Weryfikacja przez notariusza numeru PESEL w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL

Na mocy art. 1 pkt 1 nowelizacji z 7.07.2023 r. w Prawie o notariacie w art. 85 dodano § 2a w brzmieniu: „Notariusz przed dokonaniem czynności notarialnej, o której mowa w art. 85a § 1, weryfikuje w sposób, o którym mowa w art. 23j lub art. 23m ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w rejestrze zastrzeżeń numerów PESEL, o którym mowa w art. 23a ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, zwanym dalej «rejestrem zastrzeżeń numerów PESEL», czy numer PESEL osoby wskazanej w art. 85a § 1 jest zastrzeżony.”.

Pomimo że przywołany przepis został umieszczony w art. 85 pr. not., z całą mocą podkreślić należy, że ustalenie numeru PESEL, a tym bardziej weryfikacja tegoż numeru w rejestrze zastrzeżeń, nie stanowi elementu stwierdzenia tożsamości osób biorących udział w czynności notarialnej. Przewidziany w art. 85 § 1 pr. not. obowiązek notariusza polega na zidentyfikowaniu osób biorących udział w czynności w taki sposób, aby wykluczyć możliwość udziału w niej innej osoby niż wymieniona w dokumencie notarialnym.

Ratio legis obydwu regulacji jest tożsame, obie mają na celu zapewnienie w jak największym stopniu bezpieczeństwa obrotu prawnego. Zakres podmiotowy obowiązku stwierdzenia tożsamości jest szerszy niż zakres obowiązku weryfikacji numeru PESEL, gdyż dotyczy wszystkich osób biorących udział w czynności, i to niezależnie od faktu, czy został im nadany PESEL, czy też nie. Dotyczy zatem nie tylko stron czynności czy ich przedstawicieli lub pełnomocników, lecz również tłumacza (art. 2 § 3 i art. 87 § 1 pkt 1 pr. not), biegłego (art. 87 § 1 pkt 2 pr. not.), osoby zaufanej (art. 87 § 1 pkt 3 pr. not.), osoby wpisującej dane nieumiejącego lub niemogącego pisać (art. 87 § 1 pkt 4 pr. not.). W przypadku osób niebędących stronami, względnie ich przedstawicielami lub pełnomocnikami, podawanie ich numerów PESEL jest całkowicie zbędne. W szczególności zbędne jest podawanie numerów PESEL tłumaczy przysięgłych czy biegłych.

Zakres przedmiotowy obowiązku stwierdzenia tożsamości również jest szerszy, zasadniczo dotyczy wszystkich czynności notarialnych, z wyjątkiem czynności związanych z prowadzeniem rejestru akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej (na mocy wyłączenia zawartego w art. 108b pr. not.). Obowiązkowa weryfikacja numeru PESEL dotyczy wyłącznie czynności wymienionych w art. 85a § 1 pr. not., czyli ogólnie rzecz ujmując, aktów notarialnych obejmujących rozporządzenia nieruchomościami, użytkowaniem wieczystym i spółdzielczymi własnościowymi do lokali oraz pełnomocnictw do tych czynności (szerzej por. pkt 4 poniżej). Co do pozostałych czynności notarialnych przepis art. 85a § 2 pr. not. przewiduje jedynie fakultatywną weryfikację numerów PESEL (szerzej por. pkt 5 poniżej).

Przyjęcie zatem stanowiska, że weryfikacja numeru PESEL stanowi element obowiązku stwierdzenia tożsamości, prowadziłoby do oczywistej sprzeczności pomiędzy normą wynikającą z art. 85 pr. not. a normą wynikającą z art. 85a § 2 pr. not. Zgodnie z art. 85 § 3 pr. not. sposób stwierdzenia tożsamości notariusz określi w sporządzonym dokumencie. Notariusz nie ma natomiast obowiązku czynienia w akcie notarialnym wzmianki o przeprowadzonej weryfikacji numerów PESEL i jej rezultacie.