De digitale factuur: alles wat je moet weten

Digitale facturatie is niet langer de toekomst, maar het heden. Steeds meer bedrijven stappen over naar elektronische facturen vanwege de efficiëntie, lagere kosten en wettelijke verplichtingen die eraan gekoppeld zijn. Tenzij u houdt van uitpuilende archiefkasten en immense papierbergen is digitaal factureren de enige weg vooruit. Maar wat verstaan we precies onder een digitale of elektronische factuur?

We onderscheiden op vandaag twee types:

Een factuur in pdf-formaat

Je maakt en verzendt de factuur digitaal (bijvoorbeeld via e-mail), dus je wint tijd. De ontvanger moet jammer genoeg wél nog enkele manuele handelingen uitvoeren om het document te verwerken (kopiëren, verplaatsen, …).

Een ‘volautomatische’ e-factuur

Vooral deze is interessant voor kmo’s, want ze automatiseert de administratie volledig. Hoe werkt het?

• Je factureert digitaal in een gestandaardiseerd formaat (zoals UBL of PEPPOL) via je ERP-software.
• Je klikt op ‘Verzenden’.
• De boekhoudsoftware van je klant haalt de factuur automatisch op via het PEPPOL-netwerk en verwerkt deze direct.Dit elimineert manuele invoer en versnelt het hele proces. Vanaf 2026 worden volautomatische e-facturen verplicht.

6 voordelen van de digitale factuur

1. Sneller facturen verzenden & ontvangen

Digitale facturen worden direct verzonden en ontvangen, waardoor de verwerkingstijd aanzienlijk wordt verkort. Geen vertraging meer door postbezorging of papieren facturen die zoekraken.

2. Lagere kosten

E-facturatie is tot 75% goedkoper dan papieren facturen. Je bespaart op print- en verzendkosten, en ook de verwerking gaat efficiënter.

3. Minder kans op fouten

Handmatige invoer van facturen kan leiden tot fouten. Met digitale facturatie worden menselijke fouten tot een minimum beperkt.

4. Snellere betalingen

Omdat facturen sneller verwerkt worden, worden ze ook sneller betaald. Bovendien vermindert e-facturatie het risico op onbetaalde facturen.

5. Centraal en veilig bewaren

Alle facturen worden digitaal opgeslagen in een beveiligd archief, waardoor je eenvoudig facturen kunt terugvinden zonder rondslingerende papieren.

6. Beter inzicht in je financieel beheer

Een digitaal facturatiesysteem helpt je je cashflow beter te beheren. Je ziet in één oogopslag welke facturen nog openstaan en welke betalingen binnen zijn.

Hoe werkt een volautomatische e-factuur?

Een volautomatische e-factuur wordt eenvoudig opgesteld en verwerkt:

1. Je factureert via je ERP- of boekhoudsoftware in een standaardformaat zoals UBL of PEPPOL.
2. Je verzendt de factuur elektronisch via een beveiligd netwerk (zoals PEPPOL).
3. De software van je klant haalt de factuur automatisch op en verwerkt deze correct in het boekhoudsysteem.
4. Geen manuele invoer nodig, geen fouten, en directe goedkeuring voor betaling.

Met softwareoplossingen zoals Adsolut en Clearfacts wordt dit proces nog eenvoudiger. Deze systemen ondersteunen volautomatische e-facturatie, waardoor kmo’s en accountants moeiteloos digitale facturen kunnen beheren.

Veelgestelde vragen over digitale facturatie

1. Is digitale facturatie verplicht?

Voor sommige sectoren en overheidsopdrachten is e-facturatie al verplicht. Vanaf 2026 zal e-facturatie in heel Europa de norm worden voor btw-geregistreerde bedrijven. Het is dus slim om nu al over te schakelen.

2. Kan ik nog steeds facturen ontvangen in pdf-formaat?

Nee, vanaf 1 januari 2026 is ook dat verleden tijd. Traditionele pdf- en papieren facturen worden volledig vervangen door gestructureerde e-facturen. Dit is geen vrijblijvende verandering, maar een wettelijke verplichting.

