Wśród takich narzędzi znalazły się m.in. programy do monitoringu poczty czy rozmów telefonicznych, aplikacje umożliwiające śledzenie aktywności pracowników w internecie podczas godzin pracy, jak również te śledzące ilość kliknięć czy też lokalizację pracownika w danym momencie (GPS). Wydawać by się mogło, że granicą monitorowania jest jedynie granica wyobraźni pracodawcy, jego zasobów finansowych i dostępność odpowiednich narzędzi na rynku.
- Czy cel uświęca środki?
- Czy pracodawca może dowolnie korzystać z dostępnych na rynku narzędzi monitorujących i wykorzystywać je bez ograniczeń?
- Gdzie kończy się kontrolowanie tego, co robi pracownik w czasie pracy, a zaczyna ochrona jego prywatności?
Prawnicy, specjaliści od ochrony danych osobowych i prawa pracy ciągle zadają sobie te pytania. Przepisy prawa nie zawsze dają jasne informacje co do tego, jaki może być zakres zastosowania monitoringu i sposoby jego wykorzystania oraz jakie mogą być działania następcze wynikające ze stosowania monitoringu. Dlatego każdy pracodawca jako administrator danych musi poważnie pochylić się nad tym tematem rozważając wdrożenie monitoringu w swojej organizacji.
Warto także pamiętać, że wprowadzenie monitoringu powinno być poprzedzone oceną skutków dla ochrony danych, ponieważ może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W całości procesów związanych z planowaniem wdrożenia, wdrożeniem oraz funkcjonowaniem monitoringu w różnych jego formach powinien uczestniczyć inspektor ochrony danych osobowych.
E-book skierowany jest w szczególności do:
- inspektorów ochrony danych osobowych,
- administratorów danych i podmiotów przetwarzających,
- pracowników działów kadr, IT i administracji, którzy na co dzień uczestniczą w procesie organizacji monitoringu pracowników,
- osób, które są objęte monitoringiem w miejscu pracy i podczas pracy zdalnej.
Nie zwlekaj, zamów już teraz bezpłatnego e-booka pt. "Nowoczesne formy monitoringu pracowników a RODO – wskazówki, wytyczne, wzory".
W naszym e-booku zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje związane z ochroną danych osobowych przy wdrażaniu i stosowaniu monitoringu w miejscu pracy. Z e-booka dowiesz się:
- jakie są obecnie najczęstsze formy monitoringu pracowników,
- jakie są granice stosowania monitoringu – prawne i faktyczne,
- jak należy poprawnie wdrażać w zakładzie pracy monitoring i właściwie o nim informować,
- jakie ryzyka niesie ze sobą stosowanie różnych form monitoringu pracowników w kontekście ochrony danych osobowych,
- jak długo można przechowywać dane z monitoringu.
WAŻNE! Do e-booka dołączyliśmy także kilka wzorów dokumentów, które przydadzą się w procesie wdrażania monitoringu w organizacji:
- informacja o wdrożeniu monitoringu poczty elektronicznej;
- informacja o stosowaniu monitoringu wizyjnego;
- upoważnienie do przetwarzania danych dla pracownika mającego dostęp do monitoringu poczty elektronicznej.
Bądź krok przed innymi – pobierz e-booka i poznaj nowoczesne formy monitoringu pracowników!
Według art. 223 § 2 k.p. monitorowanie poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracowników. Jednakże w samej praktyce oznacza to, że podczas kontroli w przypadku natrafienia przez pracodawcę na jakąkolwiek wiadomość wysłaną lub otrzymaną przez pracownika o charakterze prywatnym, pracodawca nie będzie mógł jej w całości przeczytać. Takie stwierdzenie pojawiło się już w uzasadnieniu do przepisów sektorowych, jest ono jednak dość nieprecyzyjne i zapewne w przyszłości będzie powodować wiele dyskusji.
Kwestia naruszenia ochrony prywatności oraz tajemnicy korespondencji jest dużym problemem. Pracodawca powinien mieć możliwość weryfikowania jedynie poczty służbowej. Pojawia się pytanie, jak na skrzynce służbowej odróżnić charakter konkretnej korespondencji. Praktyka pokazuje, że pracodawca pozwala w sporadycznych sytuacjach wykorzystywać służbowego maila w celach prywatnych, lecz powinien zostać on w sposób specjalny oznaczony jako treść prywatna. Oczywiście nie można tutaj stwierdzić, czy nie będzie to wykorzystywane przeciwko pracodawcy.
Ustawodawca nie zastrzegł w tym akcie prawnym, że nienaruszalność tajemnicy korespondencji dotyczyć będzie tylko przypadków, gdy pracodawca wyraził wcześniej przyzwolenie na korzystanie przez pracownika ze sprzętu służbowego. Oznacza to, że nie ma tu znaczenia zgoda lub jej brak na korzystanie ze sprzętu pracodawcy.
Analizując przesłanki monitoringu poczty elektronicznej, które zostały wskazane przez ustawodawcę w art. 223 § 1 k.p., warto zauważyć pojawienie się słowa „oraz”. Oznacza to, że oba cele muszą zostać zrealizowane razem.
Niniejsze przesłanki nie zawsze występują łącznie. Może bowiem pojawić się sytuacja, w której pracownik wykorzysta komputer służbowy w sposób niezwiązany bezpośrednio z pracą, ale zrobi to, wykorzystując prawidłowo czas pracy, np. podczas przerwy na lunch. Niewątpliwie konieczność wystąpienia obu przesłanek łącznie chroni pracownika przed nadmierną kontrolą ze strony pracodawcy, jednak z drugiej strony może powodować ze strony pracowników szereg malwersacji. jednak z drugiej strony może powodować ze strony pracowników szereg malwersacji.
Pracownik, wobec którego prowadzony jest monitoring poczty, powinien zostać o tym poinformowany w regulaminie pracy lub też w inny przyjęty u pracodawcy sposób. Informacja ta powinna być przedstawiona pracownikowi przed przystąpieniem do pracy. Do prowadzenia monitoringu poczty elektronicznej często są wykorzystywane określone systemy
Chcesz wiedzieć więcej? Pobierz ebooka !
Skorzystaj ze wskazówek z zakresu monitoringu pracowników!
Autorzy
Poznaj LEX Ochrona Danych Osobowych
LEX Ochrona Danych Osobowych to serwis prawny, który pomoże Ci wdrożyć i należycie stosować przepisy RODO oraz innych aktów (w tym sektorowych), które dotyczą ochrony danych osobowych. Z LEX ODO przeprowadzisz także kompleksową analizę ryzyka.