Entender los conceptos de la contabilidad básica es una gran herramienta en cualquier empresa. La contabilidad nos informa sobre la situación financiera y nos permite tomar decisiones certeras para llevar la contabilidad del negocio.
Realizamos a continuación una introducción a la contabilidad para descubrir de forma sencilla y esquemática los procesos principales a considerar en la gestión contable, y que puedas llevar la contabilidad de tu negocio con tranquilidad y rigor.
- La contabilidad básica: por dónde empezar
- Documentos contables y de comprobación: ¿en qué situación está la empresa?
- Obligaciones contables de la pyme
- El proceso del cierre contable
- Soluciones para una contabilidad más rápida y eficiente en tu empresa o asesoría
La contabilidad básica: por dónde empezar
La contabilidad es el instrumento que nos permitirá disponer de toda la información económica de nuestra empresa. Ahí reside la importancia de entender cómo llevar la contabilidad de una empresa, puesto que nos da otros datos no menos importantes como la situación financiera en la que se encuentra respecto a nuestras obligaciones con la Administración Pública, entre otros.
Entender los conceptos de manera clara y sencilla es el leitmotiv de la creación de algunos manuales que se auto describen como “contabilidad para torpes”, donde se destacan los conceptos más relevantes para poder entender los procesos contables que inciden directamente en el control y la adecuada toma de decisiones empresariales. A continuación explicaremos conceptos básicos de contabilidad, indispensables para disponer de toda la información empresarial de manera comprensible y ordenada.
Conceptos básicos de contabilidad
- Activo: Derechos, bienes y recursos que posee la empresa
- Pasivo: Obligaciones y deudas que contrae la empresa, en muchas ocasiones para poder abonar el activo (préstamos, deudas con un socio o administración pública)
- Patrimonio neto: El patrimonio neto es el resultante de restar, es decir, la diferencia entre el Activo y el Pasivo de una empresa.
- Cuentas anuales: Son los documentos que acreditan la situación financiera de la empresa (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y estado en los cambios de patrimonio neto).
- Balance general: Es un documento en el que se reflejan datos de vital relevancia, como activo, pasivo y patrimonio neto.
- Cuentas de pérdidas y ganancias o cuentas de resultados: Informe en el que se recopilan dos variables: gastos e ingresos del ejercicio contable.
- Memoria: Este documento es de obligada presentación, por lo que debe tenerse especialmente en cuenta. Se elabora de manera conjunta a las Cuentas Anuales.
- Libro diario: registra las operaciones realizadas por la empresa a través de los denominados “asientos contables”, que recogen cobros a clientes, pagos de deudas…
- Libro mayor: Resumen las operaciones económicas o cuentas contables realizadas por la empresa. Para su realización se parte de una estructura cronológica.
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Cuentas contables de una empresa: qué son y para qué sirven
Todas las operaciones que se realizan diariamente en una empresa son recogidas en la cuenta contable. Se trata de una representación muy efectiva de la situación económica de la empresa, puesto que recoge ingresos, gastos y todas las operaciones con el objetivo de conocer la situación financiera de la misma.
Existen 4 clases de cuentas contables, cuyo funcionamiento es interesante conocer:
- Cuentas de activo. En estas cuentas se reflejan los derechos y bienes con los que cuenta la empresa.
- Cuentas de pasivo. Aquellas cuentas que tienen como objetivo recopilar las deudas y obligaciones de la empresa, están dentro de las “cuentas de pasivo”.
- Cuentas de neto patrimonial. Tanto el capital social como las reservas estarían establecidos dentro de las “Cuentas de neto patrimonial”, en las que quedaría representadas las aportaciones realizadas por los socios.
- Cuentas de gestión. Los gastos e ingresos del ejercicio tienen su reflejo en esta última cuenta contable. Cada uno de ellos (ingresos, gastos, ventas…) está delimitado en un grupo diferente.
Elementos que intervienen en la contabilidad: la entrada de asientos contables
El asiento contable es el primer paso en la gestión de la contabilidad básica: se trata de la anotación o apunte que se hace en el libro diario de contabilidad para registrar un hecho económico en la empresa: realizar una compra, el pago de un servicio o producto, llevar el control de las nóminas en contabilidad, etc. Controlar la entrada de los asientos contables constituye la base para la posterior gestión de la contabilidad en cualquier empresa.
El conjunto de asientos contables puede agruparse de la siguiente forma:
- Gestión de ventas
- Facturas expedidas
- Cobros
- Remesas
- Gestión de compras
- Facturas recibidas
- Pagos
- Transferencias
- Nóminas
- Pago impuestos
- Amortización
Gestión del extracto bancario
La gestión del extracto bancario constituye la mayor parte de la carga de trabajo contable, especialmente en el punteo o revisión de la correspondencia de los movimientos registrados (distintos tipos de facturas, tickets, compras, ventas) con su movimiento bancario. En este punto es interesante tener en cuenta que existen programas de contabilidad online para la pyme que nos permiten trabajar de forma más rápida gracias a la conciliación bancaria, casando cada movimiento del banco con nuestra contabilidad, sin necesidad de realizar la tarea de forma manual.
Plan de cuentas sencillo
Para organizar de manera sencilla las finanzas de la empresa, el Plan de Cuentas permite diferenciar pasivos, activos, así como ingresos y gastos. De este modo se obtiene una visión real y muy certera de la situación financiera de la empresa.
De este modo, para un seguimiento estructurado y fidedigno de la situación financiera de la empresa, el Plan de cuentas se ordena a través de números y letras que forman un código en las cuentas del sistema contable. Para su elaboración, se deben seguir criterios basados en la integridad, claridad, y una estructura flexible e intuitiva que facilite su uso.
