Kontrola zarządcza w podmiotach leczniczych

Podmioty lecznicze należące do jednostek sektora finansów publicznych podlegają obowiązkowi prowadzenia kontroli zarządczej. Kontrola zarządcza to system zarządzania organizacją. Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o finansach publicznych jest to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Jakie podmioty lecznicze podlegają kontroli zarządczej?

Podmioty lecznicze należące do sektora finansów publicznych, czyli samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, które są dominującą formą prowadzenia szpitali, oraz jednostki budżetowe są zobowiązane do realizowania obowiązku kontroli zarządczej. Często pojawiają się wątpliwości, czy podmioty lecznicze będące spółkami z udziałem JST również podlegają obowiązkowi kontroli zarządczej. Zgodnie z brzmieniem ustawy o finansach publicznych podmioty lecznicze działające w formie instytutów badawczych oraz spółek prawa handlowego są wyłączone z sektora finansów publicznych na podstawie art. 9 ustawy o finansach publicznych. Nie ma jednak przeciwwskazań, żeby posiłkowały się standardami kontroli zarządczej określonymi w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, jako wytycznymi w zakresie zarządzania organizacją.

Czym jest kontrola zarządcza w praktyce?

Wprowadzenie do instytucji publicznych obowiązku kontroli zarządczej ma związek z koncepcją New Public Management, która w założeniu ma wprowadzić odejście od typowego administrowania jednostką na rzecz zarządzania na wzór modelu korporacyjnego.

Celem kontroli zarządczej w placówkach medycznych jest zapewnienie w szczególności:

1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2. skuteczności i efektywności działania;
3. wiarygodności sprawozdań;
4. ochrony zasobów;
5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6. efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7. zarządzania ryzykiem.

Jakie obszary obejmuje kontrola zarządcza?

Kontrola zarządcza jest systemem zarządzania, który koncentruje się na 5 obszarach:

1. Środowisko wewnętrzne

   Środowisko wewnętrzne, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, łączy w sobie takie elementy jak: przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna i delegowanie uprawnień. Środowisko wewnętrzne, które jest właściwie skonstruowane względem potrzeb i celów organizacji, jest filarem kontroli zarządczej. Konstrukcja środowiska wewnętrznego, czyli organizacja podmiotu leczniczego powinna uwzględniać cele i zadania podmiotu, aby maksymalizować możliwość ich wykonania.
   
   

2. Cele i zarządzanie ryzykiem

   Wszystkie standardy kontroli zarządczej są w pełni istotne dla zbudowania skutecznego systemu, ale uznaje się, że kwestia określenia celów i zabezpieczenia zidentyfikowanych zagrożeń jest kwestią, bez której system kontroli zarządczej nie może istnieć. Trudno również byłoby zarządzać organizacją, w której nie sprecyzowano kierunku działania i rozwoju. Realizacja ustanowionych celów i zadań zawsze obciążona jest niepewnością, czyli ryzykiem, którym powinniśmy zarządzić w celu wykonania zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
   
   

3. Mechanizmy kontrolne

   Elementem systemu, który ma być odpowiedzią na różnego rodzaju zidentyfikowane zagrożenia (ryzyka), są mechanizmy kontrolne. Wskazane w załączniku do komunikatu nr 23 w standardzie C mechanizmy kontroli to wdrożone w organizacji wszelkie mechanizmy (dokumenty, procedury, działania) umożliwiające realizację założonych celów i zadań. Podmiot leczniczy, podejmując działania np. na rzecz poprawy jakości i bezpieczeństwa, powinien na etapie planowania, w odpowiedzi na ryzyko planować odpowiednie zabezpieczenia i działania weryfikujące poziom zagrożeń. 
   
   

4. Informacja i komunikacja

   Kwestia komunikacji w organizacji często jest niedoceniana i uważana jedynie za miękką część zarządzania. W praktyce jednak brak komunikacji, spóźnione lub niepełne informacje są przyczynami występowania np. zdarzeń niepożądanych czy też wpływają na negatywny odbiór placówki przez pacjenta. Zadbanie o właściwy przepływ informacji jest podstawą skutecznego realizowania zadań i osiągania zaplanowanych celów.

   Projektując element informacji i komunikacji należy zadbać zarówno o jej aspekt wewnętrzny jak i zewnętrzny oraz pionowy i poziomy w ramach organizacji. 
   
   

5. Monitorowanie i ocena systemu

   Ostatni z bloku standardów kontroli odnosi się do elementu monitorowania poprawności działania systemu. Wytyczne wskazują na konieczność bieżącego monitorowania i oceniania systemu, aby umożliwić szybkie rozwiązywania pojawiających się problemów czy niezgodności. Jest to klasyczne odniesienie do cyklu Deminga (Plan – Do – Check – Act, PDCA) i ciągłego doskonalenia (metodyka kaizen). Takie podejście powinno być również stosowane do pozostałych systemów zarządzania jakością przyjętych w organizacji

Warto zauważyć, że powyższe standardy opierają się na m.in. na takich dokumentach jak "Kontrola wewnętrzna – zintegrowana koncepcja ramowa" oraz "Zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie" – raporty opracowane przez Komitet Organizacji Sponsorujących Komisję Treadway, czyli COSO oraz wytycznych INTOSAI.

Kontrola zarządcza to nie osobny system zarządzania. To jeden z systemów, który powinien być spójny z systemami zarządzania zgodnie z normami ISO, standardami akredytacyjnymi czy wewnętrznym systemem zarządzania jakością i bezpieczeństwem wynikającym z ustawy o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta.

Narzędziem, które wspiera realizację celów określonych w ustawie o finansach publicznych oraz umożliwia przygotowanie rocznego planu działalności jednostki, bieżące monitowanie postępów i ryzyk oraz wykonanie sprawozdania jest ProgMedica.

Ewelina Wójcik
Lead Technology Product Manager
​