Déclaration de Confidentialité à l’attention des Auteurs
Wolters Kluwer Belgique S.A., dont le siège social est établi à 2800 Malines, Motstraat 30, RPM Anvers, division Malines, possédant le numéro de TVA BE 0405.772.873, (ci-après : « Wolters Kluwer ») traite les données à caractère personnel des auteurs avec lesquels un contrat est en cours, a existé ou sera conclu. Wolters Kluwer est, de ce fait, le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (ci-après « le RGPD »). La présente Déclaration de Confidentialité est établie à l’attention des auteurs qui collaborent avec Wolters Kluwer.
Si vous visitez le site web général de Wolters Kluwer ou la boutique numérique ou achetez un ou plusieurs produits Wolters Kluwer, la Déclaration de Confidentialité générale et la Déclaration relative aux cookies de Wolters Kluwer s’appliquent.
La présente Déclaration de Confidentialité (à l’attention des Auteurs) décrit :
- les données à caractère personnel que nous collectons vous concernant ;
- les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel et les fondements pour lesquels nous le faisons ;
- la durée de conservation de vos données à caractère personnel ;
- les personnes avec qui nous partageons vos données à caractère personnel ;
- les mesures mises en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel ;
- vos droits en tant que personne concernée ;
- la manière de nous contacter.
Données à caractère personnel
Par données à caractère personnel, il convient d’entendre toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Nous pouvons traiter, entre autres, les données à caractère personnel suivantes :
- les données de base, telles que vos nom et prénom, particule, titre, date de naissance et numéro de registre national ;
- les coordonnées, telles que votre adresse e-mail, votre adresse postale et votre numéro de téléphone ;
- les données financières, telles que votre numéro de compte (IBAN) ;
- les coordonnées et/ou données financières professionnelles pour autant que vous nous les ayez communiquées ;
- les données relatives à l’appareil que vous utilisez, telles que l’adresse IP ;
- les données à caractère personnel que vous nous fournissez dans le cadre de votre participation à des événements ou à des réunions, telles que vos besoins et souhaits en matière d’accessibilité et de régime alimentaire ;
- toute autre donnée à caractère personnel vous concernant que vous nous fournissez ou que nous pouvons obtenir dans le cadre des finalités et sur la base des fondements tels que précisés ci-dessous.
Nous obtenons ces données à caractère personnel parce que vous nous les avez fournies. Par exemple, vous fournissez des données lorsque vous concluez une convention d’auteur avec nous, lorsque vous soumettez un article pour publication ou lorsque vous saisissez vos données dans nos outils d’auteur en ligne.
Finalités et fondements du traitement des données à caractère personnel
Wolters Kluwer peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
- o pour le processus de développement de nos produits et services, y compris la sous-traitance à des tiers d’une partie du travail de production, et pour le paiement de vos honoraires ;
- pour pouvoir mentionner dans nos produits et services que vous y avez contribué ;
- pour exécuter ou conclure une convention avec un auteur ;
- pour les activités de marketing : aux fins de commercialiser et de promouvoir les produits et services auxquels vous avez contribué ;
- pour les activités destinées à renforcer les rapports avec nos clients, telles que les lettres d’information et les invitations à nos événements, et pour toute autre communication susceptible de présenter un intérêt pour vous ;
- pour contrôler l’utilisation des outils en ligne pour les auteurs, afin d’en améliorer le fonctionnement ;
- dans l’outil en ligne pour les auteurs, pour mettre à disposition les données à caractère personnel (y compris le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone) des auteurs, du personnel éditorial et des autres parties concernées qui travaillent sur le même titre, en vue de la création du produit ;
- le cas échéant, pour citer votre travail ;
- pour satisfaire à nos obligations contractuelles, juridiques, légales et fiscales.
Le traitement de vos données à caractère personnel repose sur un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :
- l’exécution d’une convention ;
- le respect d’une obligation légale ;
- un intérêt légitime ;
- votre consentement dans la mesure où il est requis dans des situations spécifiques.
Délai de conservation
Nous veillons à ce que vos données soient conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées. En fonction du contexte et des finalités de chaque traitement, Wolters Kluwer utilise les critères suivants pour déterminer le délai de conservation des données :
- la date de fin de notre relation contractuelle ;
- nos droits et obligations contractuels relatifs aux données concernées ;
- les délais de prescription prévus par la législation applicable ;
sauf si :
- le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire dans le cadre d’un litige en cours ou potentiel (par exemple, pour engager ou étayer une action en justice), auquel cas nous conserverons vos données à caractère personnel jusqu’à la conclusion de ce litige ; et/ou
- la conservation est nécessaire pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires (par exemple, les obligations administratives prévues par le Code de droit économique et le Code des impôts sur les revenus - délai de conservation fiscal de sept ans). Dans ce cas, nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que cette obligation est en vigueur.
