alvorens je de aangifte kunt versturen.

Stel de rechten in onder ‘Btw > Rechten’. Dit kan per rol of gebruiker en per proces ingesteld worden. In onderstaand voorbeeld mogen alle level 1, 2 en 3 gebruikers de aangifte aanmaken en/of wijzigen. Vervolgens mag alleen een level 1 gebruiker de btw-aangiftes versturen. Op deze manier breng je eenvoudig functiescheiding aan in het hele btw-proces.

NB: Ook bij deze instelling kun je dit al correct in je sjabloonadministratie aangeven. Wanneer je vervolgens een nieuwe administratie aanmaakt op basis van je sjabloonadministratie, worden bovenstaande instellingen met betrekking tot btw-rechten meegenomen in de nieuwe administratie.

5. Digitale btw-aangifte aanmaken, wijzigen en versturen 

Aanmaken btw-aangifte

Nu is het tijd om de digitale btw-aangifte aan te maken. Wanneer je alles correct hebt ingesteld zoals bovenstaande stappen wordt onder ‘Btw > Btw > Elektronische aangifte’, het sterretje oranje om de aangifte aan te maken. Zie de onderstaande afbeelding.

In de aangifte verschijnen alleen de posten die gekoppeld zijn aan een btw-code in je boeking. Let er dus goed op dat je in alle boekingen de juiste btw-codes hebt meegegeven.

Controleer onder Instellingen > Btw of de btw-codes zijn aangemaakt. Controleer vervolgens of ze zijn gekoppeld aan de juiste rubriek en de juiste grootboekrekeningen. Daarnaast kun je met deze genoemde instelling onderscheid maken in concept/definitieve boekingen.

Aangifte wijzigen 

Wanneer binnen het btw-tijdvak een nagekomen factuur is verwerkt in de boekhouding kun je de aangifte in Twinfield verwijderen om deze vervolgens opnieuw aan te maken met de juiste informatie mits de aangifte nog niet is verstuurt naar de Belastingdienst. De regel is wel om gebruik te maken van suppleties binnen Twinfield als de aangifte al is verzonden naar de belastingdienst. Twinfield kijkt zelf of dit in de volgende aangifte mee kan of dat er een suppletie aangemaakt dient te worden in het volgende tijdvak.

Wanneer je gebruik maakt van de kleine ondernemersregeling, let er dan op dat je niet het maximum overschrijdt. Dit wordt nog weleens fout gedaan en dan verschijnt een validatiefoutmelding in je scherm. Voor informatie over de kleine ondernemersregeling verwijzen we je naar Belastingdienst.nl.

Autoriseren (niet verplicht) en versturen

Vervolgens kun je de aangifte eventueel autoriseren en versturen. Wanneer je de btw aangiftes digitaal indient bij de Belastingdienst, is het niet nodig om deze zelf ‘Goed te keuren'. Deze status wordt automatisch aangepast als het retourbericht van de Belastingdienst is ontvangen. De status ‘goedgekeurd’ betekent dat de aangifte bij de Belastingdienst is aangekomen. Controleer dit door op de ‘Status controleren’ te klikken. De postbus bij de Belastingdienst wordt dan gecontroleerd op nieuwe berichten. Vrijwel direct wordt de aangifte ‘Goedgekeurd'. Is het druk bij de Belastingdienst, dan kan dit langer duren. Voor meer informatie hierover verwijzen we je door naar de helpdesk van de Belastingdienst.

Meerdere btw percentages tegelijk aanpassen

Wil je weten hoe je een btw-percentage in al je administraties tegelijk wijzigt? Dat lees je in dit blog over btw verhoging doorvoeren.