Wbrew pozorom kancelaria prawna wiele nie różni się od tradycyjnej firmy – jej celem jest przynoszenie dochodu, ale przy tym nie można zapominać o kosztach. Ta równowaga pomiędzy wydatkami a zarobkami decyduje o tym, czy kancelaria utrzyma się na rynku, i czy będzie się rozwijać.W tym pomoże planowanie budżetu. Jak to się robi w kancelarii prawnej? Na co należy zwracać uwagę? Kto powinien planować budżet, a kto nie?
Kto podejmuje decyzje finansowe w kancelarii prawnej?
W kancelarii prawnej wszelkie decyzje związane z budżetem najczęściej podejmowane są przez zarząd. W mniejszych kancelariach zajmuje się tym właściciel. Już na samym wstępie trzeba zaznaczyć, że planowanie budżetu nie ma nic wspólnego z księgowością, ponieważ dział księgowy zajmuje się jedynie dbaniem o kwestie formalne, w tym o opłacenie podatków, prowadzenie ksiąg i sprawy kadrowe. Księgowość w kancelarii prawnej, tak jak w większości innych przedsiębiorstw nie jest od planowania budżetu. Tym zajmują się wspólnicy lub specjalnie powołany menedżer finansowy, którego celem jest analizowanie rentowności wszystkich przedsięwzięć. Osoba na takim stanowisku:
- wspiera wspólników kancelarii w podejmowanych przez nich decyzjach biznesowych;
- tworzy plan zadań;
- regularnie analizuje i raportuje o sytuacji finansowej;
- zwraca uwagę na czynniki, które wymagają optymalizacji.
Szefowie nowoczesnych kancelarii coraz częściej są świadomi tego, że prawidłowe planowanie budżetu prowadzi do zwiększenia konkurencyjności na rynku – a do tego potrzebni są specjaliści, którzy będą mogli ocenić rentowność każdej inwestycji.
Czy planowanie budżetu w kancelarii prawnej różni się od planowania finansów w firmie produkcyjnej? Z całą pewnością tak. Osoba, która tworzy budżet powinna znać specyfikę branży prawniczej, posiadać wiedzę na temat działań kancelarii oraz doświadczenie w tym zakresie. Może zająć się tym jeden z partnerów lub firma outsourcingowa, ale bardziej opłacalną opcją będzie oddelegowanie pracownika kancelarii – najlepiej doświadczonego menedżera. Wszelkie działania może ułatwić skorzystanie z programów, takich jak tradycyjny Excel lub bardziej specjalistyczny Kleos, który pomaga w zarządzaniu budżetem, rozliczaniu czasu pracy i planowaniu zadań oraz wydatków. To elastyczne narzędzie pracy dla partnerów, prawników i administracji w każdej kancelarii.
Na co zwracać uwagę przy planowaniu budżetu kancelarii prawnej?
Każda firma działa na podobnych zasadach – na bezpośrednie osiąganie zysków wpływa relacja pomiędzy przychodami, a kosztami. Nie inaczej jest w kancelarii prawnej. Trzeba znaleźć odpowiednią równowagę pomiędzy wydatkami, a planowanym zyskiem. – Dobrym nawykiem jest robienie sobie planów przychodów i wydatków. Tutaj pojawia się jednak pewna trudność. Zysku często nie można przewidzieć, ale wydatki już tak. Dlatego dobrą praktyką jest odłożenie pewnej kwoty na podatki, bo te zawsze są pewne, a zobowiązania trzeba opłacić w terminie. – zauważa Dorota Pilarczyk, właścicielka kancelarii Lexnord.
Eksperci finansowi są zdania, że wiele kancelarii tnie koszty w momencie, kiedy ta przynosi straty. To jednak zła droga – drobne wydatki biurowe nie mają znaczącego wpływu na dochody. Lepszym rozwiązaniem jest skupienie się na kwestiach organizacyjnych i maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów. Przy planowaniu budżetu pomocne będą wszelkie analizy i dodatkowe działania takie jak:
- rentowna wycena projektów z uwzględnieniem kosztów zatrudnienia;
- optymalna dystrybucja zleconej pracy;
- regularna kontrola kosztów prac;
- określenie minimalnych stawek efektywnych dla zatrudnianych prawników.
Czy można uznać, że kancelaria, w której stosuje się system zarządzania finansowego osiągnie lepsze wyniki od tej, która tego nie robi? Wystarczy spojrzeć na ranking największych kancelarii prawnych „Rzeczpospolitej” – większość z nich posiada specjalne działy zajmujące się strategią finansową i planowaniem budżetu. A jak to jest w mniejszych kancelariach? Nawet jeżeli długoterminowe planowanie budżetu nie jest obowiązkowe, to z cała pewnością pomocne okażę się planowanie poszczególnych projektów oraz ich weryfikacja.
Źródła:
- Kancelaria to nie tylko prawnicy, to także finanse, „Polski Prawnik”, http://www.polskiprawnik.pl/kancelaria nie tylko prawnicy takze finanse/, dostęp: 20.01.2019 r.
- Ranking Kancelarii Prawnych 2018, „Rzeczpospolita”, https://www.rp.pl/Rankingi/304239940 Ranking kancelarii prawniczych 2018–wyniki najwieksze kancelarie w Polsce.html, dostęp: 11.01.2019 r.
- Wywiad własny.
