Raport zrównoważonego rozwoju, choć często utożsamiany jako główny element ESG, jest tylko jedną z części prawidłowego wdrożenia komponentów zrównoważonego rozwoju do organizacji. Mimo to, raport jest bardzo istotny i jego prawidłowe skonstruowanie to nie tylko kwestia instrumentalnego wypełnienia obowiązków prawnych, ale również konkretne skutki prawne, finansowe i biznesowe.
Każdy z obszarów wchodzących w skład akronimu ESG jest równowartościowy i w ostatecznym postrzeganiu należy je analizować w sposób spójny i całościowy. Niemniej jednak, na przestrzeni operacyjnej przygotowania raportu częstym zjawiskiem jest podział na oddzielne komponenty. Wynika to równie z faktu, że w praktyce obszarami E, S i G zajmują się oddzielne działy czy osoby.
Poniżej przedstawiamy pytania, dotyczące raportowania komponentu ,,S'' z perspektywy działów HR, zadane przez uczestników szkolenia, które odbyło się 20 czerwca 2024 r. Odpowiedzi udzielił Pan Michał Tutaj - Associate w zespole Employment w kancelarii CMS Cameron McKenna Nabarro Olswang Pośniak i Bejm sp. k.
1. Czy będzie raportowane w czasie pracy - ile było nadgodzin, czy ile godzin pracownicy pracowali?
Nie, takich danych nie trzeba będzie obowiązkowo raportować. Nie są one objęte żadnym ze standardów raportowania w ramach komponentu „S” (w systematyce ESRS tj. Rozporządzenia Delegowanego Komisji (UE) 2023/2772).
Niemniej jednak, jeśli jednostka raportująca uzna, że tego typu informacje mogą być przydatne dla zrozumienia kontekstu swoich działań (np. powodów wyznaczenia średniookresowego celu jednostki w postaci obniżenia o pewien odsetek liczby godzin nadliczbowych przypadających na pracownika), to informacja o liczbie godzin nadliczbowych może zostać umieszczona w adekwatnym formacie (np. per pracownik, łącznie dla wszystkich pracowników).
2. Czy osoby zatrudnione z agencji też są pracownikami własnymi?
Co do zasady tak. Kategoria „pracowników własnych” używana w ESRS obejmuje – choć może to być trochę mylące z polskiej perspektywy - zarówno „pracowników” jak i „osoby niebędące pracownikami”. W tej drugiej grupie znajdują się zarówno osoby związane umowami dotyczącymi świadczenia pracy („osoby samozatrudnione”), a także osoby zapewnione przez jednostki prowadzące głównie „działalność związaną z zatrudnieniem” (kod NACE N78). Agencja pracy tymczasowej dostarczająca pracowników zasadniczo powinna być podmiotem prowadzącym głównie działalność związaną z zatrudnieniem, a zatem pracownicy dostarczeni powinni podpadać pod kategorię „pracowników własnych”.
Powyższe potwierdza przykład wskazany w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Delegowanego Komisji (UE) 2023/2772 (ESRS S1, AR 62). Podaje się tam, że przykładami osób zatrudnionych przez osobę trzecią prowadzącą „działalność związaną z zatrudnieniem”, które wykonują pracę pod kierownictwem jednostki raportującej są: osoby, które wykonują tę samą pracę co pracownicy, takie jak osoby, które zastępują pracowników czasowo nieobecnych (z powodu choroby, urlopu, urlopu rodzicielskiego lub ze względów rodzinnych itp.); osoby, które wykonują stałą pracę w tej samej lokalizacji, co pracownicy; oraz pracownicy oddelegowani tymczasowo z innego państwa członkowskiego do pracy na rzecz jednostki („pracownicy delegowani”). Pracownicy z agencji pracy tymczasowej wydają się pasować do niektórych z tych przykładów.
