E-Rechnung: Verpflichtende Nutzung ab 2025 auch für Kanzleien und Notariate

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Ab dem 01.01.2025 muss jeder inländische Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen maschinell empfangen und verarbeiten zu können. Entscheidet sich der leistende Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung in dem neuen E-Rechnungsformat, so muss der Leistungsempfänger die E-Rechnung für Zwecke des Vorsteuerabzugs auch entgegennehmen können.

Für die Erstellung und Versand von elektronischen Rechnungen nach Richtlinie 2014/55/EU haben die Unternehmen noch zwei bzw. unter bestimmten Umständen noch drei Jahre Zeit. Die Einführung der E-Rechnung für den Versand sind Übergangsfristen definiert worden:

• Bis zum 31.12.2026: Bis Ende 2026 gilt eine allgemeine Übergangsfrist. Alle Unternehmen können E-Rechnungen sowie Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Rechnungsformate (z.B. Bild-, Word-, Exceldatei oder einfache, unstrukturierte PDF) dürfen wie bisher nur nach Zustimmung des Empfängers versendet werden.
• Ab 01.01.2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (in 2026) von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
• Ab 2028: Die elektronische Rechnung kommt zwingend in allen Bereichen zur Anwendung

Zu beachten ist, dass die benannten Übergangszeiträume nur für den Versand gelten, nicht jedoch für den Empfang von E-Rechnungen.

Das Bundesfinanzministerium hat noch einmal klargestellt: Wenn der Rechnungsempfänger auf eine E-Rechnung besteht, dann sind nur noch die XML-gestützten Formate XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zulässig. Für Papierrechnungen greift diese Regel nicht, d.h. der leistende Unternehmer kann seinem Auftraggeber während der Übergangszeit (bis Ende 2026 bzw. 2027 s.o.) theoretisch auch dann eine Papierrechnung senden, wenn dieser ansonsten auf einer E-Rechnung besteht. Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, bis Ende 2027 eine klassische PDF-Rechnung ohne XML-Anhang zu verschicken, wenn beide Parteien damit einverstanden sind.

Unternehmen, die künftig die Pflicht zur E-Rechnung nicht beachten, müssen mit einem Bußgeld bis zu 5.000 Euro rechnen, sofern ihr Verhalten eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG in der künftigen Fassung darstellt.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die E-Rechnung kommt – und bietet das Zukunftspotenzial, einen digitalen Workflow auch im Rechnungsprozess in der Kanzlei umzusetzen, um Abläufe weiter zu automatisieren.

• Zeit- und Kosteneinsparungen: E-Rechnungen reduzieren den manuellen Aufwand für die Erstellung, den Versand und die Bearbeitung von Rechnungen. Dies spart Zeit und senkt die Transaktionskosten.
• Schnellere Bearbeitung: Da E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden können, beschleunigt sich der gesamte Rechnungsprozess. Zahlungen können schneller erfolgen, was die Liquidität verbessert.
• Umweltfreundlichkeit: Durch den Verzicht auf Papier wird der Papierverbrauch erheblich reduziert, was umweltfreundlicher ist und zur Nachhaltigkeit beiträgt.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe und Bearbeitung von Rechnungen auftreten können.
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 erfüllen Unternehmen automatisch die gesetzlichen Anforderungen und vermeiden potenzielle Strafen.

Nicht zuletzt wird das Kanzlei- und Notariatsteam von repetitiven Aufgaben entlastet und hat Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten - was die Zufriedenheit der Mitarbeitenden stärkt und die Bindung an die Organisation erhöht.

Diese Vorteile machen die Umstellung auf E-Rechnungen nicht nur sinnvoll, sondern auch notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Effizienz zu steigern.

So implementieren Kanzleien und Notariate die E-Rechnung

Um ab 2025 eine E-Rechnung in den zulässigen Formaten verarbeiten zu können, sind bestimmte technische Voraussetzungen notwendig, da z.B. eingehende X-Rechnungen nicht mehr direkt mit dem Auge lesbar und einfach manuell zu verarbeiten sind. Kanzleien und Notariate benötigen daher geeignete Softwarelösungen, die in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu generieren und zu verarbeiten.

Wolters Kluwer unterstützt Kanzleien und Notariate mit einem anwenderfreundlichen Konzept für die Kanzlei- und Notariatssoftware-Lösungen, um den vollständigen digitalen Workflow auch im elektronischen Rechnungsprozess zu ermöglichen. Die Honorar- und Kostenabrechnungsmodule von unserer Kanzleisoftware AnNoText und Kleos als auch von unserer Notariatssoftware TriNotar unterstützen ab dem 01.01.2025 das Erstellen von E-Rechnungen im XRechnung Format; ZUGFeRD wird im Verlauf des Jahres 2025 als weiteres Format zur Verfügung gestellt.

Für den Rechnungseingang stellen wir für alle genannten Lösungen eine Erweiterung zur Verfügung, mit der es möglich ist, E-Rechnungen, wie auch Rechnungen im bisherigen Format, zu empfangen, zu bezahlen und gesetzeskonform zu verwahren. Somit wird das gesamte Rechnungswesen in einem Schritt digitalisiert.

Fazit

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie bietet Kanzleien und Notariaten die Chance, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten. Unser Tipp: Nutzen Sie die Übergangsfrist, um sich optimal auf die Umstellung vorzubereiten. Die Einführung mag anfangs herausfordernd sein, aber die Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis, Fehlerreduzierung und Umweltfreundlichkeit sind es definitiv wert.

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