Automatisch boeken: een stappenplan voor beginnende accountants

Je maakt gebruik van de software van Basecone en je bent er klaar voor om te starten met automatisch boeken. Waar begin je? De wereld van automatisch boeken kan overweldigend lijken. Maar wees gerust, in deze blog begeleiden we je door het stappenplan zodat jij zelfverzekerd aan het boekhoudproces kan beginnen.

Als accountant wil je overzichtelijk en efficiënt werken. Automatisch boeken kan je geweldige voordelen bieden als je begrijpt hoe het werkt. Afhankelijk van je automatiseringsgraad en het type facturen die je verwerkt, kan het je namelijk al snel 20% tot 30% aan tijd besparen. Het is belangrijk dat je stapje voor stapje de moeilijkheidsgraad verhoogt en jezelf de tijd geeft om de software te leren kennen. Wij helpen je graag tijdens dit proces – vanaf het begin tot het eind!

Richt de software in

Voordat je begint met automatisch boeken is het belangrijk dat je checkt of de datakwaliteit van je documenten goed is. Daarna kan je aan de slag met de software. Een factuur wordt automatisch geboekt op basis van ingestelde voorwaarde, zoals klant/leverancier en boekingsregels. Basecone biedt drie verschillende instellingen waarop je deze niveaus kunt configureren, namelijk omgevings-, kantoor- en administratief niveau. Op omgevingsniveau maak je een nieuwe gebruiker aan via de administratie-instellingen, en koppel je deze gebruiker aan je boekhoudsysteem. Daarna selecteer je de nieuwe gebruiker voor automatisch boeken op kantoorniveau en geef je aan voor welke gebruiker en boekhoudsysteem de software dit zal uitvoeren. Daarna kan je automatiseringsregels in gaan stellen. Op administratief niveau activeer je de optie voor automatisch boeken in de Basecone-instellingen en wijs je de gebruiker aan die deze taak zal uitvoeren. 

Vertrouwen winnen

Wanneer je vertrouwen hebt in de software en jezelf, straal je dit ook uit naar de klant. We raden het aan dat je eerst klein begint en zo doorgroeit met de complexiteit van het programma. “Je eigen factuur ken je het best," zegt Patrick Blijs, Customer Success Consultant bij Basecone. “Daar kan dus eigenlijk niks fout gaan. Start hier en bouw vanaf daar verder aan je automatisering.”

Door eerst alleen facturen te verwerken die je kent en vertrouwt, heb je geen twijfels en word je steeds zelfverzekerder in het proces. In de meeste gevallen zijn dit herhaalde facturen die (bijna) nooit wijzigen, zoals je telefoonabonnement of je huurkosten. Hiervoor zou je de boekingsregeling kunnen instellen ‘= gelijk’. Wanneer de software inconsistenties vindt krijg je die meteen aangeboden ter controle. Wanneer je klaar bent voor de volgende stap kan je voorwaarden instellen zoals ‘kleiner dan of gelijk aan’ voor meer variabele facturen.

Gebruikersrollen begrijpen

Gebruikers worden gebruikt in Basecone om verschillende taken en verantwoordelijkheden te verdelen. Er zijn zeven rollen: de supergebruiker, de accountant, de boekhouder, de autorisatiebeheerder, de autorisator, de klantgebruiker en de beperkte klantgebruiker.

Als supergebruiker heeft de meeste rechten en beheert de omgeving. Hij heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om administraties toe te voegen, gebruikers aan te maken en de koppeling met het boekhoudpakket te beheren. Daarentegen heeft de beperkte klantgebruiker de minste rechten en kan hij alleen zijn eigen aangeleverde documenten zien. Andere rollen, zoals accountant en autorisatiebeheerder, hebben specifieke taken zoals het boeken van documenten of het beheren van autorisatieprocessen. Het correct toewijzen van gebruikersrollen zorgt voor een efficiënte en georganiseerde workflow.

 

Klanten en leveranciers toevoegen

Wanneer je dit allemaal onder de knie hebt, ben je er klaar voor om klanten en leveranciers toe te voegen. Het correct aanmaken van deze rollen begint met het invullen van alle gegevens, zoals IBAN en bankrekeningnummers. Je kan eventueel ook betalingskortingen in stellen voor leveranciers bij administraties gekoppeld aan Twinfield of Boekhoudgemak & Multivers, en ervoor kiezen om leveranciers standaard op te laten nemen in betaalopdrachten in Twinfield. Je kan hier meer lezen over hoe je nieuwe klanten en leveranciers toevoegt. 

Validatieproces en bulkverwerking

In het validatie-overzicht kun je zien welke documenten je automatisch zou kunnen boeken. Daarnaast staat er ook de status van het document. Wanneer dit groen is betekent dit dat alle verplichte velden zijn ingevuld en de factuur klaar is om te boeken. Bij een rode of oranje status vraagt het programma om een controle. In dit overzicht kan je tot en met 10 documenten ‘in bulk’ boeken of afwijzen.

Je kan de sorteeropties gebruiken om verschillende kolommen zoals status, relatie en periode gericht te zoeken en facturen te boeken. Zo kun je sorteren op tags om een specifiek type factuur eerst te boeken, zoals verkoop of inkoop. Je kan ook op leveranciers groeperen waarvan je weet dat het boekingsvoorstel meestal correct is. Controleer altijd de status om dubbel te checken of alle verplichte velden zijn ingevuld. Tijdens de periodeafsluiting is het handig om te zien welke facturen nog moeten worden geboekt.

Leer en pas aan

Naarmate je de software onder de knie krijgt kan je specifieke functies in de software aanpassen aan jouw voorkeur. Soms kan het handig zijn om notities bij te houden waar je eerst fouten maakte, zodat je ze in de toekomst sneller kan verbeteren of de fouten kan herkennen. Met dit stappenplan ben je helemaal voorbereid om aan de slag te gaan met Basecone. Met automatisch boeken krijg je plotseling zeeën van tijd beschikbaar die je goed kan gebruiken om je klanten beter te helpen en te begrijpen. Hierdoor haal je ook betere resultaten voor jezelf en je klanten.

Wil je meer weten over hoe je het beste kan beginnen met Basecone? Lees hier ons stappenplan voor het automatisch boeken van facturen.