Pewnym problemem może być sytuacja, w której pracownicy dostarczani są przez podmiot, co do którego trudno powiedzieć, czy prowadzi głównie działalność związaną z zatrudnieniem (kod NACE N78). W takim wypadku jest możliwe, że takie osoby będą stanowiły pracowników w łańcuchach wartości, a tym samym ich sytuacja będzie raportowana wedle innego standardu (tj. ESRS S2).
3. Jak ustalić wskaźnik równowagi praca - życie prywatne?
Kwestii tej dotyczy standard ESRS S1-15 (Wskaźniki równowagi między życiem zawodowym a prywatnym). Nakazuje on ujawniać zakres, w jakim pracownicy właśni: i) są uprawnieni do urlopów rodzinnych i ii) z tych urlopów korzystają. Zatem to kwestia urlopów rodzinnych jest przede wszystkim wykorzystywana do raportowania tego standardu, choć nie stoi to na przeszkodzie wyjaśnienia jakie inne środki są zapewniane dla zapewnienia work-life balance w miejscu pracy.
Wyjaśnienia zatem wymaga kwestia tego, kto jest pracownikiem uprawnionym, kto jest pracownikiem korzystającym z urlopu rodzinnego i czym są urlopy rodzinne.
Urlop rodzinny
Urlop ze względów rodzinnych obejmuje urlop macierzyński, urlop ojcowski, urlop rodzicielski lub ze względów rodzinnych i urlop opiekuńczy, które są dostępne na podstawie prawa krajowego lub układów zbiorowych. Można zatem na potrzeby raportowania odwołać się do pojęć z kodeksu pracy, bo ten reguluje wprost każdy z tych urlopów. Urlop opiekuńczy jest ujęty w art. 1731-1733 a pozostałe ww. urlopy w dziale ósmym kodeksu pracy.
Pracownicy uprawnieni
Za pracowników uprawnionych do urlopu rozumie się te osoby, które mają do nich prawo na mocy przepisów powszechnie obowiązujących, wewnętrznych polityk czy regulaminów, układów zbiorowych pracy, ale też indywidualnych umów. Tym samym wydaje się, że za osoby uprawnione można uznać wszystkie osoby zatrudnione na umowach o pracę (prawo do urlopów rodzinnych wynika z przepisów).
Jeśli w podmiocie raportującym zatrudnia się wyłącznie polskich pracowników (na umowach o pracę) wystarczające będzie potwierdzenie, że wszyscy z nich są uprawnieni do urlopów rodzinnych na mocy przepisów prawa.
Problemów od strony raportowania nie powinni też stanowić pracownicy właśni, którzy nie informują o swoim uprawnieniu i podmiot raportujący o tym nie wie. Europejski standard raportowania wprost wskazuje, że na potrzeby tego zagadnienia tacy pracownicy nie uchodzą za „pracowników uprawnionych”.
Pracownicy korzystający z urlopów
Natomiast przy określaniu odsetka pracowników, którzy z tych uprawnień korzystają, trzeba zaprezentować dane z podziałem na płeć. Wydaje się, że na chwilę obecną jest nierozstrzygnięte to, czy sprawozdawczość musi być dokonywana osobno dla każdego z rodzajów urlopu (np. urlop rodzicielski – korzystało 90% uprawnionych kobiet i 25% uprawnionych mężczyzn, urlop ojcowski – 80% uprawnionych mężczyzn), czy zbiorczo dla wszystkich (np. z urlopów rodzinnych korzystało 90% kobiet i 45% mężczyzn). Uważam jednak, że za przyjęciem pierwszego z tych podejść przemawia konieczność zapewnienia odpowiedniej jakości informacji (m.in. zasady zrozumiałości i przydatności prezentowanych informacji).
Na zakończenie warto też wspomnieć, że jednostki raportujące będą mogły pominąć informacje określone w ESRS S1-15 w pierwszym roku sporządzania oświadczenia dotyczącego zrównoważonego rozwoju.
