Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada obowiązek wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa. W ramach procedury należy określić kanał zgłaszania naruszeń, czyli miejsce, poprzez które sygnalista będzie mógł przekazać informację o naruszeniu prawa. Przepisy nie determinują jaką formę powinien mieć kanał. Może być ustny lub pisemny. Który z nich będzie najlepszy?
W art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów wskazano, że zgłoszenia wewnętrznego można dokonać co najmniej ustnie lub pisemnie. Zgłoszenia ustnego można dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Natomiast zgłoszenie pisemne może przyjąć formę papierową lub elektroniczną. Do kadry zarządzającej należy decyzja, który z kanałów będzie lepiej pasował do organizacji. Pod uwagę warto wziąć stan zatrudnienia, dodatkowe obowiązki związane z ochroną danych osobowych oraz liczebność jednostki organizacyjnej wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń. Ponadto projektując proces należy mieć na względzie fakt, że pracodawca odpowiada za zapewnienie poufności zgłoszeń, a dostęp do nich mogą mieć jedynie osoby upoważnione. Kanał zgłoszeń będzie miał wpływ na poziom bezpieczeństwa. Do tego dochodzi kwestia rozpatrywania zgłoszeń. Ustawodawca dopuścił przyjmowanie zgłoszeń anonimowo oraz jawnie.
Zalety i wady ustnych oraz pisemnych kanałów zgłoszeń
Zgłoszeń ustnych można dokonać nawet podczas spotkania "face to face" sygnalisty z osobą odpowiedzialną do przyjmowania zgłoszeń w organizacji. Dopuszcza się również dokonanie zgłoszenia poprzez komunikaty internetowe. Z perspektywy sygnalisty, który ma do dokonania wielowątkowe zgłoszenie, a jego opisywanie tekstowe generowałoby dużo czasu, na pewno takie rozwiązanie byłoby optymalne. Niemniej podczas takiego nagrania udostępniania jest fonia i wizja, co pozwala na rozpoznanie osoby sygnalisty. Eksperci raczej rekomendują przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, ponieważ pozwalają na zachowanie transparentności i obiektywności zespołu wyznaczonego do rozpatrywania zgłoszenia. Zapewnienie anonimowości nie jest niemożliwe w przypadku tego typu komunikatorów, ale z pewnością stanowiłoby dodatkowe utrudnienie.
Łatwiej jest wprowadzić pisemny formularz zgłoszeń, zarówno ten papierowy jak i elektroniczny. W zależności od branży czy profilu działalności danego przedsiębiorstwa, któryś z ww. formularzy znajdzie lepsze zastosowanie. W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, w których pracownicy nie dysponują dostępem do komputera w miejscu pracy, lepiej będzie udostępnić formularze papierowe przy jednoczesnym przeszkoleniu pracowników i poinformowaniu o celu istnienia procedur ochrony sygnalistów. W takim wypadku wystarczy udostępnić skrzynkę na listy w zakładzie pracy, a sygnalista będzie mógł wrzucić do niej wypełniony formularz. Toczą się dyskusje nt. monitoringu, który może obejmować widok na skrzynkę. Zespół, bądź komórka wyznaczona do obsługi zgłoszeń czy przeprowadzania postępowań wyjaśniających, nie może znać tożsamości sygnalisty, jeżeli procedura zakłada przyjmowanie tego typu zgłoszeń. Te osoby co do zasady będą miały ograniczony dostęp do nagrań z monitoringu. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się również na zakładanie skrzynek mailowych, niemniej polega się wtedy na bezpieczeństwie dostawcy poczty elektronicznej. Ostatnie lata pokazały jak łatwo jest paść ofiarą włamania i kradzieży danych. Ryzyko jest wysokie, a na takiej skrzynce znajdywałyby się potencjalne naruszenia prawa w organizacji. W interesie organu zarządzającego nie powinno być umieszczanie ich w miejscu, do którego mogą dostać się osoby niepożądane. Warto rozważyć zgłoszenia pisemne, ale w formie elektronicznej, w dedykowanym do tego miejscu, np. stronie internetowej czy aplikacji, które gwarantują bezpieczeństwo i szyfrowanie danych. Dzięki temu można mieć pewność, że zgłoszenia będą dostępne tylko dla osób do tego wyznaczonych.
| Zgłoszenie ustne | Zgłoszenie pisemne |
| Telefoniczne lub przy użyciu innego systemu komunikacji głosowej | Papierowe |
| Podczas bezpośredniego spotkania | Elektronicznie |
Więcej zob. M. Szczytko-Sołtysiak, Organizacja procesu zgłaszania naruszeń zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, LEX/el. 2024.
Na jakim etapie najwyższe kierownictwo powinno poznać tożsamość sygnalisty?
Z zaprojektowaniem kanału zgłoszeń związana jest decyzja co anonimowości zgłoszeń. Ustawodawca zapewnił dowolność w tym zakresie - dopuszcza przyjmowanie zgłoszeń jawnie i anonimowo. Niezależnie od decyzji w tym zakresie, może okazać się, że poznanie tożsamości sygnalisty będzie konieczne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w organizacji.
Z przepisów wprost wynika obowiązek wyznaczenia konkretnej osoby lub jednostki organizacyjnej do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Zatem niekoniecznie najwyższe kierownictwo powinno ją znać, nawet jak kanał zgłoszeń będzie nieanonimowy. Wyjątkowe przypadki, w których dane osobowe sygnalisty będą udostępnione najwyższemu kierownictwu, powinna określać procedura (zob. M. Oleander, Czy, a jeśli tak, to na jakim etapie - najwyższe kierownictwo powinno poznać tożsamość sygnalisty?, LEX/el. 2024).
Julia Magulska
Product Manager LEX
Dział Zarządzania Produktami
