Klokkenluidersrichtlijn: meldingsprocedure opgestart door een werknemer en bijbehorende bescherming

 
Inleiding

Bedoelde ondernemingen

De is sinds 15 februari 2023 inds van toepassing op de juridische entiteiten in de private sector met minstens 50 werknemers, behoudens uitzonderingen

Melder
De werknemer van de private sector die informatie over inbreuken heeft verkregen in een werkgerelateerde context heeft de mogelijkheid deze te melden, d.w.z. te klokkenluiden (art. 6, § 1).
Onder ‘inbreuken’ worden voornamelijk handelingen of nalatigheden verstaan die:
-  onrechtmatig zijn en betrekking hebben op de hierna genoemde domeinen

- of ingaan tegen het doel of de toepassing van de regels in deze domeinen

Domeinen beoogd door de melding

De inbreuken die het onderwerp kunnen uitmaken van en melding moeten betrekking hebben op de volgende gebieden (art. 2):
- overheidsopdrachten;
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en -conformiteit;
- veiligheid van het vervoer;
- bescherming van het milieu;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- volksgezondheid;
- consumentenbescherming;
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
- bestrijding van belastingfraude;
- sociale fraudebestrijding.

Het kan ook gaan om inbreuken:

- waardoor de financiële belangen van de Europese Unie geschaad worden;
- in verband met de interne markt.

Manieren van melden 

Keuze van de werknemer

Indien de werknemer informatie wenst te melden over inbreuken die hij heeft verkregen in de werkgerelateerde context, heeft hij de mogelijkheid:
- ofwel om een intern meldingskanaal te gebruiken;
- ofwel om een extern meldingskanaal te gebruiken;
- ofwel om de informatie openbaar te maken.

Het is aan de werknemer om de meest geschikte manier te kiezen.
De werknemer kan ook, alvorens melding te maken, de werknemersvertegenwoordigers of zijn vakbond raadplegen (art. 3, § 2).

Intern meldingskanaal

In de onderneming moet een intern meldingskanaal worden ingesteld dat de werknemer in staat stelt schriftelijk en/of mondeling informatie over inbreuken te melden.

Keuze van het kanaal 

Het meldingskanaal wordt intern door een meldingsbeheerder of extern ter beschikking gesteld; de juridische entiteit wordt echter in alle gevallen beschouwd als de verantwoordelijke van de verwerking van persoonsgegevens (art. 11, § 4).
Het kanaal moet ook aan bepaalde eisen voldoen, waaronder (art. 12, § 1er):
- op beveiligde wijze opgezet en beheerd worden;
- de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden (bv. de persoon waarop de melding betrekking heeft) beschermen;
- de toegang ertoe door niet-gemachtigde personeelsleden verhinderen.
Dit kan bijvoorbeeld een online platform zijn (intranet of internet), een fysiek kastje, een voicemailbox, een onderhoud dat op verzoek van de werknemer en binnen een redelijke termijn wordt georganiseerd.

Aanduiding van een meldingsbeheerder 

Voor een goed verloop van de meldingsprocedure moeten een of meer meldingsbeheerders worden aangewezen.
Dit is een onpartijdige en onafhankelijke persoon of dienst (de keuze hangt af van de structuur van de juridische entiteit),
De meldingsbeheerder die werd aangewezen voor de opvolging kan dezelfde persoon of afdeling zijn als de persoon of afdeling die de melding ontvangt.

Invoering van een opvolgingsprocedure 

De procedure voor de opvolging van de melding door de werknemer via het interne kanaal is als volgt (art 12, §1):
- een bevestiging van ontvangst van de melding wordt gericht aan de werknemer, die melder is, binnen 7 dagen na de ontvangst;
- indien nodig vraagt de meldingsbeheerder die verantwoordelijk is voor de opvolging, aanvullende informatie aan de werknemer, die melder is;
- dezelfde meldingsbeheerder verstrekt de werknemer, die melder is, feedback (geplande of genomen maatregelen om de juistheid van de beweringen na te gaan en de inbreuk, zo nodig, aan te pakken; redenen voor die opvolging) binnen maximaal 3 maanden na de ontvangstbevestiging of, indien er geen ontvangstbevestiging is, binnen maximaal 3 maanden na het verstrijken van de periode van 7 dagen na de melding.
 

Voorafgaande raadpleging van de werknemers(vertegenwoordigers) 

Het interne meldingskanaal en de procedure voor de interne melding en voor opvolging moeten worden opgezet na overleg met de werknemersvertegenwoordigers (in de ondernemingsraad of, bij ontstentenis, de vakbondsafvaardiging of, bij ontstentenis, het comité voor preventie en bescherming op het werk) of, bij ontstentenis, na overleg met de werknemers (art. 11, § 1).

Informeren van de werknemers 

Alle nodige informatie over het gebruik van het interne meldingskanaal en de procedures voor de externe melding moeten aan de werknemers worden meegedeeld (art. 10, § 2 en art. 12, § 1er).

Extern meldingskanaal

De werknemer kan informatie over inbreuken melden via een extern meldingskanaal, hetzij meteen, hetzij na eerst melding te hebben gedaan via het interne meldingskanaal.

Openbaarmaking

De werknemer kan informatie over inbreuken melden via openbaarmaking.
Openbaarmaking is het publiek toegankelijk maken van informatie over inbreuken, bijvoorbeeld via een blog of door tussenkomst van een journalist.

Geheimhoudingsplicht

De identiteit van de werknemer, die melder is, of alle informatie waaruit zijn identiteit kan worden afgeleid, mag niet zonder zijn uitdrukkelijke en vrije toestemming worden bekendgemaakt aan anderen dan die welke gemachtigd en bevoegd zijn om de melding te ontvangen of op te volgen, ongeacht of dit in het kader van een interne meldingsprocedure of in het kader van een externe meldingsprocedure gebeurt.

Bijhouden van een register van meldingen 

De juridische entiteit moet een register bijhouden van elke ontvangen melding, in overeenstemming met de geheimhoudingsvereisten.

 Beschermingsregeling