Menschen lieben Routinen: Laut der Studie „Habits in everyday life: Thought, emotion, and action“ von Wood und Kollegen (2002) prägen sie 43 Prozent unseres Alltags. In fast der Hälfte der Fälle überlegen wir also vorab nicht, wie wir vorgehen, sondern rufen einstudierte Automatismen und gewohnte Abläufe ab. Die kognitive Entlastung hat jedoch einen Haken: Wir neigen dazu, lange an veralteten Prozessen festzuhalten – selbst, wenn sie gravierende Nachteile bergen. Dies führt wiederum dazu, dass wir Zeit und Energie verschenken, die wir anderweitig einsetzen könnten. Dann nützen uns Routinen eher wenig, sondern sorgen vielmehr für Komfortzonen, aus denen wir uns mit neuen, modernen Arbeitsweisen wieder herausbewegen sollten. Und weil wir smarter und nicht härter arbeiten wollen, sollten Routinen von Zeit zu Zeit sowieso kritisch hinterfragt werden. Es ist Zeit für Routinen, die zur heutigen Arbeitswelt passen.
Der juristische Alltag ist immer noch von Dauerbelastung geprägt
Von insgesamt 55 untersuchten Gewerben belegten Anwälte und Rechtsberater den 6. Platz im Top-Stress-Ranking, so die Studie “Prevalence rates for depression by industry: a claims database analysis” (2014) von den Forschern Wulsin und Kollegen. Ein Vielfaches ihrer Zeit geht im Arbeitsalltag immer noch für den manuellen Vertragserstellungsprozess verloren. Das sorgt natürlich noch ganz nebenbei für neuen Stress. So bergen herkömmliche Prozesse zur Vertrags- und Dokumentenerstellung erhebliches Konfliktpotenzial: Immer wieder sind Entwürfe der Auftakt für eine zeitraubende Redigaturschleife und verlorener Stunden wertvoller Vorlagensuche, die Stress auslösen und zu Spannungen führen. Neue Arbeistweisen bringen genau hier wieder den entsprechenden Freiraum, den es aus Qualitäts- und Arbeitsaspekten zu berücksichtigen gilt. Ein starker Hebel sind hierbei Technologien, welche die Arbeitsbelastung bei der Vertragserstellung sinnhaft reduzieren.
Mit wenig Input, viel Output bei der Vertragserstellung sicherstellen
Kennen Sie das auch, dass die Suche sowie Änderung von aktuellen Vertragsvorlagen sich meist zeitintensiver als gedacht gestaltet? Denn Klauseln sowie Vertragsversionen werden immer noch dezentral und meist nur lokal von verschiedenen Vertragsparteien gespeichert. Damit geht nicht nur eine fehlende Übersichtlichkeit zu den verschiedenen Vertragsversionen, sondern eben auch gleichzeitig eine eingeschränkte Verfügbarkeit aktueller Vertragsvorlagen einher. Wenn man bedenkt, dass finale Verträge eine Vielzahl von diversen Versionen durchlaufen, gestaltet sich der Zugriff auf die entsprechend aktuelle Vertragsversion gerade im Vertragserstellungsprozess für alle Parteien als unabdingbar. Hinzu kommt der Fakt, dass im Allgemeinen manuelle Vertragsbearbeitungen fehleranfälliger als technisch automatisierte Prozesse sind.
Wie sich die Qualität von Verträgen und deren Effizienz steigern lässt, liegt an zwei wesentlichen Faktoren. Zum einen spielt das psychische Wohlbefinden der Mitarbeiter eine zentrale Rolle. Mit einem Blick in die Gegenwart können Technologien das Stresslevel bei der Vertragserstellung erheblich senken und damit der Gesundheit förderlich wirken. Zum anderen können Mitarbeiter nur so gut sein, wie ihnen Wissen zur Verfügung steht. Es gilt daher, in Technologien zu investieren, die Vertragswissen allen relevanten Vertragsparteien transparent zur Verfügung stellen können.
Smarte neue Routinen durch den Einsatz von Dokumentenautomatisierung einführen
Alle Vertragsarten, vom Standardvertrag angefangen bis hin zu komplexen M&A-Verträgen, lassen sich durch Dokumentenautomatisierung standardisieren. Entsprechende Softwarelösungen bieten durch standardisierte Bausteine und Anhänge den Vorteil, das Corporate Design der Kopf-/Fußzeile sowie inhaltliche Elemente zu vereinheitlichen. Dahinter steckt ein automatisierter Prozess, den der Vorlagenersteller digital vorgibt und durch den der Anwender bei einem neu zu erstellenden Vertrag Schritt für Schritt vom System durchgeleitet wird. Über fest definierte Auswahlmöglichkeiten werden Verträge immer den Vorgaben entsprechend erstellt. Da alle Verträge digital und zentral für die jeweils freigegebenen Personen verfügbar sind, wird die Suche aktueller Vorlagen auf einen Klick reduziert, ebenso wie die Änderung von Vorlagen. Smart, oder?
Smart arbeiten: Neue Qualitäts-, Arbeits-, und Servicestandards schaffen
Die veränderten Anforderungen an die neue Arbeitswelt sorgen dafür, dass der Mensch und sein psychisches Wohlbefinden wieder im Fokus stehen. Die Arbeit soll nicht nur erfüllend, sondern sich ebenso modernen Möglichkeiten zur Arbeitsentlastung bedienen. Mit Legal SmartDocuments als Vertragsvorlagendatenbank führen Sie ganz neue Arbeisweisen ein: Vertragsänderungen werden mit einem Klick zentral und digital verwaltet, so dass alle relevanten Parteien jederzeit die aktuelle Vertragsvorlage einsehen können. Durch den Einsatz standardisierter Vorlagen werden manuelle Fehler auf ein Minimum reduziert. Abgesehen von effizienten Qualitätsstandards werden damit auch neue Servicestandards etabliert.
Veraltete Routinen, die zudem Zeit als auch Nerven rauben und darüber hinaus auch nicht mehr modernen Arbeitsbedürfnissen entsprechen, sollten durch neue, technologiebasierte Arbeistweisen abgelöst werden. Dokumentenautomatisierungslösungen wie Legal SmartDocuments sind bereits der beste Beweis dafür, dass der Synergieeffekt zwischen Mensch und Technologie den juristischen Arbeitsalltag entlasten kann. Lesen Sie mehr zum Thema in unserem kostenfreien Whitepaper!
