La facture est, et restera, un document économique essentiel, et ceci, pour des raisons juridiques, comptables et fiscales. En règle générale, un opérateur assujetti à la TVA doit émettre une facture pour toute fourniture non exonérée de services ou de biens à un client qui n'est pas un particulier (certaines exceptions peuvent exister).
La facture TVA
La facturation est fortement réglementée par la législation TVA et il existe une harmonisation au niveau européen concernant les exigences en la matière. Bien qu'une facture prouve une transaction, la Cour de justice européenne a déjà confirmé à plusieurs reprises le principe de la prééminence du fond sur la forme. Selon ce principe, ce ne sont pas les informations formelles figurant sur la facture, mais l'authenticité des opérations sous-jacentes qui sont importantes pour déterminer si la facture est acceptée aux fins de la TVA.
Une facture est émise soit en document papier, soit sous forme électronique. Une facture électronique ne requiert pas de format spécifique et peut être, par exemple, un fichier PDF, EDI, XML ou un code QR. La numérisation grandissante de notre société et un environnement à caractère commercial ont amené à un développement de la facturation électronique. L'objectif est d'encourager le plus grand nombre possible d'entreprises à utiliser les factures électroniques et, ainsi, réduire les coûts administratifs et le temps nécessaire à la préparation et au traitement des documents.
En 2014, une législation européenne réglementant l'utilisation des factures électroniques (e-factures) dans les marchés publics a été adoptée et, en 2016, le gouvernement flamand a introduit la facturation électronique pour ses fournisseurs. Ce dernier projet est considéré comme une réussite dans le cadre du programme CEF Digital Connecting Europe.
Solutions automatisées
Afin d‘améliorer l'intégrité du traitement comptable des factures et de lutter contre la fraude, on observe également une nette tendance à réglementer plus strictement l'émission et l'envoi de de ce type de documents. Dans certains pays, il est donc devenu obligatoire de générer les factures via du matériel informatique ou des logiciels approuvés par le gouvernement et non plus via le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Si cette obligation existe dans des pays tels que la Chine, le Brésil et la Corée, il est également exigé au Portugal que les factures soient émises en utilisant un logiciel certifié.
En Belgique, les entrepreneurs actifs dans la restauration et offrant des services de traiteur, avec un chiffre d'affaires supérieur à 25 000 €, sont obligés d'émettre des tickets de caisse en utilisant un système de caisse enregistreuse certifié (appelé SCE). Le SCE a été généralisé pour favoriser la déclaration correcte des services fournis. Une évolution récente intéressante à cet égard est qu'une application qui gère les commandes peut être considérée comme une caisse enregistreuse et doit être un SCE certifié lorsqu'elle est également utilisée pour payer les services en question. Suite à la crise sanitaire, diverses applications ont été développées pour remplacer les menus dans les restaurants. Elles permettent de commander, par exemple, en scannant un code QR sur la table.
Au sein de l'UE, on constate que de nombreux pays s’orientent vers un système de « déclaration en temps réel » (également appelé RTR en Hongrie et SDI en Italie). Le gouvernement reçoit ainsi les données transactionnelles au moment où la facture est émise par l'entrepreneur, contrairement à ce qui se passait auparavant où les factures étaient seulement vérifiées a posteriori. De cette manière, les autorités ont un aperçu en temps réel des transactions des entreprises.
La question est de savoir si ce système évoluera vers l'utilisation de matériels ou de logiciels certifiés pour l'émission des factures. Ce qui, à son tour, soulève une autre question : quel coût supplémentaire pour la mise en place d’un système de facturation obligatoire est considéré comme acceptable pour les entreprises et justifiable par les gouvernements ? Seriez-vous, en tant que propriétaire d’une entreprise, en faveur d’un système de facturation obligatoire ?
La facturation électronique pour 2025
La facturation électronique et les solutions certifiées accroissent l'efficacité et contribuent à la lutte contre la fraude TVA. Toutefois, elles entraînent également des coûts supplémentaires pour les entreprises. S'il ne peut y avoir d'objections à la lutte contre la fraude ni d'arguments contre l'exigence d'une certaine transparence des données transactionnelles, la multiplication des réglementations nationales entraîne néanmoins des charges supplémentaires pour les entreprises. Cela inclut, par exemple, de mettre en place les interfaces nécessaires avec un système réglementé de transmission de données, de comparer les comptes avec les factures générées par le système de facturation du gouvernement et de refuser le droit à déduction de la TVA si les factures ne sont pas émises conformément au système de facturation réglementé.
En tant qu'entrepreneur, il est donc important de vérifier dans chaque pays où vous avez une entreprise s'il existe une réglementation spécifique pour l'émission et le stockage des factures. Cette évolution va, dans une certaine mesure, à l'encontre de la tendance à l’uniformisation et à l'harmonisation de la facturation au sein de l'UE. Elle crée des défis supplémentaires pour les entreprises internationales en ce qui concerne la centralisation et l'externalisation de leur facturation, de leur comptabilité et de leurs déclarations TVA.
En raison de la digitalisation de notre société et de notre environnement commercial, la pratique de la facturation électronique se répandra vite, corollaire de la nécessité d’une plus grande transparence des transactions économiques. D'ici 2025, la facturation électronique deviendra la norme en Belgique.
Auteur : Séverine Kerkhove, Director Tax & Legal
