Vermijd factuur frustratie met automatisch boeken

Met Basecone's pre-accounting software heb je altijd je facturen binnen handbereik en voorkom je factuurfrustratie. Niet alleen krijg je een duidelijk overzicht van je administratie, maar de software helpt je ook om fouten te minimaliseren. Door automatische herinneringen en tijdig inzicht in aankomende betalingen kun je deadlines beter bewaken. Dankzij Basecone wordt je administratieve werk efficiënter en minder foutgevoelig, zodat jij je kunt concentreren op wat echt belangrijk is.

We vinden het belangrijk dat je onze software optimaal gebruikt, omdat we willen dat je er de beste resultaten uithaalt. Daarom organiseren we regelmatig webinars waar we de meest gevraagde onderwerpen bespreken. In deze blog behandelen we het webinar ‘Basecone: van start tot succes’, en ontdek hoe je optimaal gebruik kunt maken van onze software.

Inzetten op de juiste instellingen

Stel je voor: je hebt net een dure camera gekocht en bent zo enthousiast dat je de gebruiksaanwijzing direct weggooit om meteen aan de slag te gaan. Maar telkens als je foto's maakt, zijn ze wazig en slecht belicht. Gefrustreerd probeer je van alles, maar niets lijkt te werken. Uiteindelijk overweeg je zelfs de camera weg te doen, simpelweg omdat je niet weet hoe je het probleem kunt oplossen. Als je de gebruikershandleiding had bewaard, zou je hebben gelezen dat je met een paar eenvoudige instellingen het probleem snel kon verhelpen. Dit geldt niet alleen voor camera's, maar ook voor software zoals Basecone.

Zorg er dus voor dat je alles goed instelt zodat je makkelijker aan de slag kunt. Zorg dat je btw-nummer, KvK-nummer, adres, je eigen IBAN-nummer, e-mailadres en eventueel een extra adres invoert bij de administratie-instellingen van je boekhoudpakket. Check ook of alles in je boekhoudpakket, zoals Exact Online of Twinfield, goed staat, want Basecone neemt deze gegevens over. Door alle stamgegevens volledig in te vullen, worden facturen beter herkend en werkt je boekhouding efficiënter en nauwkeuriger. Als je dit eenmaal goed doet, loopt alles vanaf daarna automatisch!

Je digitale assistent voor administratief succes

Iedere gebruiker start bij de workloadmatrix. Je kunt dit zien als jouw ‘digitale assistent’ die je een handig overzicht geeft over al je documenten die te boeken en te autoriseren zijn, of al verwerkt zijn. Hier kun je ook gemakkelijk facturen splitsen en samenvoegen. Daarnaast kun je in het ‘uploaden & taggen’ scherm de documenten uploaden, taggen en toewijzen aan een autorisator voordat ze geboekt worden. Zorg ervoor dat je de rol 'klantgebruiker' hebt geactiveerd om toegang te krijgen tot dit scherm. Met handige sneltoetsen zoals ALT+Q om tags te bevestigen, en de mogelijkheid om documenten te slepen en neer te zetten, werk je snel en efficiënt.

Heb je documenten die standaard als inkoop getagd moeten worden? Zet deze instelling dan aan in de administratie-instellingen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een soepele workflow. Met Basecone als je digitale assistent maak je van je administratie een vliegende start!

Juist wel pauze tijdens de piekperiode

‘De belastingdienst houdt geen vakantie.’ Iedereen weet dat in de drukke tijden diamanten worden geslepen en balansen worden opgemaakt. Maar daarbij is het belangrijk dat je juist slimmer gaat werken, niet harder! Met automatisch boeken en taggen voorkom je een heleboel administratie en handmatig geklik door te boeken in bulk. Je verkleint ook meteen de kansen op fouten en werkt een stuk efficiënter. Zo voelt een deadline niet meer alsof je bergen moet verzetten, maar juist als een moment om te stralen!

Wat er gedaan moet worden, kun je allemaal vinden in het validatie-overzicht. Pas het overzicht aan zoals jij wilt en sorteer bijvoorbeeld op 'Status' om facturen in bulk te verwerken of op 'Factuurnummer' om dubbele facturen te spotten. Zo kun je getagde facturen controleren en valideren. Als gegevens ontbreken, zoals de relatie bij een factuur, kun je dit aanvullen via 'importeren data van factuur' in het boekingsscherm. Door boekingsregels aan te maken en op te slaan, en standaard labels te gebruiken, stel je je gegevens goed in zodat je dit de volgende keer niet hoeft te doen. Zo kun je ook periodiek terugkerende facturen automatisch laten verwerken door Basecone. 

Daarnaast kun je in het validatie-overzicht boeken in bulk. Dit betekent dat je tot 10 documenten tegelijk kunt afwijzen of boeken. Door te sorteren op 'relatie', kun je alle facturen van een bepaalde crediteur bij elkaar sorteren. Klik daarna op een factuur om alle details aan de rechterkant te zien. De status van de factuur wordt aangegeven met kleuren: groen (klaar), oranje (incompleet) en rood (mislukt). 

Webinar: van start naar succes

Tijdens onze webinar nemen we je stap voor stap mee in het digitaal verwerken van facturen in Basecone. Van het aanleveren en boeken van facturen in de software, tot het digitale archief beheren – je krijgt alle basisprincipes te horen in 20 minuten! Met Patrick Blijs, een deskundige Customer Success Manager met uitgebreide ervaring in Basecone, ben je in goede handen. Laat je verrassen hoe effectief en gemakkelijk je administratie kan zijn in Basecone.