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Recht & Verwaltung10 Dezember, 2024

E-Rechnung: Verpflichtende Nutzung ab 2025 auch für Kanzleien und Notariate

Die Digitalisierung hat seit vielen Jahren einen enormen Einfluss auf alle Bereiche des Kanzlei- und Notariatsbetriebes. Dies gilt auch für die Rechnungsstellung und -verarbeitung. Zum Jahreswechsel 2025 erlangt dieser Bereich einen gesetzlich geforderten Digitalisierungsschub: Die E-Rechnungspflicht kommt. Mit der Einführung der E-Rechnung kommen neue Herausforderungen auf die Unternehmen zu. In unserem Expertenbeitrag erklären wir, was es mit der E-Rechnung auf sich hat, welche gesetzlichen Pflichten auf Kanzleien und Notariate zukommen und ab wann sie gilt.

Deutschland durchläuft aktuell einen bedeutenden Wandel hin zum obligatorischen elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Mit der Zustimmung zum Wachstumschancengesetz wurde die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht beschlossen; entsprechende umsatzsteuerrechtliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) enthalten. Konkret bedeutet das: Kanzleien und Notariate müssen sich mit den Anforderungen vertraut machen und ggf. ihre Prozesse anpassen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Traditionell wurden Rechnungen in Papierform erstellt und versendet – vice versa bei eingehenden Rechnungen, die geprüft und manuell in das Buchhaltungssystem übertragen wurden. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Fehler und Verzögerungen. Mit dem Einzug der E-Rechnung auf Basis strukturierter Daten, erhalten Unternehmen die Chance, Rechnungen elektronisch zu erstellen und automatisiert zu verarbeiten – sie ist damit ein weiterer Baustein, das Digitalisierungspotenzial weiter auszuschöpfen.

Was ist eine E-Rechnung?

Im Gegensatz zu einer in Microsoft Word erstellten und gedruckten oder einer PDF-Rechnung ist eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung erlaubt. Durch die Automatisierungsmöglichkeit entfallen viele manuelle Schritte und Prozesse, wodurch sich die gesamte Rechnungsabwicklung einfacher und schneller gestalten lässt.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Die bekanntesten Formate sind in Deutschland derzeit die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung. Die XRechnung ist ein XML-Format, für das man zur Anzeige eine Visualisierungssoftware benötigt, während das hybride ZUGFeRD-Format ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei ist.

Das Bundesministerium der Finanzen stellt in seinem Informationsschreiben zur E-Rechnungs-Einführung klar: In Fällen, wo eine E-Rechnung verpflichtend ist, erfüllt auch nur diese die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Eine sonstige Rechnung berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.

Eine GoBD konforme Archivierung ist zwingend, d.h. gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – d.h. Rechnungen müssen in ursprünglicher Form unveränderlich und maschinell auswertbar = durchsuchbar sein sowie die Aufbewahrung / Speicherung ohne Medienbruch erfolgen.

Für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Die obligatorische E-Rechnung gilt für

  • „im Inland ansässige Unternehmen (Unternehmer nach §14 BGB, Kleinunternehmer §19 UStG, Freiberufler)
  • für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze
  • .. wenn diese ... an andere im Inland ansässige ... Unternehmen erbracht werden.

und somit auch für Rechtsanwaltskanzleien und Notariate. Dabei betrifft die Verpflichtung nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Im Bereich Business-to-Government (B2G) besteht die E-Rechnungsverpflichtung bereits seit 2019 und ist in diesem Segment etabliert.
Die Abrechnung von Leistungen an Endverbraucher ist nicht reguliert.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Ab dem 01.01.2025 muss jeder inländische Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen maschinell empfangen und verarbeiten zu können. Dabei bedarf es nicht der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Entscheidet sich der leistende Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung in dem neuen E-Rechnungsformat, so muss der Leistungsempfänger die E-Rechnung für Zwecke des Vorsteuerabzugs auch entgegennehmen können.

