Der Stichtag der Einführung der „eAU“ rückt näher – unser Experte Andreas Hermanutz, Leiter Vertrieb und Service, beantwortet wichtige Fragen.
Wann soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kommen?
Ursprünglich war angekündigt, dass alle Beteiligten – auch Arbeitgeber – die „eAU“ ab dem 01. Juli 2022 anwenden müssen. Dann hat es bei der Umsetzung allerdings gehakt und der Bundestag beschloss am 11. Februar dieses Jahres, den Stichtag auf den 01. Januar 2023 zu verschieben. Ab diesem Zeitpunkt wird dann der elektronische Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Arbeitgeber verpflichtend sein.
Wie soll die Umsetzung in der Praxis erfolgen?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ändert das bekannte System grundlegend: Nach Einführung erhält der Arbeitnehmer bei einer Krankmeldung nämlich keine Papierbescheinigung mehr. Stattdessen übermitteln Ärzte und Krankenhäuser die Krankschreibung elektronisch an die Krankenkasse des Patienten. Der Mitarbeiter meldet dann nach der Krankschreibung wie bisher dem Arbeitgeber, dass er krankgeschrieben ist. Der Ball und die Mehrarbeit liegen damit im Feld des Arbeitgebers: Er kann mit den Informationen, die er vom Mitarbeitenden erhält, die „eAU“ vom GKV-Kommunikationsserver abrufen.
Welche Vorteile soll das neue Verfahren für alle Beteiligten bringen?
Zum einen geht es darum, papiergebundene Verfahren durch elektronische Datenflüsse zu ersetzen – das ist im Zeitalter der Digitalisierung überfällig. Diese Digitalisierung bringt zum anderen Vorteile, wie eine grundlegende Vereinheitlichung und eine hohe Qualität im Verfahren. Schwierigkeiten gibt es unter anderem, da es sich um sensible, personenbezogene Daten handelt.
Welche Herausforderungen gilt es bei der Umsetzung noch zu überwinden?
Problematisch wird die Verlagerung der Arbeitslast auf den Lohnsachbearbeiter gesehen. Denn wie erläutert flattert der altbekannte „gelbe Schein“ nicht mehr per Papier ins Haus, sondern muss nach der Krankmeldung des Arbeitnehmers eben erst elektronisch angefordert werden. Wenn das erfolgt ist, kann dann die Krankzeit in der Lohnabrechnung verarbeitet werden.
Zudem gibt es weitere problematische Bereiche, etwa die organisatorische Seite: Das neue eAU-Verfahren findet zunächst nur bei gesetzlich Versicherten Anwendung. Noch nicht einbezogen sind Arbeitsunfähigkeiten bei Rehabilitationsmaßnahmen, Erkrankungen eines Kindes und Krankschreibungen durch ausländische Ärzte. Für all diese Fälle bleibt das alte System erstmal unverändert. Es bestehen also parallel zwei Systeme.
Organisatorisch müssen sich Unternehmen, die Lohnabrechnungen selbst durchführen, zudem fragen: Wie kann ich sicherstellen, dass die Krankmeldungen in der Lohnbuchhaltung landen? Wie ist also etwa der Weg vom Vorgesetzten, der die Krankmeldung erhält, dorthin?
Und auch softwareseitig gibt es Herausforderungen: Die Lohnprogramme werden künftig über automatisierte Schnittstellen verfügen müssen, um den Ablauf so reibungslos wie möglich organisieren zu können. Nur wenn das gelingt, wird der Lohnsachbearbeiter von den zusätzlichen Tätigkeiten entlastet, um sich auf sein Kerngeschäft, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, konzentrieren zu können. Software-Unternehmen wie Wolters Kluwer bieten mit Softwarelösungen wie ADDISON schon länger Lösungen dafür an.
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