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Steuern und Buchhaltung28 Januar, 2025

E-Rechnungsplattformen – Funktionen, Vorteile und Nutzen

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland zum 1. Januar 2025 wirft für viele Unternehmen und Steuerberater neue Fragen auf. Neben den formalen Anforderungen wie Formaten, stehen vor allem technische und organisatorische Aspekte, wie zum Beispiel der Übertragungsweg, im Fokus. Ein Schlüsselthema hierbei ist die Rolle von E-Rechnungsplattformen. Dieser Artikel beleuchtet die Funktionsweise, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten solcher Plattformen und zeigt auf, für wen sie besonders geeignet sind.

Was ist eine E-Rechnungsplattform?


E-Rechnungsplattformen sind spezialisierte Softwarelösungen, die als zentrale Vermittler für den Empfang und den Versand von E-Rechnungen dienen. Technisch gesehen agieren E-Rechnungsplattformen als Middleware zwischen Rechnungsversender und -empfänger, bieten jedoch weit mehr als reine Datenweiterleitung. Viele E-Rechnungsplattformen bieten Formatkonvertierungen an, um eingehende E-Rechnungen in ein vom Empfänger unterstütztes Zielformat umzuwandeln. Weiterhin werden Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen (ERP-Systemen) und Buchhaltungssoftware angeboten. Über interoperable Vereinbarungen können die E-Rechnungsplattformen miteinander kommunizieren und plattformübergreifend E-Rechnung sicher und automatisiert übertragen, ohne auf den unsicheren Kanal der E-Mail zurückgreifen zu müssen.

Wann ist der Einsatz einer E-Rechnungsplattform sinnvoll?

Bislang zeigt sich der Nutzen von E-Rechnungsplattformen vor allem bei Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen, da ein automatisierter Rechnungsaustausch den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Weiterhin kann es beim Empfang von einer Vielzahl von unterschiedlichen (teils internationalen) Rechnungsversendern zu unterschiedlichen Rechnungsformaten zu Herausforderungen in der Konvertierung und Verarbeitung kommen. Beim Einsatz einer E-Rechnungsplattform spielt dies nur eine untergeordnete Rolle, da das E-Rechnungsformat, das beim Lieferanten erzeugt wurde von der Plattform in das Zielformat des Empfängers gewandelt wird und dadurch das Dokument einwandfrei in seiner Buchhaltung verarbeiten kann. Das zentrale Merkmal ist der Übertragungskanal des automatischen Versands. Im Optimalfall nutzen Kunde und Lieferant als Teilnehmer eine E-Rechnungsplattform: der Lieferant wählt den Kunden aus und sendet über die interne Schnittstelle der Plattform die Rechnung direkt in den Rechnungseingangsordner des Empfängers. Dort können die Daten automatisch in das Zielsystem importiert und dort weiterverarbeitet werden. Dadurch entstehen nahtlose End-to-End-Prozesse, die sowohl für große als auch für kleine Unternehmen einen großen Vorteil darstellen.

Aufgrund der anstehenden E-Rechnungsverpflichtung sind E-Rechnungsplattformen in den letzten Jahren dazu übergangen die Systeme auch auf kleinere Unternehmen mit niedrigerem Rechnungsvolumen auszurichten und dieselben Vorteile wie große internationale Unternehmen nutzen zu können.

Fazit: Für wen ist der Einsatz einer E-Rechnungsplattform sinnvoll?


E-Rechnungsplattformen sind nicht nur für große Unternehmen mit komplexen Rechnungsprozessen von Vorteil, sondern bieten auch kleinen Unternehmen zahlreiche Mehrwerte. Auch wenn das Rechnungsvolumen überschaubar ist, können Plattformen Prozesse effizienter gestalten und langfristig Kosten senden. Durch die Automatisierungsmöglichkeiten und der damit einhergehenden Zeitersparnis und Fehlerreduktion können, die oftmals durch den Fachkräftemangel begrenzten, personellen Ressourcen entlastet werden. E-Rechnungsplattformen bieten standardisierte Schnittstellen zu großen Netzwerken wie Peppol. Auch kleine Unternehmen können so problemlos mit größeren Geschäftspartnern zusammenarbeiten und international handeln. Durch die Nutzung können auch kleine Unternehmen ihre Geschäftsprozesse modernisieren und als verlässlicher Partner auftreten, den eine Veränderung des Formats oder des Übertragungskanals nicht ins Schwitzen bringt.

Zusammengefasst kann man sagen, dass der Einsatz einer E-Rechnungsplattform für kleine, mittelständische und große Unternehmen durchaus sinnvoll sein kann. Gerade im Umfeld mit vielen unterschiedlichen Anforderungen der Empfänger an nationale und internationale Formate und Übermittlungskanäle hilft eine E-Rechnungsplattform die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Wenn Ihr Unternehmen einen nationalen und homogenen Lieferanten- und Kundenstamm hat und Automatisierungsmöglichkeiten im Rechnungsprozess durch andere Systeme realisieren konnte, so macht der Einsatz einer E-Rechnungsplattform weniger Sinn.
Bernhard Lang
Lead Product Manager Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH
Als Schnittstelle zwischen Consulting, Vertrieb, Entwicklung und dem Steuerberatermarkt kennt er sich bestens mit den technischen Entwicklungen sowie den Anforderungen von Anwenderinnen und Anwendern aus.
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