Un'azienda è una realtà complessa fatta di relazioni, gerarchie, ruoli e persone. La sua organizzazione, in termini di rapporti umani e flussi di lavoro, è molto importante ma può essere complessa.
Organizzazione formale e informale
Ogni organizzazione - intesa come insieme di persone e risorse tra loro coordinate per raggiungere uno scopo - ha una propria struttura che indica quali siano i compiti da svolgere, chi se ne occupa e come siano coordinati.
Quella così definita prende il nome di organizzazione formale, decisa dalla direzione ed esplicitata attraverso organigrammi, mansionari e norme procedurali. Così in un’azienda troviamo gruppi che si occupano di produzione, di amministrazione, di finanza, di marketing e così via: ognuno con una propria preparazione e tutti coinvolti nel raggiungimento di uno scopo.
Accanto all’organizzazione formale ne nasce spesso un’altra, un'organizzazione informale, in modo spontaneo e ufficioso.
Succede quando la prima non riesce ad essere sufficientemente efficiente. Le due organizzazioni convivono, si condizionano e a volte si ostacolano.
3 problemi che nascono dalla disorganizzazione
Se in azienda tutti fanno tutto, se i ruoli non sono ben definiti, se non c’è una suddivisione in team se, insomma, l’organizzazione informale prende il sopravvento su quella formale, nascono tre problemi principali che peggiorano i rapporti interpersonali, il corretto flusso di lavoro e minano il raggiungimento di determinati obiettivi.
Vediamoli in breve:
- carichi di lavoro mal distribuiti: se ci sono dipendenti troppo carichi e altri poco, seduti magari fianco a fianco nello stesso ufficio, ci sarà malcontento, assenza di condivisione e cooperazione
- duplicazione o sovrapposizione di ruoli: se le mansioni si sovrappongono ci saranno processi più lenti e dubbi sulle responsabilità anche in caso di problemi
- demotivazione del management: se non è chiaro chi faccia cosa è anche difficile assumere posizioni di leadership all’interno del team.
La soluzione? Collaborare tra colleghi e sfruttare la tecnologia
La parola d’ordine per raggiungere tutti gli obiettivi prefissati deve essere: collaborazione.
Nelle aziende il lavoro in team sta acquisendo un’importanza sempre crescente, non a caso si parla di “team” perché anche tra i colleghi dovrebbe accadere ciò che succede in una vera squadra sportiva: l’unione di più anime per conquistare vittorie importanti.
E la tecnologia? Oltre all’apporto umano e a un comportamento propositivo, chiaro e collaborativo, vengono in soccorso anche le soluzioni tecnologiche. Sviluppare un sistema informatico integrato, ad esempio, rende più veloci le comunicazioni interne tra il personale incoraggiando così anche il lavoro di squadra.
Sì quindi a intranet, app, internal communicator, social network interni aziendali, software gestionali e tutti i nuovi strumenti hi-tech in grado di ridurre i tempi spesi per svolgere le attività, semplificare i processi e migliorare la comunicazione in azienda.
In conclusione
Gestire un’azienda è complicato: avere il controllo dei processi, non perdere tempe né risorse, essere focalizzati sull’obiettivo e lavorare in team è fondamentale e, purtroppo, sono azioni non sempre immediate.
Oltre alle capacità individuali servono anche strumenti che consentano a tutti, a tutti i livelli, di raggiungere gli obiettivi. E qui, la parola d’ordine è una sola: semplificazione.
