Ondernemers die groei willen realiseren richten hun pijlen (en kapitaal) al te vaak op oplossingen buiten de eigen organisatie: investeringen in extra personeel en/of het machinepark moeten de ambities verzilveren. Daarbij gaan ze echter voorbij aan de interne organisatie, met andere woorden: het bedrijfsbeheer. In dit blogartikel, dat een tweeluik vormt met het webinar ‘Naar een vlotter bedrijfsbeheer’ , leert u hoe uw verbeterpunten in uw bedrijfsprocessen identificeert en efficiënt uitwerkt.
Analyse van bedrijfsbeheerprocessen
Alvorens overhaast te investeren in extra personeel of middelen, is een grondige analyse van de interne processen noodzakelijk. Ondernemers moeten de blik dus eerst op het eigen bedrijfsbeheer richten. Dat omvat diverse aspecten, zoals aan- en verkoopbeheer, documentbeheer, contractbeheer, voorraadbeheer, planning, …
Vragen die absoluut gesteld moeten worden, zijn onder andere:
- hoe kunnen we bottlenecks oplossen?
- hoe zorgen we ervoor dat alle processen op elkaar zijn afgestemd?
- hoe beperken we de kans op menselijke fouten?
Digitalisering en bedrijfsbeheer
Een doorgedreven digitalisering van alle interne werkprocessen is dé sleutel tot meer efficiëntie, kwaliteit en inzicht in het bedrijfsbeheer. Het is dan ook de strategie bij uitstek om duurzame resultaten te behalen.
Uitdagingen van digitalisering
Let wel op, een nieuwe (digitale) manier van werken introduceren op de werkvloer gaat vaak gepaard met groeipijnen. Het vraagt heel wat goodwill en extra inspanningen van medewerkers om de veranderingen, bijvoorbeeld de implementatie van nieuwe software, tot een goed einde te brengen. Hierin zijn een duidelijke communicatie en proactieve houding van de bedrijfsleiding cruciaal.
Vaak ontbreekt het ook aan de nodige kennis om een digitaliseringstraject tot een goed einde te brengen. Beschikt u niet over de knowhow, doe dan een beroep op een IT-expert die met u meedenkt en u stap voor stap begeleidt.
De vijf fasen van een digitaliseringstraject
Stap 1: analyseer
Digitaliseren vraagt om een uitgekiend plan van aanpak. Zoals hierboven aangehaald begint alles bij een grondige analyse waarbij alle processen stelselmatig worden overlopen. Om gericht te werken, kunt u hiervoor een werkgroep samenstellen. Voor kleinere organisaties volstaat een team van één à twee mensen. Het is belangrijk dat elk proces wordt uitgetekend en kritisch tegen het licht wordt gehouden. Welke knelpunten komen naar boven in de bespreking? En hoe kunnen die vermeden worden?
Stap 2: prioriteer en maak keuzes
Na de analyse volgt de inventarisering en prioritering van verbeterpunten: welke processen moeten eerst aangepast worden? Wat zijn de quick wins, welke projecten vragen relatief weinig inspanningen, welke vragen meer werk? Op basis van die oplijsting maakt u weloverwogen keuzes.
Stap 3: concretiseer
In de volgende stap maakt u de doelstellingen en de weg ernaartoe concreet. Formuleer doelstellingen bij voorkeur volgens het SMART-principe: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.
Stap 4: stel een plan op
In de planningsfase plant voorbereidingstijd in en duidt u verantwoordelijken aan. Wie gaat het project leiden? Welke medewerkers worden betrokken bij het project? Hoe zal de opvolging verlopen? Welke timing stelt u voorop? Tracht een helder antwoord op deze vragen te hebben alvorens de uitvoeringsfase aan te vatten.
Stap 5: uitvoering, opvolging en evaluatie
In de uitvoeringsfase is change management erg belangrijk. Alle medewerkers moeten namelijk hun schouders mee onder het project zetten. Tracht daarom een zo breed mogelijk draagvlak te creëren voor de voorgestelde veranderingen.
Om snel vooruitgang te boeken is een strikte opvolging noodzakelijk. Verdeel het project daarom in kleine deelprojecten en test uitvoerig bij oplevering. Voorzie ook opleidingsmomenten voor uw medewerkers zodat ze de nieuwe manier van werken snel in de praktijk kunnen brengen.
Documenteer tot slot alle verbeterpunten. Dat is handig voor de opvolging en komt later zeker nog van pas, wanneer u een nieuwe optimaliseringsronde inplant.Wolters Kluwer: uw partner in digitalisering
Als ontwikkelaar van ERP-software beschikt Wolters Kluwer over de nodige kennis en ervaring. Heel wat kmo’s doen dan ook een beroep op onze lokale experts. Hebt u zelf een eerste analyse van uw interne processen klaar? Uw accountmanager bij Wolters Kluwer is de ideale sparringpartner om uw plan af te toetsen:
- Zijn uw ideeën technisch haalbaar?
- Passen uw plannen in uw budget?
- Welke software-oplossingen bestaan er om te voorzien in uw noden?
We tekenen een persoonlijk digitaliseringstraject uit op maat van uw wensen en budget. Van zodra de uitdagingen in kaart zijn gebracht, stelt onze consultant een projectplan op. De afspraken, scope en timing worden in samenspraak met de klant vastgelegd.
Tijdens de uitvoeringsfase configureren we de door u gekozen tools en softwarepakketten. Hebt u bijkomenden vragen of wensen? Dan worden die hier besproken. Daarnaast voorzien we een aantal opleidingsmomenten (al dan niet digitaal) voor u en een aantal medewerkers. Zo bent u verzekerd van een vlotte start met uw nieuwe software.
Voorbeelden digitaliseringstraject: bekijk het webinar
Hoe ziet zo’n verbetertraject er in de praktijk uit? Dat ontdekt u in detail tijdens het webinar ‘Naar een vlotter bedrijfsbeheer’. We voorzien twee versies:
Meer weten over bedrijfsbeheer?
Download gratis onze overzichtspagina met de belangrijkste inzichten en een praktijkvoorbeeld
