Esaurita la fase emergenziale per lo smart working, si ritorna dunque alle vecchie regole, ma sono in molti a voler continuare a lavorare da remoto, anche nel mondo delle professioni.
Pensiamo alla classe forense: prima delle chiusure forzate dovute al Covid-19 gli avvocati erano smarriti senza il loro studio, la loro scrivania, le loro carte. Invece, la pandemia ha dimostrato come tantissime tipiche attività “d’ufficio” potrebbero in realtà svolgersi in qualunque posto, purché si abbiano a disposizione gli strumenti giusti. Non si tratta solo di migliore organizzazione e ore da dedicare al lavoro, ma anche di modificare il proprio approccio alla professione in un’ottica più green e di maggiore sostenibilità economica, soprattutto in un periodo come questo in cui i costi dell’energia si fanno sempre più onerosi.
L’organizzazione di uno studio legale che sia davvero agile è imprescindibile sia per un avvocato del libero foro sia per uno studio strutturato: è una questione di migliori servizi offerti alla clientela e di ottimizzazione dei costi della professione, oltre che naturalmente di una maggiore qualità della vita personale. C’è bisogno di un avvocato smart e sostenibile, per sé e per gli altri, come evidenzia anche The Wolters Kluwer Future Ready Lawyer – Survey Report 2022, secondo cui il 90% degli avvocati ritiene importante l’uso di tecnologie a supporto della possibilità di lavorare da remoto.
Ecco cinque consigli per realizzare uno studio legale virtuoso, agile ed efficiente.
1. Usare un’agenda digitale.
Scadenze, udienze, appuntamenti con i clienti o con gli uffici giudiziari: appuntarli sulla classica agenda di carta ha il suo fascino, ma è controproducente, perché c’è sempre un post-it che si stacca o un impegno che si dimentica di annotare.
Un gestionale digitale, invece, racchiude in sé tutti gli impegni professionali (ma anche personali), è consultabile in cloud da qualunque dispositivo, e consente di monitorare scadenze, gestire udienze, personalizzare promemoria, pianificare appuntamenti e condividerli con i colleghi, anche sotto dettatura.
2. Digitalizzare fascicoli e documenti.
Il processo telematico, in ogni settore della giustizia, è diventato il nostro miglior alleato: consente una più agevole consultazione degli atti sia per l’avvocato che per il giudice, con un impatto ambientale inferiore rispetto al classico fascicolo cartaceo.
Se il Tribunale può diventare smart, deve farlo anche l’avvocato, che digitalizzando tutto lo studio può portarlo sempre con sé.
Avere a disposizione in udienza, durante un appuntamento con un cliente o un collega, gli stessi documenti che si trovano sulla scrivania del proprio studio, e poterlo fare con un semplice tap o clic sul dispositivo, è una comodità, oltre che un valore aggiunto rispetto al collega più “tradizionalista”.
3. Creare uno studio portatile e sicuro.
È importante che ci siano le condizioni per redigere atti ed effettuare depositi telematici in qualunque situazione, scegliendo un ambiente cloud performante e ad alta sicurezza. Il software Kleos, per esempio, sviluppato da Wolters Kluwer, offre tutti i vantaggi di una soluzione tecnologicamente avanzata per gestire il proprio studio legale senza sostenere investimenti e rischi connessi alla gestione dell'infrastruttura IT, in un ambiente protetto e certificato ISO 27001. Si potrà così lavorare in modo efficiente da qualsiasi dispositivo, accedendo ai dati e aggiornando le informazioni in tempo reale, e anche condividendo all’istante atti e documenti, e-mail e appuntamenti con clienti e colleghi con KleosConnect, un esclusivo portale di condivisione file.
È bene far convivere sullo stesso cloud i fascicoli digitalizzati e la banca dati, in modo da poter salvare le ricerche direttamente nel fascicolo, inserirvi anche l’atto scritto con il programma di videoscrittura ed effettuare il deposito telematico per ogni tipo di processo (ad esempio, la versione 6.10.4 di Kleos permette l’invio dei depositi telematici penali direttamente da Kleos al Portale del Processo Penale Telematico).
4. Prediligere le videoconferenze per le riunioni.
Le videoconferenze, con i giusti accorgimenti per la sicurezza, permettono di effettuare in un giorno riunioni che, in presenza, si farebbero in una settimana, senza spostarsi dal luogo in cui ci si trova. Il tutto per una maggiore comodità, certo, ma anche in un’ottica di risparmio e sostenibilità, economica e ambientale.
5. Sfruttare servizi di accesso ai documenti di ampia portata.
Esistono soluzioni sempre più onnicomprensive in grado di consentire ai professionisti di accedere a un’infinità di dati. Le tipologie di questi servizi sono svariate: visure camerali, rapporti informativi, ricerca protesti e pregiudizievoli, immobili e catasto, rintraccio investigativi e antiriciclaggio.
Una tipologia imprescindibile per il professionista è poi quella delle soluzioni di raccolta documentale. Come One LEGALE: la soluzione Wolters Kluwer dedicata agli avvocati e agli studi legali. In un solo ambiente tutta la normativa, la giurisprudenza, la dottrina. E poi formule, codici commentati, tool, il meglio dalle riviste Wolters Kluwer, l’analisi giurimetrica. Con il vantaggio di una tecnologia intuitiva e intelligente, capace di esplorare enormi numeri di informazioni e insieme proporle nel modo giusto per soddisfare le esigenze del professionista.
E per ottimizzare al massimo l’uso degli strumenti digitali, è sempre meglio scegliere di integrarli: One LEGALE e Kleos, per esempio, possono viaggiare insieme. Scopri come qui.
