Autor:in: Dr. Sebastian Löffler
Der vorliegende Inhalt ist ein Vorabauszug der 12. Auflage von Weingärtner / Ulrich / Löffler, Vermeidbare Fehler im Notariat, die Sie hier bestellen können.
a) Allgemeines
Die Verpflichtung zum Vorhalten einer Signaturkarte war bis Mitte 2017 nur in § 2a DONot geregelt. Durch das Urkundenarchivgesetz wurde für die wesentlichen diesbezüglichen Inhalte eine Regelung mit Gesetzesrang in § 33 BnotO geschaffen. Nach § 33 Abs. 1 Satz 1 BNotO muss der Notar über ein auf Dauer prüfbares qualifiziertes Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters und über die technischen Mittel für die Erzeugung und Validierung qualifizierter elektronischer Signaturen verfügen. Die Begriffe qualifiziertes Zertifikat und qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter entstammen der eIDAS-VO (VO [EU] 910/2014). In der Praxis nutzen Notare regelmäßig Zertifikate der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer, jedoch spricht rechtlich nichts gegen die Verwendung von Karten anderer qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter. Diese müssen aber gewährleisten, dass das Zertifikat unverzüglich gesperrt wird, sobald das Erlöschen des Amtes des Notars oder eine vorläufige Amtsenthebung in das Notarverzeichnis eingetragen wird (§ 33 Abs. 2 BNotO). Die Signaturkarte war lange Zeit die in der Praxis am weitesten verbreitete Signaturerstellungseinheit, die die Anforderungen des Anhang II der eIDAS-VO erfüllt; insbesondere ist durch die sichere Speicherung in der Karte sichergestellt, dass der zur Signaturerstellung verwendete private Schlüssel nicht kopiert werden und daher nur einmal vorkommen kann (Anhang II Abs. 1 Buchst. b) eIDAS-VO). Mit der Reform des notariellen Berufsrechts im Jahr 2021 wurde die so genannte Fernsignatur auch für den notariellen Einsatz zugelassen, allerdings mit gewissen Einschränkungen, die ein unverändertes Sicherheitsniveau gewährleisten sollen.1 Beim Fernsignaturverfahren erfolgt die sichere Speicherung des Signaturschlüssels zentral. Im notariellen Bereich ist aber durch § 33 Abs. 3 Satz 2 BNotO vorgeschrieben, dass zur Auslösung der Signatur weiterhin ein sicheres Hardwareelement – praktisch eine Smartcard – zum Einsatz kommen muss. Das qualifizierte Zertifikat des Notars muss nach § 33 Abs. 1 Satz 3 BNotO mit einem Attribut versehen sein, das den Inhaber als Notar ausweist und daneben den Amtssitz des Notars sowie das Land und die Notarkammer enthält, in deren Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat. Das Attribut hat die Funktion des Nachweises der Amtsstellung, die das Amtssiegel bei Papierurkunden besitzt.2 Daher ist es konsequent, dass zusätzlich zur eben erwähnten Sperrung bei Erlöschen des Amtes oder Amtsenthebung nun § 34 Satz 1 Nr. 2 BNotO parallel zu den Vorschriften für das Siegel eine Meldepflicht für den Fall anordnet, dass die qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit abhandengekommen ist, missbraucht oder manipuliert wurde oder die PIN einer anderen Person bekannt geworden ist.
§ 33 Abs. 3 Satz 2 BNotO verbietet ausdrücklich die Weitergabe von Signaturkarte und PIN an jede andere Person: Die Signaturkarte3 ist streng personenbezogen und darf nur vom Notar selbst verwendet werden. Daher verbietet es sich selbstverständlich, die PIN zur Signaturkarte in der Generalakte aufzubewahren. Es war immer sinnvoll, eine weitere Signaturkarte als Ersatz vorzuhalten. Seit der Einführung der Fernsignatur beinhaltet das Signaturprodukt der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer standardmäßig zwei Karten.
Durch die Einführung des Fernsignaturverfahrens bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer hat sich äußerlich am Signaturvorgang kaum etwas geändert. Es kommt weiterhin eine Karte und eine PIN zum Einsatz. Die Karte ist die gleiche, die für die Verschlüsselung des elektronischen Urkundenarchivs Verwendung findet (sogenannte N-Karte). Da im Normalfall für den Signierenden mehrere (Fern-) Signaturzertifikate verfügbar sind, muss vor der Signatur das richtige Zertifikat ausgewählt werden. Insbesondere darf für das Signieren als Notar nicht aus Versehen ein Zertifikat ohne Notarattribut gewählt werden.
b) Persönliche Erzeugung der Signatur
Durch das Urkundenarchivgesetz wurde § 39a BeurkG neu gefasst, der einfache Zeugnisse in elektronischer Form regelt. Durch § 39a Abs. 1 Satz 4 BeurkG ist nun klargestellt, dass die persönliche Erzeugung der Signatur Wirksamkeitsvoraussetzung für die Errichtung von elektronischen Vermerkurkunden ist.4 Neben der sich daraus ergebenden Nichtigkeit der Urkunde kann die Weitergabe von Signaturkarte und PIN an Mitarbeiter und der Gebrauch durch diese zu berufsrechtlichen Sanktionen bis zur Amtsenthebung führen. Außerdem ist eine Strafbarkeit nach § 269 StGB wegen Fälschens beweiserheblicher Daten denkbar (vgl. schon oben Rdn. 540).
