So einfach, wie E-Mails versenden: Das beA in 7 Schritten richtig nutzen

Nur empfangen, war gestern: Per 1.1.2022 ist die aktive Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) Pflicht. Das kann so einfach sein, wie E-Mails verschicken – wenn Sie diese Tipps beachten.

Aktive Nutzungspflicht: Was Anwälte jetzt befürchten

Es reicht nicht mehr, das beA wie bisher zum Empfang von Nachrichten und Zustellungen zu nutzen. Ab 2026 muss die Justiz alle Akten elektronisch führen. Deshalb werden Anwälte nun verpflichtet mit Jahresbeginn 2022 über das elektronische Postfach auch alle Anträge, sämtliche Schriftsätze und deren Anlagen einzureichen (§ 130d ZPO). Für andere Gerichtsbarkeiten gelten entsprechende Vorschriften. Viele Kollegen befürchten, die neue Nutzungspflicht nicht richtig zu erfüllen und dadurch Nachteile zu erleiden. Das lässt sich verhindern, indem Sie rechtzeitig die Voraussetzungen für die aktive Nutzung des beA schaffen. 7 Schritte, wie das sicher gelingt:

1. Schritt:

Kanzlei-Mitarbeiter werden durch die aktive Nutzungspflicht stärker mit dem Versenden von Schriftsätzen und Anlagen beschäftigt sein. Weil die Weitergabe der beA-Karte verboten ist, brauchen Kanzleiangestellte daher eigene Mitarbeiterkarten und unter Umständen auch eigene Software-Zertifikate. Ermitteln Sie in Ihrer Kanzlei den entsprechenden Bedarf und bestellen Sie rechtzeitig die erforderliche Zahl an Karten und Zertifikaten bei der Bundesnotarkammer (bea.bnotk.de/bestellung/#/products). Überlegen Sie vor der Bestellung, ob weitere Karten zum Beispiel für die Arbeit aus dem Home-Office oder als Ersatz bestellt werden sollten.

2. Schritt:

Sorgen Sie dafür, dass Kartenlesegeräte in ausreichender Zahl vorhanden sind. Dazu gilt die Faustformel: Jeder Rechner in der Kanzlei sollte mit einem Lesegerät ausgestattet sein. Die Bestellung kann über die Bundesnotarkammer oder bei anderen Anbietern bestellt werden. Wichtig ist, dass die Kartenlesegeräte durch regelmäßige Updates auf dem neuesten Stand sind.

3. Schritt:

Schriftsätze und Anträge bedürfen einer Unterschrift. Im elektronischen Rechtsverkehr erfolgt dies durch die qualifizierte elektronische Signatur (qeS), durch die erforderliche Unterschriften ersetzt werden (§ 126 Absatz 3 BGB). Auch hier gilt: Bestellen Sie bei der Bundesnotarkammer rechtzeitig eine entsprechende Signaturkarte.

4. Schritt:

Kümmern Sie sich rechtzeitig darum, das Betriebssysteme und Browser auf allen Rechnern auf dem aktuellsten Stand sind und bestimmen Sie, mit welchem Browser das beA laufen soll.

5. Schritt:

Überprüfen Sie regelmäßig, ob die beA Client-Security alle erforderlichen Updates erhalten hat und auf dem neuesten Stand ist.

6. Schritt:

Stellen Sie sicher, dass der verwendete Scanner OCR-fähig ist. Nur so werden aus PDF-Dokumenten barrierefrei lesbare Texte. Obwohl mit dem 1.1.2022 die Texterkennung nicht mehr vorgeschrieben ist, empfiehlt es sich, Ihren Scanner entsprechend einzustellen, um auch zukünftig mit durchsuchbaren Texten arbeiten zu können.

7. Schritt:

Wegen der aktiven Nutzungspflicht müssen alle Dokumente ab Jahresbeginn 2022 als PDF/A oder PDF/UA hochgeladen werden. Stellen Sie also sicher, dass alle Dokumente vor dem Hochladen in die entsprechenden Dateiformate umgewandelt werden.

