Raportowanie czasu pracy – kto korzysta z tego narzędzia? Chociaż raportowanie czasu pracy nadal wiążę się przede wszystkim z obowiązkiem ustawowym ciążącym na pracodawcy, w kancelariach prawnych dotyczy to także niemal wszystkich zatrudnionych pracowników, niezależnie od formy współpracy.
Kancelarie coraz częściej nakładają taki obowiązek na wszystkich swoich współpracowników, co znajduje odzwierciedlenie w zawartych z nimi umowach, w tym także umowach b2b czy regulacjach wewnętrznych.
Chociaż istnieją różne sposoby raportowania czasu pracy, w tym ewidencje papierowe oraz rejestrowanie wejść i wyjść za pomocą indywidualnych kart dostępu, większość kancelarii korzysta z narzędzi informatycznych, pozwalających na dokładną analizę czasu, jaki poświęcany jest konkretnym zadaniom.
W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie aktualnie na rynku dostępne są dziesiątki programów do ewidencji czasu pracy, tworzone są rankingi najlepszych aplikacji, a ich autorzy prześcigają się w coraz to nowych funkcjonalnościach i przejrzystości interfejsu.
Według badań przeprowadzonych w 2018 roku przez Fundację Legal Tech Polska, aż połowa prawników uważało, że na rynku nie ma rozwiązań i narzędzi informatycznych dostosowanych do szczególnych wymogów obsługi prawnej.
Jednocześnie, niemal 70% prawników uważało, że dzięki wykorzystaniu systemów / narzędzi informatycznych zwiększy się wydajność ich pracy [1].
Taka statystyka przyczynia się zatem do zwiększenia popularności tych rozwiązań wśród kancelarii, a niejednokrotnie staje się także oczekiwaniem klientów.
W ostatnim czasie powstały programy i aplikacje do raportowania czasu pracy dedykowane wyłącznie prawnikom (w tym syndykom czy komornikom), a niektóre kancelarie prawne rozwijają takie programy, samodzielnie dostosowując je do indywidualnych potrzeb firmy prawniczej oraz jej Klientów.
Jak raportować czas pracy w kancelarii?
To jak skutecznie raportować czas pracy i z jakich narzędzi korzystać, zależy przede wszystkim od wielkości kancelarii, rodzaju oferowanych usług, a także wymagań klientów.
Duże kancelarie, poza używaniem z narzędzi do raportowania czasu pracy, korzystają także z innych funkcjonalności systemów informatycznych, w tym automatycznego generowania dokumentów czy kontroli płatności.
Niezależnie jednak od ilości oferowanych narzędzi, samo ewidencjonowanie czasu pracy nie tylko ułatwia rozliczenia z klientem, ale pozwala decydentom na właściwe rozdysponowanie zadań w zespole, weryfikację efektywności pracy oraz planowanie projektów.
Z perspektywy decydentów w kancelarii, pomiar i raportowanie czasu pracy zwiększa przejrzystość i transparentność działań poszczególnych pracowników, pozwalając przy tym najefektywniej organizować i rozdzielać zadania w zespole, optymalizując przy tym koszty prowadzenia działalności, a w konsekwencji zyskując także zaufanie klientów.
Z tych względów, takie narzędzie to obecnie de facto „must-have” dla każdego współczesnego przedsiębiorcy, w tym każdej kancelarii prawnej, niezależnie od jej wielkości. O popularności takiego rozwiązania świadczy także raport opublikowany przez Krajową Izbę Radców Prawnych w 2020 roku. KIRP przygotowała szczegółowe opracowanie dla członków samorządu, w której omówiono kryteria wyboru oraz sposoby wdrożenia najlepszych programów dla kancelarii.
Warto pamiętać, że obecnie szeroka oferta programów pozwala na wyselekcjonowanie narzędzi dedykowanych do szczególnych potrzeb prawników, a coraz większa przejrzystość systemów i przyjazność interfejsu sprawia, że dla pracowników rejestrowanie czasu pracy nie jest tylko przykrym obowiązkiem.
Powyżej wskazane rozwiązanie jest coraz częściej wykorzystywane przez samych pracowników jako jeden z argumentów przemawiających za podwyżką lub awansem. Pracownicy, korzystając ze wspomnianych narzędzi, mają klarowny i obiektywny obraz swojej efektywności, zarządzania czasem i ilości wykonywanych obowiązków, a to coraz częściej stanowi dodatkowy argument w dalszym rozwoju zawodowym.
Korzyści dla kancelarii
Monitorowanie i raportowanie pracy nie tylko przynosi szereg korzyści samej kancelarii, jej współpracownikom, a także klientom korzystających z ich usług, ale staje się już standardem we współczesnych kancelariach.
Głównymi zaletami takiego rozwiązania są między innymi zwiększenie efektywności pracy, umożliwienie lepszego podziału obowiązków w zespole, zapewnienie sprawniejszej organizacji pracy, a w konsekwencji także podniesienie jakości oferowanych usług.
Raportowanie czasu pracy to zatem nie tylko obowiązek ustawowy lub umowny, ale win-win, zarówno dla przedsiębiorców, w tym kancelarii prawnych i ich współpracowników.
---
[1] - Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych, Fundacja Legal Tech Polska, 2018
Autorzy:
Konrad Orlik, Adwokat, Partner Zarządzający Orlik & Partners
Julia Ziemska, Aplikant adwokacki, Orlik & Partners
Eliza Staszczuk, Młodszy Prawnik, Orlik & Partners
