Managerski sposób zarządzania organizacją to jeden z efektów transformacji systemu ochrony zdrowia. Kierowanie placówką medyczną to obecnie przejście od modelu, który możemy określić jako administrowanie, do zarządzania, w którym coraz większą rolę odgrywa aspekt jakości w kontekście udzielanych świadczeń oraz innych procesów. Ważnym elementem systemu zarządzania jest zarządzanie ryzykiem. Wyzwaniem jest zbudowanie systemu, który w realny sposób będzie wspierał decyzje zarządcze oraz przeciwdziałał niezgodnościom i problemom.
O ile w zakresie formalnym, zarządzanie ryzykiem funkcjonuje na podstawie przepisów o kontroli zarządczej czy też wynika z innych podstaw jak np. certyfikacja ISO, czy akredytacja, to w zakresie realnego wykorzystania efektów zarządzania ryzykiem jako narzędzia przy podejmowaniu decyzji jest jeszcze wiele do zrobienia. Warto zauważyć, że podejście oparte na ryzyku jest również jednym z kierunków zmian legislacyjnych. Wejście w życie RODO pokazało, że akt prawny to nie tylko jasne wytyczne jak i kiedy postępować, ale to także regulacja wskazująca ramy postępowania. Podjęcie konkretnego działania, dobór mechanizmów i środków zależy od decyzji wyznaczonych osób podejmowanej na podstawie analizy ryzyka. Aby działania te były adekwatne, kluczowe jest przeprowadzenie analizy w sposób właściwy, dający rzeczywisty obraz sytuacji.
Określenie celu zarządzania ryzykiem
Co zatem zrobić, aby wprowadzany lub istniejący system zarządzania ryzykiem przynosił realne korzyści dla kierownictwa? W pierwszej kolejności należy określić cel funkcjonowania systemu. Mimo że wydaje się to oczywiste, część organizacji, która posiada formalny system zarządzania ryzykiem, nie komunikuje we właściwy sposób zasad jego działania. Kierownictwo powinno wskazać jakich informacji i w jakim zakresie oczekuje, co powinno zostać udokumentowane, czy też, w jaki sposób ryzyko powinno być identyfikowane. Nie każde ryzyko jest istotne, a monitorowane powinno być tylko to, co istotne. Warto w ten etap zaangażować wszystkich interesariuszy systemu, a także pracowników różnych szczebli organizacyjnych, którzy mają praktyczną wiedzę o obszarach, w których występuje ryzyko. To kierownictwo podmiotu leczniczego odpowiada za stworzenie adekwatnego systemu zarządzania ryzykiem, ale pożądane jest wsparcie interdyscyplinarnego zespołu. Delegowanie tego zadania już na etapie początkowym np. do działu jakości, może wpłynąć na postrzeganie kwestii ryzyka jako czynności dodatkowych, za które odpowiedzialny jest tylko jeden dział. Należy zadbać o właściwą komunikację oraz o to, aby cały personel czuł, że identyfikacja ryzyka i przeciwdziałanie jego materializacji to sprawa wspólna..
System dopasowany do organizacji
Projektując system, należy przeanalizować kontekst organizacyjny i dojrzałość organizacji tak, aby wprowadzane rozwiązania były „szyte na miarę”. Tylko taki system będzie w realny sposób odpowiadać potrzebom organizacji i dostarczać wartościowe informacje. W początkowej fazie działania, system nie musi być szczególnie rozbudowany i należy skupić się na podstawowych elementach – identyfikacji ryzyka, ocenie jego wpływu na organizację i prawdopodobieństwa wystąpienia oraz zaplanowaniu działań korygujących. Rozszerzanie analizy jest pożądane, ale możliwe wtedy, gdy dobrze funkcjonują podstawy.
Zaangażowanie managerów w proces zarządzania ryzykiem
Analizując różne systemy zarządzania ryzykiem w szpitalach (ujmując te podmioty w sposób ogólny), w systemach, które dobrze funkcjonują widać elementy, które są kluczowe w odniesieniu sukcesu. Jest to przede wszystkim zaangażowanie osób zarządzających podmiotem w stworzenie systemu zarządzania ryzykiem. Określenie w jasny sposób, jakich informacji oczekuje kierownictwo, w jakich interwałach czasowych i jakie są dalsze kroki postępowania. Dla pracowników, którzy podejmują się zgłaszania zidentyfikowanych ryzyk, bardzo istotne jest otrzymanie informacji zwrotnej czy są podejmowane kroki w celu redukcji ryzyka, a jeśli nie to dlaczego. Warto podkreślić z dużym uznaniem, że coraz częściej kierownicy podmiotów leczniczych osobiście angażują się w zarządzanie ryzykiem i w swoich decyzjach uwzględniają wyniki analiz ryzyka np. przy decyzji o zakupie sprzętu medycznego czy modyfikacji istniejących w placówce procedur.
Narzędzia wspomagające proces zarządzania ryzykiem
Skuteczny proces to nie tylko jego część formalna, ale także narzędzia wspierające jego realizację. Tworząc, czy też modyfikując istniejący system, należy zastanowić się nad narzędziami – czy będą to narzędzia tradycyjne, czy lepiej zdecydować się na dedykowany system informatyczny. To drugie rozwiązanie, biorąc pod uwagę cyfryzację wszystkich procesów, ma niewątpliwie wiele zalet. Systemy takie tworzone są najczęściej przez doświadczonych ekspertów, których wiedza jest przekładana na przejęte rozwiązania informatyczne, a co za tym idzie, w łatwy sposób możemy ułożyć proces w organizacji. System wskazuje także dane, jakie powinny być zawarte w rejestrze ryzyka, czy jak powinna wyglądać jego analiza.
Ryzyko prawne też jest istotne
Mówiąc o ryzyku w ochronie zdrowia, często skupiamy się na ryzykach operacyjnych, klinicznych czy też finansowych lub kadrowych. Pewnym ryzykiem „niedocenianym” jest kwestia ryzyka prawnego. Pożądanym jest analizowanie, w jaki sposób nowe regulacje – wprowadzane czy planowane (będące na etapie projektów) wpłyną na funkcjonowanie placówki i jakie konsekwencje wiążą się z ich wejściem w życie. Działanie takie powinno pozwolić na właściwe rozplanowanie okresu dostosowawczego i z pewnym wyprzedzeniem (o ile pozwala na to vacatio legis) zaplanować konkretne działania i koszty. Idealnie byłoby, gdyby nowe rozwiązania mogły być testowane czy symulowane, aby móc sprawdzić proces i zidentyfikować ryzyka. Ilość zmian legislacyjnych jest bardzo duża. W tym aspekcie dobrym rozwiązaniem jest powiązanie systemu informacji prawnej z systemem zarządzania ryzykiem. Często, gdy dochodzi do błędów, okazuje się, że wynikają one z niewiedzy lub z braku czasu na zmianę wewnętrznych procedur. Warto zadbać o to, aby w warstwie komunikacyjnej, informacje o zmianach legislacyjnych były w sposób szybki przekazywane do personelu oraz analizowane w zakresie ryzyka, a informacja ta trafiała niezwłocznie do kierownictwa.
Jakość i efektywność to terminy coraz częściej odnoszące się do zarządzania placówkami ochrony zdrowia. Być może jest to początek transformacji systemu w kierunku Value Based Health Care. Dużo jest jeszcze do zrobienia, ale takie kroki jak realne zarządzanie ryzykiem to dobry początek do zmian.
Ewelina Wójcik
Lead Technology Product Manager
