De factuur is en blijft een essentieel document binnen het economisch verkeer. Dit geldt zowel voor juridische, boekhoudkundige als belastingdoeleinden. In beginsel moet een btw-belastingplichtige voor iedere niet van btw-vrijgestelde levering van een dienst of goed een factuur uitreiken aan zijn afnemer, voor zover die geen privépersoon is (enkele uitzonderingen buiten beschouwing gelaten).
Btw factuur
Binnen de btw-wetgeving is de factuur sterk gereglementeerd en is er sprake van harmonisatie op het EU-vlak met betrekking tot de factuurvereisten. Terwijl de factuur als bewijs van een transactie dient, heeft het Europees Hof van Justitie het principe “substance over form” reeds meerdere malen bevestigd. Op basis van dit principe zijn niet de formele vermeldingen op de factuur maar de authenticiteit van de onderliggende handelingen van belang om te bepalen of de factuur wordt aanvaard voor btw-doeleinden.
Een factuur kan op papier of in een elektronische formaat uitgereikt worden. Een elektronische factuur is niet gebonden aan een bepaald formaat en kan bijvoorbeeld een PDF-bestand, EDI-bestand, XML-bestand of QR-code zijn. Door de groeiende digitalisering van onze maatschappij en het bedrijfsleven, groeit het gebruik van elektronische facturen in de praktijk. De doelstelling is om zoveel mogelijk bedrijven aan te zetten om over te stappen naar de elektronische factuur en daardoor de administratieve kosten en tijd van het opmaken en verwerken van de facturen te verminderen. In 2014 is ook Europese regelgeving aangenomen die het gebruik van e-facturen bij openbare aanbestedingen reguleert en in 2016 heeft de Vlaamse overheid e-facturatie ingevoerd voor haar leveranciers. Het e-facturatieproject van de Vlaamse overheid wordt beschouwd als een succesverhaal in het kader van het ‘CEF Digital Connecting Europe’-programma.
Geautomatiseerde oplossingen
Om de integriteit van de boekhoudkundige verwerking van de facturen te verbeteren en fraude tegen te gaan, is er ook een duidelijke tendens om de uitgifte en verzending van de facturen strenger te reglementeren. In sommige landen is het daarom verplicht om de facturen te generen via hardware of software die goedgekeurd moet worden door de overheid en dus niet langer via het ERP-systeem van de onderneming. Hoewel deze verplichting bestaat in landen zoals China, Brazilië en Korea, wordt ook in Portugal vereist dat facturen worden uitgereikt door middel van gecertifieerde software.
In België zijn ondernemers die restaurant- en cateringdiensten verlenen met een omzet boven € 25.000, verplicht om kastickets uit te reiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem (‘GKS’). Het GKS is ingevoerd om de juiste rapportering van de verrichte diensten te bevorderen. Een interessante recente ontwikkeling hierbij is dat een bestelapp als kassa beschouwd kan worden en een gecertificeerd GKS moet zijn wanneer deze ook gebruikt wordt bij het afrekenen van de diensten. Als gevolg van de COVID-19-crisis zijn verschillende bestelapps ontwikkeld ter vervanging van menukaarten. Ze maken bestellen mogelijk door bijvoorbeeld het scannen van een QR-code op de tafel.
Binnen de EU stellen we ook vast dat meerdere landen overstappen naar een systeem van “real-time reporting” (bijvoorbeeld RTR in Hongarije en SDI in Italië). Met deze regulering krijgt de overheid de transactionele data op het ogenblik dat de factuur door de ondernemer wordt uitgereikt, in tegenstelling tot vroeger wanneer er enkel a posteriori facturen konden worden nagekeken. Op deze wijze hebben de autoriteiten een veel beter inzicht in de transactionele data van de bedrijven. De vraag is of dit systeem op termijn zal evolueren naar het gebruik van een gecertifieerde hardware of software voor het uitreiken van facturen.
Deze vraag gaat ook gepaard met de vraag hoeveel additionele kosten voor een verplichte factureringssysteem aanvaardbaar zijn voor het bedrijfsleven en verdedigbaar zijn voor de overheid. Zou u, als ondernemer, voorstander van zijn van een verplicht factureringssysteem?
Elektronische facturatie tegen 2025
Elektronische facturatie en gecertificeerde oplossingen kunnen efficiënter zijn en helpen in de strijd tegen btw-ontduiking, maar zij brengen ook additionele kosten met zich mee voor ondernemingen. Hoewel er geen bezwaar kan zijn tegen het bestrijden van fraude en een bepaalde transparantie in transactionele data, leidt een wildgroei van nationale reglementeringen tot bijkomende lasten bij ondernemingen.
Daarbij kan men bijvoorbeeld denken aan het bouwen van de nodige interfaces met een gereglementeerd systeem voor datatransmissie, de reconciliatie van de boekhouding met de facturen gegenereerd door het facturatie systeem van de overheid, het verwerpen van het recht op aftrek van de btw indien facturen niet volgens het gereglementeerd facturatiesysteem werden uitgereikt. Het is als ondernemer dus belangrijk om in elk land waar er een activiteit wordt ontwikkeld na te gaan of er een specifieke reglementering is voor het uitreiken en bewaren van facturen.
Deze evolutie is in zekere mate in tegenstelling tot de trend van standaardisering en harmonisering van de facturatie binnen de EU en brengt bijkomende uitdagingen met zich mee voor internationale bedrijven inzake de centralisatie en outsourcing van hun facturering, boekhouding en rapportering. Het is wel te verwachten dat door de versnelde digitalisering van onze maatschappij en het bedrijfsleven, e-facturering belangrijker wordt en dat er meer transparantie in de economische transacties vereist zal worden. Tegen 2025 zal daarom elektronische facturatie de norm zijn in België.
Auteur: Séverine Kerkhove, Director bij KPMG Tax & Legal
