Rozmowa z Martą Kruk, radcą prawnym, wspólniczką w Kancelarii Prawnej VenaGroup z Wrocławia
Dlaczego używanie nowoczesnych technologii jest coraz istotniejsze w pracy prawnika?
Bo dzięki temu może być efektywniejszy. Tak się składa, że cała moja prawnicza kariera zawodowa jest związana z nowymi technologiami i branżą informatyczną. Od początku obsługiwałam klientów, dla których sprawy nowoczesnego oprogramowania były treścią zawieranych przez nich umów. Uczestniczyłam w negocjacjach dotyczących tych kontraktów, a nawet w rozwiązywaniu sporów na tle korzystania z oprogramowania i usług serwisowych. Siłą rzeczy sporo się wtedy dowiedziałam o świecie informatyki, w tym o nowoczesnych formach komunikacji. Dlatego dziś w szerokim zakresie korzystam z różnych nowoczesnych kanałów komunikacji z klientami. Rozmowy telefoniczne i e-maile nie zawsze wystarczają, dziś codziennością jest używanie różnych komunikatorów. To jest dość istotne, zresztą nie tylko w przypadku naszej kancelarii. Klienci często angażują prawnika do swojego zespołu wyznaczonego do realizowania konkretnych projektów biznesowych. W ten sposób oszczędzamy na czasie, bo nie musimy dojeżdżać do siedziby klienta. Konkretnie chodzi tu o takie programy jak Teams, Zoom, Google Meet, które upowszechniły się w czasie pandemii COVID-19, ale też zupełnie inne programy. Niektóre z nich pozwalają obserwować wymianę informacji między członkami zespołu naszego klienta czy też pracować na dokumentach w czasie rzeczywistym. W ten sposób nie tylko mamy ułatwioną pracę, ale też budujemy dobre relacje z klientami. Sektor IT uwielbia pracę w ten sposób i ceni kancelarie prawne, które są otwarte na takie formy komunikacji. Dzięki temu, że mamy takie aplikacje zainstalowane nie tylko w komputerze, ale i w telefonie, mogę włączyć się w dyskusję zespołu mojego klienta w każdym momencie. Nawet, gdy jestem w podróży.
Mam nadzieję, że jeśli pani wtedy prowadzi samochód, to go zatrzymuje?
Oczywiście, z tych programów należy korzystać rozsądnie. Zresztą są jeszcze inne wyzwania związane z korzystaniem z nich. Klienci używają bardzo różnych aplikacji, a każda z nich trochę inaczej działa. Wśród naszych klientów jest kilka takich aplikacji, więc trzeba było opanować działanie każdej z nich. Ale efekt końcowy i tak jest pozytywny, jeśli dzięki temu możemy lepiej zrozumieć specyfikę działalności klienta i tym samym lepiej go obsługiwać.
A jakie narzędzia informatyczne przydają się do zwiększenia efektywności pracy wewnątrz kancelarii?
W kancelariach, które zatrudniają kilkanaście i więcej osób, dość istotne staje się monitorowanie czasu pracy i podziału zadań. Ma to przecież wpływ na wysokość faktur wystawianych klientom i szybkość ich wystawiania. To istotne także w relacjach z sądami przy ustalaniu wysokości kosztów zastępstwa procesowego do zasądzenia przy wygranej sprawie. Niektóre procesy trwają wiele lat, są wielowątkowe, a sprawy te obciążają znacznie pracą różnych pracowników kancelarii. Gdy kończymy sprawę, mam na bieżąco możliwość wygenerowania raportu o tym, ilu pracowników nad tą sprawą pracowało, kto bywał w sądzie, a kto przygotowywał sprawę w kancelarii, ile odbyliśmy spotkań z klientem, rozmów telefonicznych itd. Taki raport dostarczamy sądowi, by przekonać go, że w skomplikowanej sprawie nakład pracy profesjonalnego pełnomocnika był ponadprzeciętny, co uzasadnia zasądzenie wynagrodzenia wyższego, niż stawka minimalna z rozporządzenia o kosztach.
Czy sąd wierzy takiej aplikacji do mierzenia kancelaryjnej pracy?
