Alles wat je moet weten over Peppol en de nieuwe e-invoicing wetgeving van 1 januari 2026

Eerst en vooral: wat is Peppol juist?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine en is een gestandaardiseerd, beveiligd netwerk voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten, zoals facturen. Het biedt bedrijven, organisaties en overheidsinstanties een gemeenschappelijke taal, de zogenaamde Universal Business Language (UBL), om eenvoudiger, veiliger en efficiënter te communiceren. Peppol werkt via gecertificeerde toegangspunten, zogenaamde Access Points, die fungeren als de digitale brug tussen de verzender en de ontvanger van elektronische facturen (e-invoices).

Waarom is Peppol zo belangrijk vandaag?

De Belgische overheid heeft ambitieuze plannen voor e-invoicing. Na eerdere verplichtingen voor overheidsopdrachten wordt vanaf 2026 het gebruik van Peppol e-facturen verplicht gesteld voor alle B2B-transacties. Dit is niet alleen bedoeld om processen te standaardiseren, maar wil ook btw-fraude tegengaan, administratieve lasten verminderen en de veiligheid verhogen. Bedrijven die nu al starten met de implementatie van Peppol hebben een enorme voorsprong en vermijden last-minute stress wanneer de wetgeving ingaat.

Ben je klaar om volop in te zetten op e-invoicing? Gelijk heb je, want de wetgeving van 2026 nadert met rasse schreden. Deze checklist bevat enkele concrete doelstellingen en to-do’s die jouw onderneming ondersteunen bij de implementatie van e-invoicing.

—

Wist je dat …

… België 1,2 miljoen ondernemingen telt, waarvan momenteel slechts 110.000 op Peppol zitten? Dat is maar een kleine 10%. Met de harde deadline van 1 januari 2026 in het achterhoofd, wil dit zeggen dat er nog héél veel werk aan de winkel is.

—

Het Peppol-netwerk: hoe werkt het?

Het Peppol-netwerk zorgt voor een veilige manier van facturatie en functioneert via een reeks gecertificeerde Access Points die bedrijven verbinden met het netwerk. Dit systeem zorgt voor naadloze, veilige en efficiënte communicatie tussen handelspartners, ongeacht de gebruikte boekhoudsoftware. Hieronder vind je de belangrijkste stappen om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk:

• Registreer je bij een Access Point - Kies een erkende provider en laat je bedrijf registreren op het netwerk.
• Ontvang je unieke identificatiegegevens - Nadat je geregistreerd bent, ontvang je een unieke Peppol-ID en kan je starten.
• Verstuur en ontvang e-invoices - Met je Peppol-ID kan je veilig en 100% compliant e-facturen verzenden en ontvangen.

Wat zijn de concrete voordelen van Peppol?

De voordelen van Peppol voor jou als ondernemer zijn talrijk en reiken veel verder dan louter de wettelijke naleving. Je vindt hieronder de voornaamste voordelen van Peppol e-invoicing in een overzichtelijke lijst:

• Een internationaal netwerk - Peppol wordt internationaal erkend en ondersteund. Bedrijven kunnen op die manier vlot samenwerken over de hele wereld.
• Een verbeterde efficiëntie - De automatisering van facturatieprocessen bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de administratieve last van bedrijven.
• Een verhoogde veiligheid - Alleen geregistreerde deelnemers hebben toegang tot het netwerk, wat de kans op fraude drastisch vermindert.
• Een kleinere foutmarge - Het nauwkeurige, gestandaardiseerde systeem van e-facturatie verkleint de kans op menselijke fouten.
• Een nadruk op duurzaamheid - Peppol e-invoicing vermindert het papierverbruik en draagt zo bij aan een milieuvriendelijke bedrijfsvoering.

Waar moet je op letten als u een Peppol-tool kiest?

Door de naderende verplichte deadline van 2026, is de vraag niet langer óf je Peppol wilt gebruiken, maar wanneer je ermee start. Het is dan ook belangrijk om jezelf voldoende voorbereidingstijd te gunnen en bij je keuze rekening te houden met:

• Gebruiksgemak - Kies een intuïtieve tool die eenvoudig te integreren is met je bestaande software.
• Toekomstbestendigheid - Zorg dat de oplossing flexibel en innovatief genoeg is voor de toekomst.
• Kosten en features - Vergelijk de kosten en features van verschillende aanbieders en let op verborgen kosten, zoals updates of extra functies.
• Ondersteuning en training - Ga voor een provider die adequate ondersteuning biedt en je team kan trainen en helpen.
• Beveiliging - Controleer of de e-invoicingoplossing voldoet aan de strengste normen om je gegevens te beveiligen.

Peppol biedt bedrijven de kans om zich voor te bereiden en hun facturatieprocessen te moderniseren. Door nu al stappen te zetten, kan je profiteren van de efficiëntie, veiligheid en kostenbesparingen die het Peppol-netwerk te bieden heeft én kan je met een gerust hart toeleven naar 2026. 

Wacht niet tot de deadline van 1 januari 2026 en bereid je organisatie vandaag nog voor op e-invoicing.