Kasstelsel: achteraf registratie
Eerst even terug naar de theorie: over het factuurstelsel en het kasstelsel. De twee boekhoudsystemen die ieder een eigen moment bepalen waarop voor de ondernemer de btw-afdrachtsplicht ontstaat. Om te beginnen over het kasstelsel... Je kent ze wel, de ordners van klanten met achter ieder A5- bankafschrift de A4-facturen die corresponderen met de betreffende mutaties. In het kort: het kasstelsel houdt in dat de betaling leidend is, niet de factuur. >Dit betekent, dat pas als een bedrag op de bankrekening staat of ervan af is, de transactie in de boekhouding wordt geboekt. Op het betaalmoment dus. Prima in de 'oude wereld' waarin je slechts een 'kloppende boekhouding' wilde voor de fiscus. Omdat de btw-afdracht het belangrijkste doel was en je de btw van een verkoopfactuur pas wilde afdragen als de klant betaald had. Er kleeft echter een groot nadeel aan.
Met het kasstelsel doe je niets anders dan cijfers achteraf registreren. Met het kasstelsel weet je dus pas achteraf, als de uitgave al gedaan is, of de uitgave haalbaar was of niet. Te laat dus!
Factuurstelsel is vooruit kijken
Tegenwoordig hechten ondernemers veel meer waarde aan een betrouwbaar beeld van bijvoorbeeld hun cashflow. Ze willen het liefst op ieder moment van de dag vooraf kunnen beoordelen of investering X of Y haalbaar is. En daar komt het factuurstelsel om de hoek kijken.
Het factuurstelsel biedt je een realistisch beeld van de financiële situatie van je klant, inclusief toekomstige financiële verplichtingen. Omdat bij het factuurstelsel niet de betalingen leidend zijn, maar de facturen, de 'documenten'.
Het factuurstelsel maakt het mogelijk om het document te volgen waarbij het moment dat facturen verstuurd of ontvangen zijn, leidend wordt. Voor niet alleen de btw-afdracht maar vooral om tijdig te kunnen beoordelen of een investering haalbaar is of niet. Voorwaarde is wel, dat de documenten direct digitaal vastgelegd worden zodra ze ontstaan, zowel de facturen als de bonnen. Twinfield en Basecone helpen daarbij.