Toch blijkt uit recente cijfers dat een groot deel van de ondernemers nog helemaal niet voorbereid is op deze overstap. Wie nu niet handelt, riskeert in 2026 voor serieuze administratieve problemen te staan. Denk aan facturen die niet verwerkt kunnen worden, betalingsachterstanden of zelfs boetes wegens niet-naleving.

De klok tikt. Wacht niet tot het te laat is en zorg dat jouw bedrijf klaar is voor de toekomst van facturatie. Start nu met e-facturatie en vermijd stress op de deadline!

3. Welke software heb ik nodig om digitaal te factureren?

Je hebt een facturatiepakket nodig dat e-facturen kan opmaken en verzenden in een standaardformaat. Oplossingen zoals Adsolut en Clearnox integreren moeiteloos met boekhoudsoftware en zorgen voor een naadloze verwerking.

4. Wat als mijn klanten of leveranciers nog geen digitale facturen accepteren?

E-facturatie werkt het best als beide partijen digitaal werken. Gelukkig stimuleren overheden en bedrijven de overstap met platforms zoals PEPPOL en Mercurius, waardoor meer en meer bedrijven e-facturen accepteren.

De boekhouder, je digitale vriend

Ook je boekhouder wordt blij van digitale facturen. Digitale aankoop- en verkoopfacturen komen rechtstreeks in de boekhoudsoftware terecht, zonder manuele tussenkomst. Dit betekent minder fouten, minder werk en een snellere verwerking.

Daarnaast verandert je boekhouding van een statische archiefkast naar een strategisch instrument waarmee je real-time inzicht krijgt in je financiële situatie, en gefundeerde beslissingen kan nemen.

De digitale factuur en je leveranciers

Digitaal werkt het best als het van twee kanten komt. Met andere woorden: je leveranciers moeten mee willen. Ontvang je van hen nog steevast facturen op papier? Of in pdf via e-mail?

Dan biedt een handige scantool soelaas. Daarmee digitaliseer je in een handomdraai zelf facturen en bonnetjes.

Je administratie blij, je boekhouder blij! Gelukkig nemen ook de overheid en de bedrijfswereld initiatieven om de stap naar digitale facturatie te verlagen.

• PEPPOL Lever je aan de overheid? Dan ben je wellicht bekend met Mercurius, het platform om facturen uit te wisselen in de elektronische PEPPOL-standaard. Vanaf dit jaar moet elke factuur aan een overheidsdienst of -instelling overigens via Mercurius verlopen.

• CodaBox Je kent ze misschien al van de elektronische bankafschriften (CODA-bestanden), maar sinds kort biedt CodaBox, in samenwerking met enkele softwareleveranciers waaronder Wolters Kluwer, ook een dienst aan voor digitale aankoopfacturen.

Adsolut-gebruikers: wat betekent dit voor jou?

Als Adsolut-gebruiker hoef je je geen zorgen te maken. Met Portaal 3.0 ben je volledig compliant met de nieuwe regelgeving en kan je probleemloos digitale facturen opmaken en verwerken.

Ben je een accountant? Dan kan je Clearfacts gebruiken. Dit platform integreert perfect met je boekhoudsoftware en zorgt ervoor dat al je digitale facturen correct worden verwerkt.

Daarnaast raden we Kyte aan voor je kmo-klanten die een eenvoudige mini-facturatiemodule nodig hebben. Dit maakt de overstap naar e-facturatie voor iedereen toegankelijk.

E-facturatie en de toekomst: voorbereid zijn loont

De toekomst van facturatie is digitaal. Overheden zetten volop in op e-facturatie via PEPPOL, en steeds meer bedrijven volgen. Dankzij slimme facturatie- en boekhoudsoftware zoals Adsolut en Clearfacts kan je vandaag al profiteren van de voordelen en ben je klaar voor de verplichte overstap in 2026.

Uitgebreide integratiemogelijkheden met je boekhoudpakket en aan- en verkoopbeheersoftware maken het nog eenvoudiger om facturen op te volgen, betalingen te regelen en debiteuren te beheren. 

Wil je meer weten over de mogelijkheden van digitale facturatie en hoe onze oplossingen jou kunnen helpen? Lees hier meer over e-invoicing.