Wprawdzie takie aplikacje nie są jeszcze powszechne w kancelariach, ale na ogół sądy uwzględniają takie zestawienie. Jest to przecież dodatkowe uwiarygodnienie tego, że dana kancelaria spędziła określoną liczbę godzin w pracy nad daną sprawą. To ułatwia sędziemu zasądzenie kosztów w wyższej wysokości. Zresztą trzeba przyznać, że środowisko sędziowskie stało się bardziej przychylne nowoczesnym technologiom w czasie pandemii. Przecież gdyby nie zdalne rozprawy, sądownictwo w okresie pandemii byłoby sparaliżowane.
Jeśli kancelaria przymierza się do unowocześnienia swojego działania i zakupu oprogramowania do kontktu z klientami czy też do wewnętrznych spraw kancelarii - jakimi kryteriami powinna się kierować? Przecież to często są duże wydatki.
Myślę, że warto wziąć pod uwagę kryterium oszczędności czasu. Wspomniana przez mnie aplikacja do monitorowania czasu i podziału pracy w kancelarii ogromnie ułatwia pracę wspólnikom zarządzającym kancelarią w organizacji codziennych zajęć, a szczególnie przy wystawianiu faktur dla klientów. Co do kosztów zakupu - trzeba go rozumieć przez pryzmat efektywności inwestycji. Jeśli dzięki takiemu systemowi zaoszczędzę czas, to będę go miała więcej na zdobywanie nowych klientów i nowych zleceń. Natomiast inwestycje w oprogramowanie do współpracy z klientem mają bezpośrednie przełożenie na budowanie dobrych z nim relacji. Dam przykład: w epoce przedcyfrowej, gdy klient dzwonił do kancelarii prawnej i pytał o stan danej sprawy, to trzeba go było grzecznie poprosić o kilka minut czasu, by odnaleźć odpowiedni segregator i przekartkować go, a dopiero po dłuższej chwili dać odpowiedź. Dzisiejsze aplikacje pozwalają klientowi nawet na bezpośredni wgląd w zestaw dotyczących go dokumentów i informacji o prowadzonych sprawach, gdy prawnik przydzieli danemu klientowi dostęp do określonych funkcjonalności takiej platformy w konkretnych sprawach. Dzisiaj gdy klient zadzwoni z pytaniem o stan sprawy, to otwieram odpowiedni program i szybko mam odpowiedź. To klienci bardzo cenią, a przecież zależy nam na tym, by tak było.
Obawiam się, że mimo wszystko wielu prawników zarządzających kancelariami uzna, że doskonale panują nad pracą swojej kancelarii i niepotrzebne im wspomaganie w sprawdzaniu, co robią poszczególni pracownicy.
Mimo wszystko warto takie programy wypróbować. Dostawcy na ogół oferują jakiś okres darmowego korzystania. W wielu przypadkach można dzięki tym programom wykryć, jak wiele jest "pustych przebiegów" w kancelarii, czyli czasu, który można było lepiej wykorzystać. Tu nie chodzi o eliminację czynnika ludzkiego, tylko wspomożeniu wspólnika zarządzającego w sprawach, na które nie powinien tracić swojego cennego czasu.
W kancelariach nie jest niczym nowym używanie systemów informacji prawnej, takich jak LEX. Domyślam się jednak, że prawnicy specjalizujący się w określonych dziedzinach prawa używają jeszcze innych, już bardziej niszowych?
Tak, choć to zależy od tego, jaką dziedziną dany prawnik się zajmuje. Nasza kancelaria prowadzi sprawy z zakresu własności intelektualnej, co zmusza nas do śledzenia na bieżąco spraw związanych ze znakami towarowymi, wzorami przemysłowymi czy wzorami użytkowymi. Używamy specjalistycznego programu, który monitoruje rejestrację takich praw wyłącznych w Urzędzie Patentowym. Oprogramowanie ma też inne funkcje, takie jak przypominanie o sprawach istotnych dla klientów korzystających z własności intelektualnej, w tym upływających terminach płatności za znaki, o okresach, w których można zgłaszać sprzeciw wobec rejestracji danego znaku towarowego , możliwość monitorowania znaków klienta pod kątem zgłoszeń kolizyjnych znaków towarowych itd. My z kolei korzystamy z tej wiedzy w obsłudze klientów, co oczywiście pomaga nam na tym zarabiać.
Rozmawiał Paweł Rochowicz
