Pierwotne wdrożenie e-doręczeń w poszczególnych grupach podmiotów – zarówno publicznych, jak i prywatnych – miało mieć miejsce do końca 2023 r. Jednak ze względu na niegotowość systemu informatycznego, prawodawca zdecydował się na przesunięcie terminu głównego i terminów szczególnych dla wdrożenia e-doręczeń. Przedsiębiorcy – osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze oraz osoby zarządzające i właściciele spółek - nadal szukają informacji o tym, czy e-doręczenia także ich dotyczą, od kiedy będą zobowiązani do ich stosowania i jak je wdrożyć? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz poniżej.
Czym są e-doręczenia dla firm?
Jest to usługa cyfrowa, która zastąpi tradycyjnie listy polecone będące korespondencją pomiędzy przedsiębiorcą a podmiotem publicznym (urzędem). Mowa tu więc o elektronicznym odpowiedniku listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, który jest bezpieczny, wygodny i usprawni oficjalną komunikację z urzędami.
Od kiedy firmy są zobowiązane do stosowania e-doręczeń?
Harmonogram wdrażania e-doręczeń dla przedsiębiorców jest kilkuetapowy i zależy od tego kiedy działalność była założona lub zmodyfikowana i w jakim rejestrze (CEIDG czy KRS).
E-doręczenia powinny być wdrożone:
- od 1 października 2024 r. w podmiotach niepublicznych rejestrujących się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 października 2024 r. (czyli wniosek o wpis do KRS od tego dnia będzie także zawierał w sobie wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń);
- od 1 stycznia 2025 r. w podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 1 października 2024 r.;
- od 1 stycznia 2025 r. w podmiotach niepublicznych składających wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
- od 1 lipca 2025 r. w podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.;
- do 1 października 2026 r. w podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
W większości przypadków znaczenie będzie miał dzień, kiedy dokonano wpisu adresu do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).
Od czego zacząć wdrażanie e-doręczeń w firmie? Jak założyć skrzynkę e-doręczeń?
- Ustal w jakiej grupie podmiotów wskazanych w powyższym harmonogramie się znajdujesz.
- Złóż wniosek online o utworzenie adresu do e-doręczeń na stronie www.biznes.gov.pl, jeśli zakładasz adres u prywatnego dostawcy, musisz także złożyć wniosek o dodanie adresu do BAE.
- Urząd sprawdzi Twój wniosek pod kątem tego czy jest kompletny i prawidłowy, może Cię wezwać do uzupełnienia braków formalnych w ciągu 7 dni.
- Minister Cyfryzacji stworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, a Ty otrzymasz maila na podany w swoim wniosku adres mailowy (nie jest to adres do e-doręczeń) z instrukcją jak aktywować adres do e-doręczeń.
- Aktywuj skrzynkę i adres do e-doręczeń.
- Minister Cyfryzacji wpisze Twój adres do e-doręczeń do bazy BAE, o czym zostaniesz powiadomiony mailowo na skrzynkę e-doręczeń.
- Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do KRS musisz wyznaczyć także administratora skrzynki, jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanych do CEIDG możesz zarządzać skrzynką sam lub wyznaczyć administratora.
Założenie i korzystanie ze skrzynki e-doręczeń jest bezpłatne. Jeśli wyznaczyłeś pełnomocnika (niebędącego członkiem rodziny), jesteś zobowiązany do dokonania opłaty skarbowej za udzielone pełnomocnictwo.
Alicja Plichta
