Problemy związane z ochroną danych osobowych w dziale kadr to ciągle zadawane podstawowe pytanie, czy można przechowywać takie dane lub archiwizować dany dokument, czy powinien on być jedynie przedstawiony do wglądu i następnie oddany pracownikowi? Brak precyzyjnych przepisów wymaga od działów kadr ciągłego śledzenia wypowiedzi urzędów i ekspertów z zakresu ochrony danych osobowych.
Kolejne nowelizacje dokładają nowych pytań, np. czy można żądać wskazania kto miał wypadek z rodziny, gdy pracownik wnioskuje o zwolnienie z tytułu siły wyższej? Ostatnio aktualnym pytaniem jest z kolei pytanie o to, czy osoby z działu kadr mogą mieć wiedzę o tym, kto jest sygnalistą, aby uchronić pracodawcę przed ryzykami związanymi z podejmowaniem działań odwetowych.
Kolejne raporty i komunikaty UODO wskazują z kolei, że pracodawcy nie powtarzają szkoleń z ochrony danych osobowych, a tutaj potrzebna jest aktualizacja wiedzy, gdyż zmieniają się nie tylko przepisy, ale pojawiają się nowe zagrożenia dotyczące przetwarzania danych osobowych. Problemem jest także nieprzestrzeganie odpowiednich zasad bezpieczeństwa przez działy HR przy przesyłaniu danych osobowych pracownikom.
PROGRAM:
- Jak długo można przechowywać dokumenty z rekrutacji i czy CV przechowywać w aktach osobowych?
- Czy grożą jakieś kary za przechowywanie w aktach dokumentów, które powinny być poza aktami, np. podatkowych czy ubezpieczeniowych?
- Jakie dokumenty nie powinny być przechowywane w aktach osobowych?
- Gdzie powinny być przechowywane klauzule informacyjne i upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
- Czy można usuwać dokumenty z akt osobowych bez ryzyka?
- Czy usuwać dokumenty z części E akt przed archiwizacją teczki, gdy nie minął jeszcze rok, a pracownik odszedł z pracy?
- Jakich dokumentów potwierdzających absencje pracodawca nie powinien przechowywać?
- Jakich danych można żądać w celu udokumentowania nowych absencji – siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego?
- Czy w treści umów na zastępstwo można wpisywać dane zastępowanego pracownika?
- Czy w protokołach wypadków przy pracy można wpisywać serię i numer dowodu?
- Czy inni pracownicy mogą wiedzieć o urlopie wypoczynkowym pracownika?
- Jak działy HR powinny zabezpieczać dane wysyłane mailowo do pracowników?
- Czy należy usuwać adresy mailowe byłych pracowników?
- Czy osoby z działu kadr mogą mieć wiedzę o tym, kto jest sygnalistą?