4. Jakie działy się tym będą zajmować całościowo? Compliance czy może zależy to od organizacji?
To zależy od danej jednostki, a zwłaszcza od sposobu organizacji oraz zakresu obowiązków działów compliance. W praktyce można się spotkać z działami compliance zarówno o szerokich jak i mocno zawężonych kompetencjach. Dlatego nie da się odpowiedzieć na to pytanie uniwersalnie dla każdego.
Na pewno jednak udział działu compliance będzie istotny, choćby dlatego, że w ramach raportowania komponentu „S” konieczne jest zgłaszanie liczby incydentów związanych z pracą (w tym dyskryminacją), co wynika ze standardu ESRS S1-17, czy ujawnienie polityk wewnętrznych (np. związanych z prawami człowieka czy standardami postępowania), co wynika ze standardu ESRS S1-1. Obszary takie są zazwyczaj w sferze odpowiedzialności działu compliance.
5. Jak traktować członków zarządów na umowach o świadczenie usług?
Członkowie zarządów na umowach o świadczenie usług będą stanowić „pracowników własnych” w ramach podkategorii „osób niebędących pracownikami”. Nie są oni bowiem pracownikami w rozumieniu pracowników i dlatego w świetle definicji używanych w ESRS nie stanowią „pracowników”. Świadczą natomiast swoje usługi na podstawie umowy o świadczenie usług, co w świetle standardów raportowania można traktować jako „związanie umową dotyczącą świadczenia pracy”. Nie będzie miało przy tym znaczenia czy usługi te będą świadczyć w ramach działalności gospodarczej, czy nie.
Jako tacy, wydaje się, że powinni oni być raportowani w ramach standardu ESRS S1-7 Charakterystyka osób niebędących pracownikami stanowiących własnych pracowników jednostki.
6. Czy umowa zlecenia ze stawką godzinową, a brak godzin pracy w danym miesiącu, nie będzie umową w ramach 0 godzin?
Czy umowa zlecenia, która nie gwarantuje wynagrodzenia, jeżeli zleceniobiorca nie wypracuje godzin, nie będzie się kwalifikować jako umowa zero-hour contract?
Faktycznie tego typu umowy mogą być umowami bez gwarancji godzin pracy.
W Rozporządzeniu Delegowanym Komisji (UE) 2023/2772 (ESRS S1, AR 56) znajduje się wyjaśnienie tej materii. Zgodnie z nim za pracowników, którym nie gwarantuje się godzin pracy, uważa się tych, którzy są zatrudnieni przez jednostkę bez gwarancji minimalnej lub stałej liczby godzin pracy. W rezultacie konieczne może być podjęcie pracy przez daną osobę w zależności od potrzeb, ale jednostka raportująca nie jest umownie zobowiązana do zaoferowania minimalnej lub stałej liczby godzin pracy na dzień, tydzień lub miesiąc. W zakres tej kategorii wchodzą zatem często pracownicy prac dorywczych, pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy zerogodzinowej i pracownicy na wezwanie.
Zwracam jednak uwagę, że brak gwarancji godzin dotyczyć w Polsce może jedynie osób, które są zatrudnione na umowach cywilnoprawnych, a wymóg sprawozdawczości (ESRS S1-6) tego typu umów dotyczy tylko pracowników (czyli już nie pracowników własnych niebędących pracownikami). W wypadku umowy o pracę zasadniczo nie jest możliwe korzystanie z formy takiej „zerogodzinowej” umowy (nawet przy pracy nakładczej z uwagi na wymóg zapewnienia pracy na co najmniej 50% wynagrodzenia minimalnego).
