El Informe de Datos de Cotización o IDC es un documento que genera la Tesorería General de la Seguridad Social en el que se recopila información sobre las cotizaciones a la Seguridad Social de cada trabajador, ya sea por cuenta ajena o como profesional autónomo. En el marco de la empresa, este informe resulta de gran utilidad para las gestiones propias de los departamentos de recursos humanos, así como para asesorías y despachos profesionales: para que conozcas todos los detalles, te contamos todas las funciones del informe de cotizaciones y cómo funciona exactamente.
- Qué es el IDC o Informe de Datos de Cotización
- Para qué sirve el IDC
- Tipos de informe de cotizaciones
- Cómo sacar el IDC de un trabajador
- ¿Existe un IDC del autónomo?
- Elige un software a medida para la gestión de nóminas y la generación de IDC
Qué es el IDC o Informe de Datos de Cotización
El IDC es un informe de cotizaciones que permite a las empresas (y también a los trabajadores, ya sea por cuenta propia o ajena) comprobar cuál es la información de que dispone la Seguridad Social con respecto a las cotizaciones de sus empleados. Se trata de un documento informativo que se actualiza mes a mes.
Cualquier empresa puede solicitar un Informe de Datos de Cotización referente a cualquiera de sus trabajadores y conocer así cuánto ha cotizado cada uno de ellos en cada momento dentro de la organización para la que presta servicio, cotejando así su información con la que consta en la base de datos de este organismo.
Como veremos, existen distintos tipos de informes de cotización y todos ellos pueden solicitarse de forma telemática.
En el marco del Sistema de Liquidación Directa de cotizaciones a la Seguridad Social -a través del cual de forma telemática y personalizada, se relacionan la Tesorería General de la Seguridad Social y las empresas para el pago de las correspondientes cotizaciones sociales-, este documento te permitirá si los comprobar si los tramos de cada trabajador son correctos.
Los modelos RNT y RLC, antes denominados TC1 y TC2, de obligado cumplimiento para el departamento de RRHH, deberán presentarse para garantizar el pago de las cuotas a la Tesorería General de la Seguridad Social por las personas empleadas.
Para qué sirve el IDC
Conocer el IDC de tus empleados tiene muchas funciones. Entre ellas encontramos las siguientes:
- Llevar un registro detallado de las cotizaciones a la Seguridad Social de cada trabajador y de la empresa en general.
- Detectar posibles errores o discrepancias en las cotizaciones y corregirlos a tiempo.
- Calcular la base reguladora de las prestaciones de la Seguridad Social, tales como pensiones o prestaciones por desempleo.
- Comprobar la situación de la empresa en cuanto a sus obligaciones fiscales y laborales.
- Llevar un seguimiento de los cambios en la situación laboral de los trabajadores (altas, bajas, cambios de contrato, etc.).
En definitiva, podrás conformar fácilmente que se está cotizando por cada trabajador de forma correcta y evitar así irregularidades en el pago de los seguros sociales.
También te será más sencillo cumplir con la obligación de mantener actualizada la información sobre los trabajadores de tu empresa con obligación de cotizar y de alta en el Fichero General de Afiliación (FGA) de la que no disponga la Seguridad Social. Ten en cuenta, al calcular una nómina, que la información debe corresponderse con la que conste en la administración pública.
Tipos de informe de cotizaciones
Existen diferentes tipos de informes de cotización en función de los datos que solicites: todos ellos cumplen con la misma función, que no es otra que informar acerca de distintos aspectos sobre la cotización de tus empleados.
- Modelo IDC individual
Es el primero de los posibles Informes de Datos de Cotización, y recoge todos los datos sobre la relación laboral de la empresa con un solo trabajador.
Incluye datos personales, los datos que permiten identificar a la empresa empleadora y datos sobre la relación laboral que mantienen (tipo de contrato, fecha de inicio cuenta de cotización, modalidad de cotización, categoría profesional…).
Con él puedes comprobar que la información que consta en la Seguridad Social es correcta y se corresponde con la realidad.
- Fichero IDC por periodo de liquidación y cuenta de cotización
En este caso la Seguridad Social generará un informe con todos los empleados de la empresa en un periodo concreto, así como los datos sobre la cotización de cada uno de ellos.
Obtendremos así una foto del área de recursos humanos de una empresa en un momento determinado, pudiendo comparar los datos que constan en la base de datos de la Seguridad Social con la realidad que muestra nuestra empresa.
Al igual que en el caso anterior, obtendrás datos como razón social, actividad económica o cuenta de cotización, así como el periodo de liquidación solicitado, los nombres de los empleados de alta en ese momento o periodo y los datos sobre cada uno de ellos (tiempo de alta, particularidades de su cotización, tipo de cotización aplicable…).
- Fichero IDC por periodo de liquidación para un Número de Afiliación
Este documento es el que pueden generar los propios trabajadores para conocer el estado y evolución de su cotización, en relación con la totalidad de su vida laboral. Así podrán saber cuántos años han cotizado y cuánto en cada mensualidad, consultar para qué empresas han prestado servicio en cada momento (o cuándo han trabajado por cuenta propia y con qué cotización…).
Esto permite a cada trabajador calcular qué prestaciones les corresponderán en caso de jubilación, incapacidad temporal… teniendo en cuenta el tiempo y la cantidad cotizada.
Cómo sacar el IDC de un trabajador
Acceder al informe de cotizaciones de un empleado es muy sencillo y puede hacerse de forma telemática. Basta con identificarse en el Sistema RED de la Seguridad Social y seguir estos pasos:
- Haz clic en ‘Inscripción y Afiliación Online Real’.
- A continuación, elige ‘Informes’.
- Elige ‘Informe de Datos de Cotización - Trabajador Cuenta Ajena (IDC)’ o ‘Informe Datos de Cotización – Período Liquidación CCC’ (Código de Cuenta de Cotización), según la información que necesites.
- Deberás aportar los datos que se te soliciten para generar el archivo: numero de afiliación , régimen, cuenta de cotización, periodo… cuando sea necesario. También puedes seleccionar ‘Peculiaridades’ para conocer las de cada empleado.
Podrás acceder tanto a la información de un solo empleado como de la totalidad de la plantilla, sin límite y cuantas veces lo necesites para mantener bajo control el área de recursos humanos de la empresa. También podrás descargar estos informes, que se generarán automáticamente.
