Scopri quanto è importante per le organizzazioni che si occupano di fornire servizi, implementare processi di Capacity Planning.
Il settore dei Servizi si adopera al massimo per soddisfare le esigenze dei clienti. Non importa che la tua sia una società di consulenza o uno studio di progettazione: ottimizzare l’esperienza del cliente richiede complessi strumenti di pianificazione e organizzazione per tutte le aziende di questo tipo.
La stima della capacità di produzione crea da un lato un reale valore, assicurando che le società possano soddisfare la domanda dei clienti, e dall’altro indica la corretta via da seguire per garantire una customer experience di qualità.
Che cos’è il capacity planning?
La capacity è l’abilità di ricevere, stoccare e consegnare i propri prodotti, mentre il capacity planning è il processo volto a garantire le attività citate. Le imprese non possono permettersi di improvvisare quando si tratta del volume o delle tipologie di servizi, delle competenze o risorse umane che forniscono, dei progetti che gestiscono o delle persone/società loro clienti. Eventuali errori commessi in fase di pianificazione possono essere costosi; pertanto, la pianificazione delle capacità produttive deve tenere conto dei requisiti in entrata, dei processi di conversione e del risultato finale.
Pianifica con successo la capacità di produzione
Per le organizzazioni che si occupano di servizi, la capacità di produzione ha un impatto misurabile. Trattandosi di un processo che determina anche il numero di servizi o risorse umane che l’organizzazione è in grado di fornire, pianificare la capacity non è solo uno strumento per le società di produzione. Al contrario, si tratta di un fattore che può permettere alle aziende di questa tipologia di distinguersi dalla concorrenza.
Per restare competitiva, crescere e garantire un’esperienza positiva del brand ai clienti, la tua organizzazione deve sapere quali componenti di un servizio o quante risorse umane può fornire in un determinato lasso di tempo sulla base dei progetti in corso. Considerando che il concetto di magazzino non si applica nel settore dei servizi, la chiave per il successo di una strategia basata sulla capacity è quella di abbinare la fornitura a lungo termine ai livelli di domanda previsti. La capacity planning può allineare prezzi o tariffe, evitando così di addebitare ai clienti importi eccessivi o inferiori.
Considerazioni chiave per una buona pianificazione della capacità produttive:
- assegnare risorse ad attività specifiche;
- determinare il prezzo dei contratti di servizio per ottenere il massimo margine in linea con il valore dei clienti e la percezione del mercato;
- procedere all’assunzione e alla formazione dei dipendenti o alla cessazione del rapporto di lavoro in modo efficiente;
- prevedere in maniera precisa la domanda di prodotti o la prestazione di servizi.
Rispettare i budget per un capacity planning efficiente
Una società che si occupa di servizi e che si avvale di un processo collaudato di capacity planning (per soddisfare la domanda con il minor spreco o per aumentare il proprio tasso di utilizzo) è sulla buona strada per rendere migliore l’esperienza dei suoi clienti. Spesso le aziende danno per scontato o immaginano di poter soddisfare la domanda che arriva dal mercato, senza affidarsi a un piano effettivo basato sulle vendite preventivate o le previsioni della domanda stessa. Tramite il capacity planning si evita di “immaginare” i vari scenari, ma si pianificano effettivamente le capacità produttive.
Nel corso delle attività di pianificazione, le società suddividono la capacità di produzione in base alle tempistiche che loro stesse hanno stabilito:
- Short-term capacity (capacità a breve termine): solitamente si tratta di giorni o settimane, ma può includere trimestri. La capacità a breve termine non guarda a tendenze e cicli, ma prende in considerazione la domanda dei clienti e la sua stagionalità.
- Medium-term capacity (capacità a medio termine): si tratta di un periodo che va da uno a tre anni. La capacità a medio termine unisce la stagionalità alle tendenze storiche per prevedere la domanda.
- Long-term capacity (capacità a lungo termine): si tratta del periodo massimo, che varia in base alla tipologia di servizio. La capacità a lungo termine richiede la formulazione di previsioni che vengono quindi convertite in requisiti di capacità prestabiliti.
Vantaggi del processo di capacity planning
Questa attività aiuta le società nella formulazione dei budget e, di conseguenza, a far crescere il business in modo tale da individuare i livelli operativi ottimali.
- Vantaggi nella formulazione dei budget: la pianificazione della capacità produttiva aiuta a determinare la modalità in cui i servizi vengono offerti, le finestre temporali e il personale necessari per soddisfare la domanda corrente e coprire tutti i costi operativi. Questa è una considerazione importante di cui tenere conto quando si definiscono i budget annuali, nell’ottica di assegnare in modo efficiente i fondi destinati alle spese. L’utilizzo di demand planning e demand forecasting software contribuisce all’elaborazione di proiezioni finanziarie precise.
- Vantaggi della scalabilità: se la tua società sta valutando l’opportunità di assumere più personale per contribuire a soddisfare la domanda prevista in base ai piani relativi alle capacità, potresti scoprire che, oltre ad aumentare il numero di dipendenti del 10%, occorrono competenze specifiche o locali più grandi per il personale e le eventuali nuove attrezzature necessarie.
Fattori che influiscono sul capacity planning
Questo processo può accelerare l’innovazione della tua organizzazione, diminuendo al contempo il rischio associato. Per riuscire a soddisfare la domanda, occorre valutare i fattori in grado di influire sulla capacità, tra cui:
- Processo: capacità relative a competenze, quantità e qualità
- Personale: ruoli, manodopera complessiva, formazione, retribuzione e livelli di turnover
- Fattori esterni: sindacati, politiche statali e cicli di budget
Per valutare la domanda, le società utilizzano software predittivi di demand planning. Queste soluzioni di pianificazione avanzata rispondono alle esigenze del business offrendo scenari ipotetici in grado di fornire indicazioni su eventuali problemi dell’operatività che potrebbero verificarsi.
Le previsioni della domanda servono alle organizzazioni per stilare i propri piani finanziari e migliorare la propria capacità di orientare le forniture richieste per la prestazione dei servizi.
Capacity planning si avvale inoltre delle previsioni della domanda per definire prezzi e condizioni contrattuali in linea con le tempistiche, l’ubicazione e la tempestività della fornitura dei servizi. Quando questi elementi sono allineati, le società possono calcolare la redditività futura dei contratti di servizio.
Conclusione
Le società devono prendere in considerazione diversi fattori nel corso della loro crescita e di quella del proprio business. Sia che si tratti della necessità di aumentare il personale o di modificare i prezzi, la pianificazione della capacità può determinare l’ammontare di capitale richiesto. Dato che questa attività prende in esame i dati e le operazioni per contribuire a prendere le decisioni future, è consigliabile utilizzare software predittivi di demand planning per formulare accurati scenari “what-if”.
La capacity planning è quindi parte integrante del business, in quanto consente di strutturare la crescita per garantire che l’organizzazione mantenga un vantaggio competitivo e per continuare a soddisfare la domanda dei clienti all’interno di un mercato in costante cambiamento.
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