Pojawienie się e-podpisu wprowadziło rewolucję w zakresie podpisywania dokumentów. Czym jest e-podpis i dlaczego warto go wdrożyć w firmie?
E-podpis to elektroniczna forma potwierdzenia tożsamości osoby, która składa go na dokumentach. Służy do potwierdzania i akceptowania ich treści. Użycie e-podpisu pozwala zaoszczędzić czas, koszty i ułatwić wiele procesów w firmie. Jedną z jego form – najwyższą – jest podpis kwalifikowany, który jest równoważny z podpisem własnoręcznym.
E-podpisy są powszechnie wykorzystywane w różnych dziedzinach, takich jak np. handel elektroniczny, bankowość internetowa, administracja publiczna czy dokumentacja HR w firmach. Ich wykorzystanie zwiększa wygodę i bezpieczeństwo procesów elektronicznych oraz przyspiesza czas realizacji transakcji, eliminując konieczność korzystania z papierowej dokumentacji. To jednak nie wszystkie korzyści, jakie niesie ze sobą podpis elektroniczny dla firm.
Dlaczego warto przejść na elektroniczne podpisywanie dokumentów? Oto 10 powodów:
- Proste i szybkie podpisywanie dokumentów, nawet w 1 minutę: tradycyjne podpisywanie dokumentów papierowych zajmuje wiele czasu, wymaga fizycznej obecności osób podpisujących lub wymiany papierowej korespondencji (np. kurierem, pocztą). Podpis elektroniczny umożliwia podpisanie dokumentu online, w zaledwie kilka chwil, niezależnie od naszej lokalizacji.
- Możliwość podpisywania umów o każdej porze i z dowolnego miejsca na świecie: dzięki e-podpisowi nie trzeba martwić się o ograniczenia czasowe i geograficzne. Można zawrzeć umowę z klientem, partnerem lub pracownikiem w dogodnym czasie i miejscu, bez konieczności osobistego stawiennictwa – całkowicie zdalnie.
- Szybki dostęp do dokumentów, brak konieczności archiwizacji dokumentów papierowych: podpis elektroniczny eliminuje potrzebę przechowywania dokumentów papierowych. Wszystkie umowy i dokumenty podpisane w ten sposób są dostępne w formie elektronicznej, co ułatwia zarządzanie nimi i zapewnia szybki dostęp do potrzebnych informacji.
- Możliwość sprawdzenia statusu podpisania i autentyczności podpisu: dzięki e-podpisowi można śledzić status podpisania dokumentów oraz sprawdzić autentyczność podpisu.
- Oszczędności: papier, materiały biurowe, kurier, poczta: przejście na elektroniczne podpisywanie dokumentów przynosi liczne oszczędności dla firm. Eliminacja konieczności skanowania, drukowania, wysyłki kurierem lub pocztą przyczynia się do obniżenia kosztów związanych z materiałami biurowymi i pracą administracyjną.
- Kontrola nad dokumentami, danymi i dostępem do nich: bezpieczny podpis elektroniczny pozwala kontrolować, kto ma możliwość podpisywania dokumentów.
- Wizerunek nowoczesnej, innowacyjnej i ekologicznej firmy: wdrożenie e-podpisu pozwala kreować obraz nowoczesnej, innowacyjnej i ekologicznie odpowiedzialnej organizacji. Korzystanie z zaawansowanych technologii, takich jak e-podpis, świadczy o tym, że firma jest gotowa na wyzwania cyfrowego świata i jednocześnie troszczy się o środowisko, eliminując m.in. zużycie papieru.
- Przyspieszenie konwersji sprzedaży poprzez szybsze zawarcie umowy: tradycyjne procesy podpisywania umów mogą opóźniać proces sprzedaży. Z e-podpisem można szybko finalizować umowy, co przyspiesza konwersję sprzedaży i pozwala na szybsze zamykanie transakcji. Szczególne znaczenie ma to dla firm, które dokonują międzynarodowych transakcji i mają partnerów w różnych częściach świata. Dzięki temu rozwiązaniu strony umowy oddalone o siebie tysiące kilometrów mogą podpisać dokument natychmiast, na każdym urządzeniu.
- Szybsze zatrudnianie nowych pracowników: korzystając z elektronicznego podpisywania dokumentów, można bezproblemowo podpisywać wszystkie dokumenty kadrowe w firmie, w tym także zawierać umowy o pracę z nowymi pracownikami. Oznacza to szybsze rekrutowanie, prowadzenie spraw kadrowych i elastyczne dostosowywanie się do zmieniającej się sytuacji na rynku pracy.
- Możliwość szybkiego przejścia na nową formę podpisu: obecnie uzyskanie podpisu elektronicznego, w tym kwalifikowanego, możliwe jest online, nawet w kilka minut, za pomocą zdalnych metod weryfikacji tożsamości dostępnych na platformie SIGNIUS Professional. Wdrożenie platformy jest bardzo szybkie, a jej obsługa intuicyjna.
Autorem artykułu jest SIGNIUS – partner platformy LEX Hub
