Nowe PZP określa jednak wyjątki od stosowania tych środków w postępowaniach. Przykładem takiego wyjątku jest sytuacja, gdy z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji.
Forma elektroniczna a postać elektroniczna
Wartość zamówienia determinuje formę komunikacji uczestników postępowania. Zgodnie z intencją ustawodawcy, w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę czy wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Natomiast, w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę czy wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Wykonawca musi znać zasady komunikacji z zamawiającym
Aby nie doszło do dyskryminacji wykonawców, zamawiający ma obowiązek określenia na początku postępowania sposobu, w jaki będzie komunikował się z wykonawcami. W tym celu, zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie, informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.
Problemy z elektronizacją w praktyce
Elektronizacja postępowań unijnych pokazała najbardziej problematyczne kwestie tego procesu, których, jak można przypuszczać, należy spodziewać się także w postępowaniach krajowych. Przykładami takich problemów są:
- dopuszczalność złożenia skanu oferty,
- jaka powinna być forma pełnomocnictwa w postępowaniu elektronicznym,
- co zrobić w sytuacji, gdy nie można otworzyć zaszyfrowanej oferty,
- jaki format plików jest dopuszczalny dla przesyłanych ofert,
- co zrobić, gdy oferta jest podwójnie zaszyfrowana,
- kiedy możemy uznać, że certyfikat, na którym opiera się podpis elektroniczny, jest certyfikatem kwalifikowanym.
