Con gli E-Services il Notaio diventa più digitale
Nello scenario di mercato attuale si assiste ad una profonda trasformazione della relazione studio notarile – cliente.
Il cliente, sempre più esigente e informato, si aspetta dal Notaio efficienza, affidabilità e innovazione. Il cliente, infatti, ricerca anche nell’ambito dei servizi professionali, le facilitazioni apportate dai servizi digitali.
Il Notaio, professionista storicamente aperto all’innovazione tecnologica, ravvede nella digitalizzazione e nei servizi elettronici una grande opportunità per rendere più efficienti i processi di lavorazione dei fascicoli e più efficace la comunicazione da e verso la propria clientela.
Nell’efficienza ricerca il risparmio economico e di tempo nonché un incremento sostanziale della produttività di studio. Nell’efficacia ricerca la creazione di nuove opportunità di sviluppo ovvero l’acquisizione di nuovi clienti qualificati.
Partendo da questi bisogni, OA SISTEMI ha realizzato gli E-SERVICES, servizi elettronici che consentono un’integrazione nativa tra il gestionale di studio (Notaio Next o Suite Notaro) e il sito web.
Questi servizi innovativi, rappresentano per il Notaio l’opportunità di posizionare il proprio studio come all’avanguardia, generando enormi vantaggi tra i quali: il passaparola positivo tra clienti e potenziali clienti; la fidelizzazione della clientela business (aziende ed enti); profili di clientela particolarmente sensibili all’uso delle piattaforme digitali (Millennials, Gen.Z etc.)
Gli E-Services e i suoi moduli: LEAD e SHARE
LEAD
ll modulo Lead permette di selezionare le richieste di preventivo o di appuntamento provenienti dal web, in modo da evitare le richieste antieconomiche per lo studio notarile (es.: clienti interessati solo al costo dell’atto).
Il modulo Lead rappresenta in primis uno strumento per intercettare, profilare ed entrare in contatto con potenziali clienti qualificati ovvero i clienti più interessanti e profittevoli per lo studio notarile. Inoltre grazie alla funzionalità di reporting presente nel pannello, il Notaio potrà ciclicamente misurare il numero delle richieste provenienti dal web piuttosto che conoscere quante richieste provenienti da quel canale sono state convertite in incarichi. Attraverso il modulo Lead, lo studio acquisisce automaticamente nei gestionali OA SISTEMI tutte le informazioni necessarie alla creazione del preventivo. Inoltre le stesse informazioni vengono trasferite dinamicamente nella sezione anagrafiche nel momento di accettazione dell’incarico da parte del Notaio.
Una serie di notifiche via e-mail informano costantemente l’utente circa lo stato di elaborazione della sua richiesta. Con l’accettazione del preventivo online da parte dell’utente si manifesta l’intenzione di affidare l’incarico.
La richiesta di appuntamento interagisce direttamente con l’agenda di studio, offrendo all’utente una vista delle disponibilità dello studio e allo stesso tempo consente al Notaio di definire gli spazi orari da riservare in agenda agli utenti web.
La richiesta di appuntamento interagisce direttamente con l’agenda di studio, offrendo all’utente una vista delle disponibilità dello studio e allo stesso tempo consente al Notaio di definire gli spazi orari da riservare in agenda agli utenti web.
I Vantaggi per lo studio notarile
Incremento profittabilità grazie alla acquisizione da web di potenziali clienti qualificati e selezionati
Risparmio di tempo per via della acquisizione nel gestionale delle informazioni e documenti da web in carico all’utente
Pieno controllo dell’efficacia del sito web, in termini di preventivi convertiti in incarichi, grazie al sistema di reporting integrato
SHARE
ll modulo Share, consente la creazione e pubblicazione della pratica digitale, accessibile all’utente attraverso l’area clienti presente sul sito web del Notaio.
Grazie alla piattaforma digitale, l’utente potrà visualizzare in ogni momento e ovunque si trovi lo stato di lavorazione della sua pratica. Inoltre potrà effettuare l’upload dei documenti richiesti dallo studio notarile nell’ambito della fase istruttoria. Lo studio notarile, potrà personalizzare le check list, legate alla tipologia di atto, per acquisire eventuali informazioni da integrare a quelle in suo possesso.
La stessa operazione potrà essere effettuata attraverso l'utilizzo dei questionari integrati. Oltre alle notevoli semplificazioni apportate nella fase precedente al rogito, il modulo Share permette al Notaio di pubblicare, all’interno della stessa area clienti, la copia autentica dell’atto e/o altri documenti quali fatture, visure camerali etc., generando un avviso che raggiungerà via e-mail l’utente della rispettiva pratica.
Un sistema di notifiche automatiche, avviserà lo studio ogni qualvolta un utente produca un documento. Inoltre un sistema di validazione dei documenti filtrerà l’acquisizione degli stessi all’interno del gestionale.
Il modulo Share genera tutta una serie di vantaggi, sia per il notaio che per i suoi clienti
I Vantaggi per lo studio notarile
Creare un processo di acquisizione documentale, in fase di istruttoria, che eviti dimenticanze e ritardi da parte del cliente Evitare di dover «inseguire» il cliente per acquisire documenti e informazioni Archiviare e organizzare tutta la documentazione prodotta e scambiata con i clienti Pubblicare la copia degli atti evitando di dover rispondere a continue telefonate e solleciti Tracciare lo scambio documentale studio-cliente Verificare e validare per tempo i documenti indispensabili per la stipulaI Vantaggi per il cliente di studio
Risparmio di tempo e di denaro perché evita ripetute visite allo studio del Notaio (non deve attraversare la città, magari in orari di punta; evita le chiamate allo studio perché è costantemente informato)
Possibilità di conoscere in ogni momento lo stato di lavorazione della sua pratica, accedendo alla sua area clienti con qualunque tipo di dispositivo (smartphone, tablet, pc)
Possibilità di produrre la documentazione a lui richiesta ovunque ed in qualunque momento, senza il vincolo dell’orario di apertura dello studio
Disponibilità della copia per le parti una volta pubblicata dallo studio notarile.