De digitale factuur: waarom u dit jaar nog moet omschakelen

Tenzij u houdt van uitpuilende archiefkasten en immense papierbergen is digitaal factureren de enige weg vooruit. Maar wat verstaan we precies onder een digitale of elektronische factuur?

We onderscheiden twee types:

1. een factuur in pdf-formaat
U maakt en verzendt de factuur digitaal (bijvoorbeeld via e-mail) dus u wint tijd. De ontvanger moet jammer genoeg wél enkele manuele handelingen uitvoeren om het document te verwerken (kopiëren, verplaatsen, …).

2. een ‘volautomatische’ e-factuur
Vooral deze is interessant voor kmo’s, want ze ontzenuwt administraties. Hoe werkt het? 

1. U maakt digitaal een factuur aan met uw ERP-software in een gestandaardiseerd formaat (bijvoorbeeld UBL of PEPPOL).
2. U klikt op ‘Verzenden’.
3. De boekhoudsoftware van uw klant haalt automatisch de juiste factuur op via het PEPPOL-netwerk.
4. De factuur wordt vervolgens eenvoudig verwerkt.  

6 voordelen van de digitale factuur

Die zijn even talrijk als overtuigend:

• Facturen maken en versturen gaat razendsnel.
• E-facturatie is 75% goedkoper dan factureren op papier.
• Elektronische facturen zijn goedkoper, zowel voor de verzender als de ontvanger.
• Menselijke fouten zijn uitgesloten.
• Wanbetalers hebben géén excuses meer.
• Alle facturen worden centraal bewaard in een digitaal archief.

De boekhouder, uw digitale vriend

Van digitale facturen wordt uw boekhouder blij. En daar haalt u dan weer voordeel uit. Want digitale aan- en verkoopfacturen belanden rechtstreeks in de boekhoudsoftware van uw accountant. Die moet enkel de gegevens controleren en de boeking valideren.

Uw boekhouding ligt dus niet langer stof te vergaren in uw archiefkast, maar wordt een handig instrument dat inzicht verschaft in uw financiële toestand en u helpt gefundeerde beslissingen te nemen.  

De digitale factuur en uw leveranciers

Digitaal werkt het best als het van twee kanten komt. Met andere woorden: uw leveranciers moeten mee willen. Ontvangt u van hen nog steevast facturen op papier? Of in pdf via e-mail?

Dan biedt een handige scantool soelaas. Daarmee digitaliseert u in een handomdraai zelf facturen en bonnetjes.

Uw administratie blij, uw boekhouder blij! Gelukkig nemen ook de overheid en de bedrijfswereld initiatieven om de stap naar digitale facturatie te verlagen.

• PEPPOL Levert u aan de overheid? Dan bent u wellicht bekend met Mercurius, het platform om facturen uit te wisselen in de elektronische PEPPOL-standaard. Vanaf dit jaar moet elke factuur aan een overheidsdienst of -instelling overigens via Mercurius verlopen.

• CodaBox U kent ze misschien al van de elektronische bankafschriften (CODA-bestanden), maar sinds kort biedt CodaBox, in samenwerking met enkele softwareleveranciers waaronder Wolters Kluwer, ook een dienst aan voor digitale aankoopfacturen.
  
  DigiCrowd is een laagdrempelige oplossing voor kmo’s en accountants om volautomatisch te factureren via het UBL-formaat. Vandaag zijn grote bedrijven als Proximus, Engie, Bpost en Telenet al aangesloten, en het aantal gebruikers groeit exponentieel.  

Zelf elektronisch factureren?

Om elektronisch te factureren, hebt u uiteraard een degelijk facturatiepakket nodig.

Uitgebreide integratiemogelijkheden met uw boekhoudpakket en aan- en verkoopbeheersoftware maken het nog eenvoudiger om facturen op te volgen, betalingen te regelen en debiteuren te beheren.  

Lees hier meer over e-invoicing.