Wichtiger Hinweis: Wo es aus technischen Gründen nicht möglich ist, PDF-Dokumente hochzuladen, können auch TIFF-Dateien über das beA verschickt werden. TIFF-Dateien müssen aber mit beschreibenden Untertiteln versehen sein, damit diese auch für Menschen mit Behinderung erkennbar sind.

Wenn’s schief läuft: In Notfällen ist auch diese Übermittlungsform noch zulässig

Die Übermittlung von Anträgen, Schriftsätzen und deren Anlagen bleiben trotz aktiver beA-Nutzungspflicht in Ausnahmefällen nach den allgemeinen Vorschriften, also zum Beispiel per Fax, weiter möglich. Dann ist aber unverzüglich glaubhaft zu machen, dass die Übermittlung per beA vorübergehend unmöglich war. Auf eine solche Ausnahmesituation können Sie sich als Anwalt aber nicht berufen, wenn die Übermittlung über das beA an der eigenen Büroorganisation – also zum Beispiel an unterbliebenen Updates oder einer verlegten Karte – scheitert.

Schnell-Check: So sorgen Sie von Anfang an dafür, dass die aktive Nutzung funktioniert

• Speichern Sie alle Dokumente zunächst als .docx ab.
• Sorgen Sie dafür, dass die verwendete Schriftart in dem als PDF-Datei übermittelten Dokument richtig eingebettet sind. Sonst besteht die Gefahr einer möglichen Klageabweisung oder einer Verspätung des entsprechenden Vortrags (LAG Schleswig-Holstein, Urteil vom 15.07.2021, 5 Sa 8/21).
• Achten Sie darauf, dass bei den Dateinamen keine Leerzeichen mehr verwendet werden. Verzichtet werden muss außerdem auf Punkte, soweit diese nicht den Dateinamen von der Dokumentenart trennen (.pdf).
• Der verwendete Dateiname beschreibt das elektronische Dokument stichwortartig.
• Speichern Sie das Dokument anschließend an PDF/A oder PDF/UA ab.
• Laden Sie Schriftsätze mit dem Dokumententyp „Schriftsatz“ und Anlage mit dem Dokumententyp „Anlage“ hoch.
• Stellen Sie sicher, dass auch alle von Mandanten zur Verfügung gestellten Dokumente die Anforderungen des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) erfüllen.
• Überprüfen Sie, ob die maximale Anzahl von 100 Dateien und der maximale Umfang von 60 MB pro Nachricht nicht überschritten werden. Ab April 2022 sollen diese Grenzen auf 100 oder 150 MB angehoben werden.

Trouble-Shooting: So lösen Sie technische Probleme

Bei der aktiven Nutzung des beA und der elektronischen Versendung von Dateien über das beA kann es in der Praxis zu technischen Problemen kommen. Jetzt gilt es – auch unter hohem Fristendruck – die Übersicht zu behalten und mögliche Fehler durch eine systematische Herangehensweise zu finden. Dabei hilft Ihnen der folgenden Schnell-Check:

Schnell-Check: Wie Sie technische Probleme lokalisieren und lösen

• Gibt es auf der Seite des beA-Supports unter portal.beasupport.de unter „aktuelle Mitteilungen“ einen Hinweis, dass gerade Wartungsarbeiten durchgeführt oder Störungen gemeldet sind?
• Falls der Anmelde-Button nicht funktioniert: Haben Sie die Seite bea-brak.de geschlossen, das Cache gelöscht und sich erneut angemeldet?
• Falls Ihre beA-Karte nicht funktioniert: Stecken Sie die Karte erneut in das Lesegerät und starten Sie dann die Client-Security.
• Bei Fehlermeldungen innerhalb des beA: Haben Sie einen Screenshot gemacht, das Protokoll gespeichert und an den beA-Support geschickt?
• Im Notfall: Haben Sie den Rechner neu gestartet?