In vier stappen klaar voor e-invoicing: zo stoom je je ondernemers klaar voor 2026

De enorme impact van e-invoicing

België staat aan de vooravond van een historische verandering. De impact van e-invoicing valt niet te onderschatten. Het gaat hier immers om een digitale revolutie die voor alle Belgische ondernemingen, groot én klein, geldt - een momentum dat jou als accountant een unieke kans biedt om je klanten proactief bij de hand te nemen door deze transitie.

Naar analogie met eerdere grootschalige veranderingen, zoals de implementatie van de euro in 1999, is een vroege voorbereiding met een duidelijk actieplan nodig. Een solide preparatie kan namelijk het verschil maken tussen een soepele transitie of last-minute paniek. En jij als accountant speelt hier een actieve rol in, als gids van je ondernemers.

De nood aan een duidelijk actieplan

De cijfers spreken voor zich: meer dan een miljoen Belgische bedrijven moeten de overstap naar e-invoicing nog maken. Met andere woorden, slechts een slordige 100.000 zitten reeds op Peppol. Om de bedrijfswereld klaar te stomen voor de finale deadline van 1 januari 2026 moet er dus nog heel wat werk verzet worden.

Toch missen heel wat organisaties een ‘sense of urgency’. Als accountant heb je daarom een unieke kans om je positie als sparringpartner en expert te versterken. En om de digitale toekomst mee vorm te geven! Je kan je klanten namelijk proactief gaan begeleiden in hun omarming van e-invoicing, aan de hand van onderstaande fases:

Stap 1: analyseer de huidige facturatieprocessen van je klanten

Voordat je de overstap naar e-invoicing kan maken, is het essentieel om eerst de huidige facturatieprocessen van je klanten te evalueren. Door inzicht te krijgen in hun huidige aanpak, kan je makkelijker de specifieke voordelen en verbeteringen van e-invoicing aankaarten.

Bovendien helpt een grondige analyse om eventuele knelpunten of obstakels te identificeren. Door deze uitdagingen vroegtijdig in kaart te brengen, kan je hen gericht adviseren over welke aanpassingen, features of software nodig zijn om probleemloos over te stappen naar e-invoicing.

Stap 2: informeer je klanten over het belang van e-invoicing

De eerste stap naar een succesvolle implementatie van e-invoicing is bewustwording. En daar knelt soms al het schoentje. Veel ondernemers weten immers nog steeds niet goed wat e-invoicing inhoudt of waarom het belangrijk is. Als accountant ben jij de ideale persoon om hen hierover te informeren.

Door je klanten te wijzen op de voordelen, zoals lagere administratieve kosten, betere cashflow en minder kans op betalingsfouten, help je hen in te zien waarom ze deze stap moeten nemen. Benadruk ook de urgentie en belicht het verplichte karakter van e-invoicing, zodat ze volledig mee zijn in het verhaal.

Stap 3: open de dialoog en reik een geschikte oplossing aan

Elke onderneming is anders - en als accountant heb jij daar een goed zicht op. Door het gesprek aan te gaan met je ondernemers, kan je niet alleen eventuele zorgen of onduidelijkheden wegnemen, maar ook samen met hen op zoek gaan naar de meest geschikte softwaretoepassing voor hun specifieke situatie.  

Daarnaast is het ook zo dat niet alle ondernemers dezelfde digitale geletterdheid genieten. Sommigen zullen nood hebben aan extra informatie, terwijl anderen het liefst zo snel mogelijk met e-invoicing aan de slag gaan. Zorg dat je bij beide groepen, de ‘early adopters’ en de 'laggards', inspeelt op hun noden.

Stap 4: train en begeleid je klanten tijdens de implementatie

Als laatste fase is het tijd voor de implementatie. Dit is vaak het punt waarop ondernemers begeleiding kunnen gebruiken. Stel een concreet plan van aanpak op, inclusief tijdslijnen, to-do’s en verplichtingen. Zo maak je de implementatie tastbaar en heeft je ondernemer iets om op terug te vallen.

Daarnaast is training essentieel. Zorg ervoor dat je klant volledig op de hoogte is van de nieuwe processen en systemen. Een korte training of workshop kan hierbij al een groot verschil maken. Zo voorkom je problemen en zorg je dat je klant de software zo optimaal mogelijk gebruikt. 

E-invoicing: een win-win voor beide partijen

E-invoicing biedt niet alleen heel wat pluspunten voor je klanten. Het versterkt en optimaliseert ook de efficiëntie van jouw eigen werkzaamheden als accountant. Door je klanten vakkundig te begeleiden en stap voor stap mee te nemen, kan je hen klaarstomen voor de voordelen van e-invoicing, de naderende wetgeving en de toekomst van morgen.

Wat denk je: ben je er klaar voor om je klanten te helpen bij hun transitie naar e-invoicing? Download dan nu onze handige checklist en zet vandaag nog de eerste stappen naar e-invoicing!