Partage avec des tiers
Aux fins décrites dans la présente Déclaration de Confidentialité, Wolters Kluwer peut partager vos données à caractère personnel avec :
A. les sociétés mères, sœurs et filiales au sein du groupe Wolters Kluwer S.A. ;
B. des partenaires, des fournisseurs ou d’autres parties dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel aux fins décrites dans la présente Déclaration de Confidentialité, tels que les fournisseurs de TIC et de logiciels, les entreprises graphiques et les imprimeurs, les agences événementielles ou d’autres fournisseurs auxquels nous sous-traitons certains services de soutien ;
C. dans certains cas, vos données à caractère personnel peuvent également être partagées avec des tiers, tels que les autorités de contrôle et autres instances aux fins de satisfaire à des obligations légales.
En ce qui concerne les tiers mentionnés sous A et B, le transfert de vos données à caractère personnel aux tiers susmentionnés n’aura lieu qu’aux fins énoncées dans la présente Déclaration de Confidentialité et uniquement sur la base des motifs énoncés dans la présente Déclaration de Confidentialité. Dans la mesure où un tiers traite vos données à caractère personnel sur instruction de Wolters Kluwer, Wolters Kluwer conclura, le cas échéant, un contrat de sous-traitance avec ce tiers qui répond aux exigences énoncées dans le RGPD. Wolters Kluwer reste responsable du respect de la législation en matière de protection de la vie privée, même si elle fait appel à des tiers.
En ce qui concerne les tiers visés au point C, ils sont eux-mêmes responsables du respect de la législation relative à la protection de la vie privée. Wolters Kluwer n’est pas responsable du traitement de vos données à caractère personnel par ces tiers.
La réalisation des finalités telles que décrites dans la présente Déclaration de Confidentialité peut nécessiter le transfert de vos données à caractère personnel à un destinataire établi dans un État non membre de l’Espace économique européen. En cas de transfert de données à caractère personnel au départ de l’Espace économique européen vers des pays dont la législation en matière de protection de la vie privée ne garantit pas un niveau de protection équivalent à celui imposé dans le pays d’établissement, nous mettons en place les mesures requises pour assurer un niveau de protection adéquat. En d’autres termes, les droits dont vous disposez et la protection de vos données demeurent inchangés. Dans ces cas, nous prévoyons par exemple des dispositions contractuelles, des accords de transfert de données multilatéraux, des conventions intragroupe ainsi que d’autres mesures spécifiques pour nous assurer que les destinataires respectent vos données à caractère personnel.
Sécurisation
Afin de protéger au mieux vos données à caractère personnel, Wolters Kluwer met en œuvre toutes les mesures raisonnables et impose de bonnes pratiques destinées à éviter la perte, l’usage abusif, la divulgation, l’accès non autorisé ou l’altération de vos données à caractère personnel. Wolters Kluwer met en place les mesures d’ordre technique et organisationnel nécessaires afin de garantir un niveau de protection suffisant.
Vos droits
En tant que personne concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits en vertu du RGPD :
1. le droit d’accès. Cela signifie que vous pouvez demander à consulter les données à caractère personnel que nous avons collectées vous concernant ;
2. le droit de rectifier vos données si elles sont incorrectes ou incomplètes ;
3. le droit de faire effacer vos données à caractère personnel après l’expiration de la convention d’auteur. Ce faisant, veuillez noter qu’il peut y avoir des circonstances dans lesquelles nous sommes tenus de conserver vos données (pour une période plus longue) afin de nous conformer à nos obligations juridiques, légales et fiscales ;
4. le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ou d’en demander la limitation ;
5. le droit à la portabilité des données. Cela signifie que vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé. À cet égard, vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement ;
6. le droit de retirer votre consentement donné dans des situations spécifiques ;
7. le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.
Contact
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez exercer vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel (numéros 1 à 6 ci-dessus), veuillez nous contacter par écrit à l’adresse suivante : [email protected]. Nous vous demanderons alors une preuve de votre identité afin que vos données ne soient pas divulguées à une personne qui n’y a pas droit.
Modifications de la Déclaration de Confidentialité
La présente Déclaration de Confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 4 avril 2025.
Wolters Kluwer se réserve le droit de modifier unilatéralement la présente politique en adaptant le contenu de la présente page.