Für die Erstellung und Versand von elektronischen Rechnungen nach Richtlinie 2014/55/EU haben die Unternehmen noch zwei bzw. unter bestimmten Umständen noch drei Jahre Zeit. Die Einführung der E-Rechnung für den Versand sind Übergangsfristen definiert worden:

  • Bis zum 31.12.2026: Bis Ende 2026 gilt eine allgemeine Übergangsfrist. Alle Unternehmen können E-Rechnungen sowie Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Rechnungsformate dürfen (wie bislang auch) nur nach Zustimmung des Empfängers versendet werden.
  • Ab 01.01.2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (in 2026) von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
  • Ab 2028: Die elektronische Rechnung kommt zwingend in allen Bereichen zur Anwendung

Zu beachten ist, dass die benannten Übergangszeiträume nur für den Versand gelten, nicht jedoch für den Empfang von E-Rechnungen.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die E-Rechnung kommt – und bietet das Zukunftspotenzial, einen digitalen Workflow auch im Rechnungsprozess in der Kanzlei umzusetzen, um Abläufe weiter zu automatisieren.

  • Zeit- und Kosteneinsparungen: E-Rechnungen reduzieren den manuellen Aufwand für die Erstellung, den Versand und die Bearbeitung von Rechnungen. Dies spart Zeit und senkt die Transaktionskosten.
  • Schnellere Bearbeitung: Da E-Rechnungen automatisch verarbeitet werden können, beschleunigt sich der gesamte Rechnungsprozess. Zahlungen können schneller erfolgen, was die Liquidität verbessert.
  • Umweltfreundlichkeit: Durch den Verzicht auf Papier wird der Papierverbrauch erheblich reduziert, was umweltfreundlicher ist und zur Nachhaltigkeit beiträgt.
  • Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe und Bearbeitung von Rechnungen auftreten können.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 erfüllen Unternehmen automatisch die gesetzlichen Anforderungen und vermeiden potenzielle Strafen.

Nicht zuletzt wird das Kanzlei- und Notariatsteam von repetitiven Aufgaben entlastet und hat Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten - was die Zufriedenheit der Mitarbeitenden stärkt und die Bindung an die Organisation erhöht.

Diese Vorteile machen die Umstellung auf E-Rechnungen nicht nur sinnvoll, sondern auch notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Effizienz zu steigern.

So implementieren Kanzleien und Notariate die E-Rechnung

Um ab 2025 eine E-Rechnung in den zulässigen Formaten verarbeiten zu können, sind bestimmte technische Voraussetzungen notwendig, da z.B. eingehende X-Rechnungen nicht mehr direkt mit dem Auge lesbar und einfach manuell zu verarbeiten sind. Kanzleien und Notariate benötigen daher geeignete Softwarelösungen, die in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu generieren und zu verarbeiten.

Wolters Kluwer unterstützt Kanzleien und Notariate mit einem anwenderfreundlichen Konzept für die Kanzlei- und Notariatssoftware-Lösungen, um den vollständigen digitalen Workflow auch im elektronischen Rechnungsprozess zu ermöglichen. Die Honorar- und Kostenabrechnungsmodule von unserer Kanzleisoftware AnNoText und Kleos als auch von unserer Notariatssoftware TriNotar unterstützen ab dem 01.01.2025 das Erstellen von E-Rechnungen im XRechnung Format; ZUGFeRD wird im Verlauf des Jahres 2025 als weiteres Format zur Verfügung gestellt.

Für den Rechnungseingang stellen wir für alle genannten Lösungen eine Erweiterung zur Verfügung, mit der es möglich ist, E-Rechnungen, wie auch Rechnungen im bisherigen Format, zu empfangen, zu bezahlen und gesetzeskonform zu verwahren. Somit wird das gesamte Rechnungswesen in einem Schritt digitalisiert.

Fazit

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie bietet Kanzleien und Notariaten die Chance, effizienter und nachhaltiger zu arbeiten. Unser Tipp: Nutzen Sie die Übergangsfrist, um sich optimal auf die Umstellung vorzubereiten. Die Einführung mag anfangs herausfordernd sein, aber die Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis, Fehlerreduzierung und Umweltfreundlichkeit sind es definitiv wert.

Bildnachweis: SFIO CRACHO/stock.adobe.com

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