7. Czy przy adekwatności płac wystarczy posiłkować się danymi GUS?
Tak, wydaje się, że zasadniczo posiłkowanie się w odniesieniu do Polski danymi Głównego Urzędu Statystycznego przy obliczaniu odpowiednich wskaźników powinno wystarczyć. Wprawdzie w Rozporządzeniu Delegowanym Komisji (UE) 2023/2772 (ESRS S1, AR 74) jest odwołanie do europejskiego badania aktywności ekonomicznej, ale sposób w jaki to jest ujęte sugeruje, że korzystanie z tych danych to jedynie możliwość a nie przymus. Poza tym GUS uczestniczy w tym europejskim badaniu siły roboczej w ramach własnego Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności.
Niemniej jednak, jeśli jednostka raportująca powołuje się na jakiegoś typu dane statystyczne, to dobrze by wyjaśniła swoją metodologię w informacji kontekstowej.
8. Rozmowa ewaluacyjna nie jest obowiązkowa, też w formie - jak to mierzyć?
Sprawę trochę doprecyzowują zaproponowane wytyczne. Standard ESRS S1-13 wskazuje, że objęte raportowaniem będą przeglądy wyników i rozwoju kariery; informacje te trzeba będzie podać w podziale na płeć.
Wyjaśnia się następnie, że za taki przegląd wyników można uznać spotkania dotyczące regularnej oceny pracy danego pracownika. Takie oceny muszą być oparte na kryteriach znanych pracownikowi i jego przełożonemu oraz muszą mieć miejsce co najmniej raz w roku. Pracownik o takiej ocenie powinien wiedzieć, więc powinna mu być dostarczona informacja zwrotna po dokonaniu ewaluacji jego pracy.
Ocena może obejmować ocenę dokonaną przez bezpośredniego przełożonego pracownika, współpracowników lub szersze grono pracowników. W ocenie może także uczestniczyć dział kadr czy personalny.
Niemniej, nawet jeśli uwzględnić powyższe kryteria, jednostka raportująca ma nadal dużo swobody w formie spotkań ewaluacyjnych. Stąd może ona wyjaśnić w informacji kontekstowej, jaką metodologię przyjęła dla określenia, które spotkania traktuje jako dotyczące przeglądu wyników i rozwoju kariery.
9. Co z wymogami, dla których firma nie będzie mieć danych, np. liczba godzin szkoleń? Wiele firm takich danych nie zbiera.
Jednostki, które określonych danych (np. co do liczby szkoleń) nie zbierają, a będą zobowiązane je raportować, niestety będą musiały wykonać dodatkowy wysiłek i wprowadzić procedury zbierania potrzebnych informacji.
Przykładowo w wypadku szkoleń, jeśli skrupulatnie prowadzi się ewidencję czasu pracy i inaczej zaznacza się w niej czas szkoleń od czasu pracy, to wystarczyłoby polecić działowi płacowemu, by przygotowywał cykliczne zestawienia godzin szkoleń. Jeśli w ewidencji się tego nie ujmuje w ten sposób, to należałoby najpierw odpowiednio poinstruować osoby odpowiedzialne za ewidencjonowanie czasu pracy (a więc czasami samych pracowników), by odróżniały w dokumentacji czas szkoleń od czasu pracy.
Z tego względu istotne jest by w ramach przygotowywania organizacji do raportowania ESG zastanowić się nad przepływem informacji w organizacji, zakresie zbieranych (i brakujących) danych, osobach odpowiedzialnych za statystykę w określonym obszarze, etc. Pozwoli to uniknąć sytuacji, gdy jednostce będzie trudno wywiązać się z obowiązku raportowego z uwagi na brakujące dane.
10. Czy szkolenia w podziale na kategorie pracowników są fakultatywne?
Tak, zgodnie ze standardem ESRS S1-13 prezentowanie danych w podziale na kategorie jest fakultatywne. Konieczny jest natomiast podział wedle płci pracownika.
Dla wyjaśnienia, podział na kategorie może być podziałem według szczebli (np. kadra kierownicza najwyższego szczebla, kadra kierownicza średniego szczebla) lub według funkcji (np. pracownicy techniczni, administracyjni, produkcyjni).