UBL-facturen: wie kent ze niet. UBL staat voor Universal Business Language en is het standaard formaat voor e-facturen. Doordat een UBL meestal dezelfde structuur heeft, kun je de factuur eenvoudig als boekingsvoorstel indienen. Steeds meer grote bedrijven maken gebruik van UBL-facturen, en ook de Nederlandse overheid stelt deze sinds 2019 verplicht. Maar wat zijn de belangrijkste verschillen tussen UBL en pdf? En welke voordelen geeft dit jou als accountant?
UBL-factuur in het kort
Een UBL bestaat uit een XML en/of pdf-bestand, of een embedded pdf in een XML-bestand. In deze bestanden worden alle velden gespecificeerd, zodat programma’s het kunnen uitlezen. Daardoor wordt het eenvoudig verwerkt in de administratie. Als we het over e-facturen hebben, spreken we dus uitsluitend over UBL-facturen (en niet over pdf-facturen). Een UBL-factuur wordt gelezen met speciale software, omdat het om gecodeerde data gaat.
UBL-facturen kunnen tussen diverse boekhoudpakketten worden uitgewisseld. Maak eerst een (eenmalige) mapping aan tussen de regelinformatie en het grootboekrekeningschema, dit is nodig om de juiste boekingsvoorstellen te krijgen. Vervolgens kun je facturen inlezen en automatisch doorvoeren. Handmatig invoeren is dus nooit meer nodig!
UBL versus pdf: de belangrijkste verschillen
| UBL | ||
| E-factuur | Ja | Nee |
| Vorm | Code | Afbeelding |
| Kans op fouten | Afwezig | Aanwezig |
| Termiijn voor het inboeken | Nee | Ja |
| Boekingsduur | Realtime | Realtime |
| Herkenning | Door uitlezen niet van toepassing | OCR Herkenning |
| Boekingsvoorstel |
Geavanceerd | Eenvoudig |
Dé 4 grootste voordelen van UBL
Het versturen van een UBL-factuur heeft een aantal grote voordelen. Dit geldt voor jou als accountant en voor jouw klanten!
100% herkenning
Altijd in control zijn en blijven? Daar speelt veiligheid een belangrijke rol in. Basecone is een 100% cloud-oplossing: altijd en overal beschikbaar. Basecone werkt daarom dagelijks aan de beveiliging van data. Zo slaan we alle gegevens op in de Europese Economische Ruimte (EER). Maken we dagelijks back-ups. En laten we onze beveiliging jaarlijks controleren door een onafhankelijke Security Audit Department. Lees hier meer over de oplossingen.
0% kans op fouten
Door te werken met UBL-facturen werk je volledig automatisch (na het eenmalig mappen). Het is niet nodig om de factuur zelf te verwerken in jouw boekhoudprogramma, dat doet de software voor jou. Menselijke fouten zijn daarom niet meer aan de orde.
Standaardisatie helpt automatisering
Met UBL-facturen kun je boekingen, net als pdf-facturen, realtime verwerken. Door de mapping worden ingewikkelde en uitgebreide boekingsvoorstellen met meerdere regels automatisch opgesteld. Automatiseer je de boekingvoorstellen in Basecone? Dan belandt de UBL-factuur direct in de boekhouding van een klant.
Minder tijd = minder kosten
Door de automatische verwerking van coderingen bij UBL-facturen bespaar je ontzettend veel tijd. Daarnaast loop je geen kans op fouten, die ook veel tijd in beslag nemen om te corrigeren. Hierdoor houd je meer tijd over voor andere belangrijke zaken en bespaar je op jouw kosten.
UBL binnen Basecone
Met Robotic Accounting worden facturen zoveel mogelijk automatisch verwerkt. Dat doen we met technologieën, zoals: artificial intelligence (machine learning). Naast het automatisch verwerken en boeken van pdf-facturen, gaat Basecone het aankomende jaar extra inzetten op UBL en UBL-mapping. Wij geloven namelijk dat UBL bijdraagt aan de automatisering van jouw administratieve processen.
We hebben ervoor gekozen de twee meest gebruikte UBL-versies te accepteren: UBL 2.0 en 2.1. Uiteraard volgen wij het gebruik van andere versies en waar nodig gaan we ook deze ondersteunen. Zo zorgen we ervoor dat je als klant tijd bespaart. Administratieve handelingen worden zoveel mogelijk uit handen genomen.