c) Elektronischer Beglaubigungsvermerk
Die derzeit praktisch bedeutsamste Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur für Notare ist neben der Signatur der im Elektronischen Urkundenarchiv zu verwahrenden Dokumente (§ 56 Abs. 1 Satz 4 BeurkG) die Herstellung von elektronisch beglaubigten Abschriften für den elektronischen Rechtsverkehr (§ 12 HGB, §§ 135 ff. GBO). Für den Inhalt des für die Abschriftsbeglaubigung zu errichtenden einfachen elektronischen Zeugnisses nach §§ 39a, 39 BeurkG gelten die Anforderungen des § 42 BeurkG. So soll der Notar nach § 42 Abs. 1 BeurkG auch bei der Herstellung einer elektronisch beglaubigten Abschrift feststellen, ob die Vorlage die Urschrift, eine Ausfertigung oder eine beglaubigte oder einfache Abschrift ist. Die für die elektronische Beglaubigung genutzte Software wird den Beglaubigungsvermerk regelmäßig automatisch erstellen; so ist das etwa bei X-Notar der Fall. Damit dieser Vermerk inhaltlich zutreffend ist, muss jedoch darauf geachtet werden, dass die Art der Vorlage in der Software richtig erfasst wird (Urschrift oder beglaubigte Abschrift; genügt eine einfache Abschrift als Vorlage, wird man besser ganz auf die Beglaubigung verzichten). Gleiches gilt für den Ort und das Datum der Beglaubigung (§ 39a Abs. 2 Satz 2 BeurkG). Um beim Datum insoweit unzutreffende Angaben etwa dann zu vermeiden, wenn von den Mitarbeitern vorbereitete Dokumente erst am Folgetag signiert werden, dürfte sich – wenn die verwendete Software das Datum nicht automatisch vor Signatur aktualisiert – der Verweis auf das Datum der Signatur anbieten (»<Ort>, am Tag der Signatur«). Er wird für zulässig gehalten, da nicht ersichtlich ist, warum es neben dem in der Signatur dokumentierten Datum einer weiteren Datumsangabe bedürfen sollte.5
Wie bei der Abschrift in Papier ist auch bei der elektronischen Abschrift nur die textliche Übereinstimmung erforderlich, nicht die bildliche. Daher ist auch die Verwendung von Reinschriften für die Herstellung der Abschrift selbstverständlich zulässig.6
d) Vertreternachweis beim einfachen elektronischen Zeugnis
Wirksamkeitsvoraussetzung für ein einfaches elektronisches Zeugnis ist nach § 39a Abs. 2 Satz 1 BeurkG, dass mit dem Zeugnis die Bestätigung der Notareigenschaft durch die zuständige Stelle verbunden wird. Vor der Einführung der Fernsignatur durch die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer stellte sich das Problem des Nachweises der Stellung als Notarvertretung. Bei Papierurkunden genügt der Siegelabdruck des vertretenen Notars als Nachweis der Vertreterbestellung gegenüber Handelsregister und Grundbuch, weil davon ausgegangen werden kann, dass nur der berechtigte Vertreter über das Siegel verfügen kann (vgl. § 34 Satz 1 Nr. 1 BNotO). Die Weitergabe der mit dem Notarattribut versehenen Signaturkarte samt PIN kommt dagegen wegen § 33 Abs. 3 Satz 2 BNotO nicht in Betracht. Daher hatte sich in der Praxis über mehr als ein Jahrzehnt das kompliziert anmutende Verfahren gehalten, eine beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde des Präsidenten des Landgerichts (bzw. des OLG) mit dem von der Notarvertretung signierten Dokument zusammen in einem ZIP-Container einzureichen. Mit der Zulassung des Fernsignaturverfahrens hat sich der Vertreternachweis mittels Vertreterbestellungsurkunde erledigt, weil für Vertretungen ohne größere Schwierigkeiten ein Zertifikat mit passendem amtsbezogenem Attribut zur Verfügung gestellt werden kann.
Ohne dass die von Notaren und Notarvertretungen zum Signieren verwendete N-Karte getauscht werden müsste, können jetzt innerhalb kürzester Zeit Signaturzertifikate spezifisch für einzelne Vertretungszeiträume bestellt und von der Zertifizierungsstelle bereitgestellt werden. Die Eigenschaft als Notarvertretung ist damit direkt aus der Signatur ersichtlich.
Eine Leseprobe aus der neuen Auflage des Werkes finden Sie hier.
Fußnoten:
1 Art. 1 Nr. 31 und Art. 10 Nr. 4 des Gesetzes zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 10.06.2021, BGBl. I, 2154.
2 Malzer DNotZ 2006, 9, 25 f.; BeckOGK/Meier, Stand 01.02.2024, § 39a BeurkG Rn. 27; Grziwotz/Heinemann/Grziwotz BeurkG § 39a Rn. 9.
3 Auch nach Einführung des Fernsignaturverfahrens kann die zur Auslösung der Signatur verwendete Karte m.E. ohne weiteres als Signaturkarte bezeichnet werden, wenn Sie auch nicht mehr Träger des Signaturschlüssels ist.
4 Grziwotz/Heinemann/Grziwotz BeurkG § 39a Rn. 15.
5 Kirchner MittBayNot 2008, 318, 319; Beck-Online-Großkommentar/Theilig Stand 01.04.2021 § 39a BeurkG Rn. 25.
6 OLG Düsseldorf Beschl. v. 22.01.2020 – 3 Wx 52/19, MittBayNot 2020, 607 = WKRS 2020, 44913; OLG Jena Beschl. v. 25.05.2010 – 6 W 39/10, DNotZ 2010, 793 = WKRS 2010, 18100.
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