Van digitale last naar automatische kracht

Wij geloven dat data de sleutel is om elke dag slimmer en efficiënter te werken. Daarom streven we continu naar het verbeteren van onze software, zodat je nog meer inzicht krijgt in al je boekhoudprocessen. Onze laatste innovatie? Een verbeterd Power BI dashboard! Vanaf nu kunnen we nog meer handige data aan jou kunnen terugkoppelen. In deze blog nemen we je mee door de veranderingen en laten we zien hoe je het meeste uit je dashboard kunt halen.

Efficiënt werken met rollen en rechten

Door gebruikersrollen goed in te stellen zorg je ervoor dat je altijd je boekhouding tot op de cent nauwkeurig hebt! In Basecone kun je voor iedere gebruiker hun eigen rechten en rollen toewijzen. Zo kun je bijvoorbeeld een beperkte klantgebruiker de opties geven om documenten aan te leveren, taggen, en alleen zijn eigen documenten in te zien. Iemand met de rol Accountant of Boekhouder MKB heeft meer rechten, zoals het boeken van documenten.

Het toevoegen van gebruikers begint bij de instellingen van Basecone. Ga naar 'gebruikers' en klik op 'gebruikers toevoegen'. Vul daar de gebruikersnaam en het met Basecone gekoppelde e-mailadres in. Als je meerdere gebruikers met dezelfde rol en rechten wilt toevoegen, kun je dit in één keer doen door meerdere gebruikersnamen in te voeren. Daarna kies je de juiste rollen voor alle gebruikers. Let hierbij erop dat je niet iemand conflicterende rollen geeft, zoals zowel accountant als boekhouder aan dezelfde persoon, omdat dit foutmeldingen kan veroorzaken.

Ten slotte koppel je de gebruiker aan de administraties waartoe zij toegang moeten hebben. Dit doe je door de relevante administraties te selecteren waarin de gebruiker mag werken zodra hij inlogt. 

Slim facturen taggen en regels instellen

Voorkom rekenfouten en houd alles boekhoudkundig correct met de juiste regels en tags. Dit kun je allemaal doen in de workloadmatrix. Zo geven we je de optie om alle documenten standaard als inkoop te taggen via de instellingen, en administratiegegevens van facturen en klanten controleren en aanpassen. 

Het toevoegen van boekingsregels helpt je om facturen te organiseren die meerdere btw-percentages hebben. Klik in het boekingsscherm op het plusje om een nieuwe regel aan te maken voor verschillende btw-percentages. Daarnaast heeft het ook andere voordelen, waaronder:
​Boekingsregels op te slaan voor toekomstig gebruik door op 'Boek en boekingsregels opslaan' te klikken. Dit zorgt ervoor dat bij latere boekingen de regels automatisch worden ingevuld, wat veel tijd bespaart. 
​​Regels per klant of leverancier in te stellen in de administratie-instellingen van Basecone. Dit synchroniseert zelfs met Twinfield, waardoor je boekingsregels altijd up-to-date zijn. 
​
​Validatie-overzicht: controle en boeken in bulk

In het validatie-overzicht van Basecone kun je efficiënt facturen controleren en boeken. Elke factuur krijgt een status met kleurcodes: groen betekent dat de factuur klaar is om te boeken, oranje geeft aan dat er nog gegevens ontbreken, en rood wijst op een fout tijdens het verwerken. In dit overzicht kun je tot wel 10 facturen tegelijk boeken of afwijzen. Je kunt de kolommen in het validatie-overzicht aanpassen door op 'kolommen bewerken' te klikken, zodat je een overzicht hebt dat het beste bij jou past. Door facturen te selecteren en op details te klikken, kom je in het boekingsscherm waar je verdere aanpassingen kunt doen.

Het validatie-overzicht is ook de plek om meerdere documenten tegelijk te boeken of af te wijzen. Door de Shift of Ctrl-toets ingedrukt te houden, kun je tot 10 documenten selecteren en in één keer verwerken. Dit is vooral handig als bepaalde crediteuren altijd goed worden herkend, want dan kun je sorteren op relatie en alle bijbehorende facturen gemakkelijk boeken. Als een document niet verwerkt kan worden, verschijnt er een foutmelding en krijgt het document een rode status. Je kunt dan in het boekingsscherm de boeking aanpassen en opnieuw proberen te verwerken. Met deze functies zorg je ervoor dat je administratie altijd keurig op de boekhoudplanken staat!

Bespaar je tijd en verminder fouten

Zoals je waarschijnlijk al gemerkt hebt, kun je enorm veel tijd besparen met het automatisch boeken van facturen in Basecone. Je kunt deze functie nog meer optimaliseren door deze in te stellen per leverancier. Dit kan op twee manieren: via het boekingsscherm onder de aanbeveling knop of via het automatiseren menu. Een factuur wordt alleen automatisch geboekt als de leverancier wordt herkend in Basecone, er een boekingsinstructie voor deze leverancier is opgeslagen, en er specifieke boekingscondities voor die leverancier zijn ingesteld. Om dit in te stellen, kun je in het boekingsscherm naar aanbevelingen gaan en condities instellen, of in het automatiseren menu nieuwe condities toevoegen.

Om automatisch boeken te activeren, moet je eerst een nieuwe gebruiker aanmaken met de rol Accountant, die specifiek wordt gebruikt voor automatisch boeken, bijvoorbeeld "autoboeker". Deze gebruiker moet worden gekoppeld aan het boekhoudpakket en geselecteerd worden voor automatisch boeken in de instellingen. Vervolgens schakel je automatisch boeken in voor alle administraties binnen het boekhoudsysteem en stel je de condities in via het automatiseren menu. Hier kun je per klant of leverancier specifieke regels aan toevoegen, zoals het documentsoort en bedrag. Zo kun je automatisch boeken optimaal benutten en je administratieve processen efficiënter maken.

Werk sneller en makkelijker met Basecone

Basecone heeft een hoop functies die je boekhouding makkelijker en sneller maken. Als je de gebruikersrollen goed instelt, facturen tagt, boekingsregels gebruikt en automatisch boeken aanzet, bespaar je tijd en werk je nauwkeuriger. Wil je meer weten over Basecone? Volg één van onze webinars! We hebben webinars voor verschillende kennisniveaus, dus er is altijd wel eentje die bij jou past.