El registro de la jornada laboral obliga a todas las empresas a anotar diariamente las horas de trabajo de sus empleados desde mayo de 2019, incluyendo el "inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Pero en el momento de su aprobación la normativa no especificaba cómo cumplir con este registro: ¿es posible hacerlo en papel o necesitamos un software para ello? Repasamos todas estas opciones, ventajas y desventajas, y estado de la normativa.
- El registro horario en papel: implicaciones
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El registro horario en papel: implicaciones
La digitalización y el salto al cloud computing están acelerando el proceso hacia una empresa sin papeles, donde la gestión de los datos de la compañía, su transferencia y almacenamiento online son
cada vez más esenciales. Este proceso de transformación también apunta hacia el uso cada vez más extendido de software de control horario, si bien con la obligatoriedad del registro de la jornada laboral muchas empresas siguen optando por el fichaje en formato papel. Veamos las implicaciones de este modelo:
- Gestión manual. La idea de anotar el inicio y el final de la jornada laboral de modo manual presenta dificultades de gestión, puesto que debe haber una persona responsable de situar el documento en lugar visible, de recopilar esos datos y de que los trabajadores realicen el apunte global de las horas exactas trabajadas. El decreto es muy explícito en exigir la inalterabilidad de los registros, por lo que el papel podría complicar esta justificación ante una inspección.
- Manipulación y error. El registro manual lleva aparejados algunos aspectos que lo pueden invalidar, como posibles confusiones de un trabajador, registros realizados en lugar de otro… Puesto que se debe garantizar la identidad exacta de quién está realizando el registro, y de que este último debe ser riguroso en lo relativo tanto a horas de entrada y salida como a extraordinarias, el método manual en papel puede ser menos eficiente y generar esta clase de inexactitudes.
- Pérdida de los documentos. La empresa debe conservar los documentos durante cuatro años, y de no ser así se expone a recibir una sanción grave (multas entre 626 y 6.250 euros). Conservar los documentos de los registros en papel, implica de esta forma disponer de un archivo físico en la empresa donde organizar de manera ordenada toda la documentación (con lo que ello supone en costes) y, por otro lado, garantizar que el archivo no se extravíe, habilitando las medidas necesarias para ello. Hay que recordar que el empresario deberá facilitar los registros cuando lo soliciten los representantes de los trabajadores, la Inspección de Trabajo o el propio empleado.
