Jak informować klientów o zmianach w prawie?

Nowe przepisy, implementacje unijnych rozporządzeń, ważne wyroki czy decyzje organów kontroli. Skuteczni prawnicy muszą trzymać rękę na pulsie i na bieżąco śledzić najnowsze regulacje. Jednak trzeba pamiętać, że samo zbieranie informacji nie wystarczy – należy zadbać o właściwe poinformowanie klientów o nowych obowiązkach czy zmianach w prawie, które są kluczowe dla ich biznesu lub branży.

Informowanie klientów, ale również i otoczenia biznesowego, o znowelizowanych przepisach nie ma wymiaru jedynie edukacyjnego. Pozwala na budowanie trwałej relacji z odbiorcami publikowanych treści, którzy będą postrzegali daną kancelarię lub prawnika, jako szybkie i przede wszystkim wiarygodne źródło informacji prawnych. Dodatkowo dzielenie się swoją wiedzą jest potwierdzeniem, że prawnicy dbają o faktyczne potrzeby swoich klientów.

To, jak wielkie znaczenie miało alertowanie o zmianach przepisów można było zaobserwować na początku pandemii. Pierwsze lockdowny, codziennie zmieniające się przepisy i wytyczne rządowe sprawiały, że przedsiębiorcy oraz zwykli ludzie byli zagubieni w gąszczu informacji o nowych zakazach i obowiązkach. Informacje pojawiające się w mediach były niewystarczające, więc z pomocą przyszły kancelarie prawne, które w swoich social mediach, na stronach internetowych czy newsletterach nie tylko na bieżąco przekazywały informacje o najważniejszych zmianach, ale również je komentowały i objaśniały, aby ich klienci i obserwatorzy nie mieli wątpliwości, co do aktualnego stanu prawnego.

Jak szybko pozyskiwać informacje?

To, że prawnicy są obciążeni pracą, wiadomo nie od dziś. Jednym z ich kluczowych zadań jest śledzenie zmian przepisów – tych obowiązujących oraz dopiero procedowanych, gdyż w pismach procesowych czy umowach nie mogą powołać się na już nieobowiązujące regulacje. W dużych kancelariach researchem zajmują się aplikanci lub praktykanci, jednak w mniejszych strukturach, każdy prawnik jest odpowiedzialny za samodzielne sprawdzanie zmian w swojej dziedzinie.

Codzienne przeglądanie Internetowego Systemu Aktów Prawnych może zająć bardzo dużo czasu, a kolejne cenne godziny poświęcić trzeba na sprawdzanie Bazy orzeczeń Sądu Najwyższego, o wyrokach niższych instancji już nie wspominając. Do tego dochodzą przepisy i rozporządzenia wydane na szczeblu europejskim. Aby zaoszczędzić czas, warto skorzystać z narzędzi automatyzujących ten proces.

Dzięki Systemowi Informacji Prawnej LEX prawnicy zyskują dostęp do aktualizowanej na bieżąco bazy aktów prawnych i orzeczeń, w której znajduje się już ponad 5 mln dokumentów, a każdego dnia dodawanych jest 1 000 nowych. Oprogramowanie wyposażone jest w dedykowaną wyszukiwarkę LEX Search, która dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji pozwala ekspresowo znaleźć informacje o zmianach prawa czy orzecznictwie z poszczególnych obszarów. W powstanie wyszukiwarki zaangażowani byli sami prawnicy, co przełożyło się na jej intuicyjność. Korzystając z LEX Search nie trzeba posługiwać się długimi prawniczymi frazami – oprogramowanie „rozumie” potoczne sformułowania, których praktycy używają na co dzień, co pozwala jeszcze sprawniej poruszać się po LEX.

Jak dzielić się zdobytymi informacjami?

Oprócz samej informacji ważna jest też jej forma i język komunikacji. Prawnicy doskonale orientują się w artykułach, paragrafach oraz skomplikowanej terminologii i nazewnictwie aktów prawnych. Jednak nadmierne nasycenie wiadomości sygnaturami lub samo cytowanie zmieniających się przepisów nie będzie zbyt dobrym pomysłem.

Język i stopień skomplikowania przekazu należy dostosować do poziomu wiedzy prawniczej odbiorcy. Klienci nie chcą wiedzieć jedynie, co się zmieniło. Interesuje ich przede wszystkim, jaki wpływ nowe przepisy będą miały na ich biznes czy planowane inwestycje. Czy za daną zmianą stoi faktyczna korzyść, czy muszą wdrożyć zmiany w organizacji czy też może są wyjątki, dzięki którym nie będą ich obowiązywać dodatkowe obowiązki? Dlatego do swoich alertów warto dołączyć krótkie komentarze objaśniające nowe regulacje, aby nie zostawiać odbiorców tylko z „samymi paragrafami”.

Jakie kanały komunikacji wybrać?

• Strony internetowe oraz blogi: jest to najczęstsze miejsce publikowania informacji o nadchodzących zmianach. Dzięki pełnej kontroli nad daną www, samodzielnie można zdecydować o formie czy długości publikacji. Kolejną zaletą jest archiwizacja treści – każda osoba, która wejdzie na stronę, będzie mogła od razu zapoznać się z wcześniejszymi wpisami. Nie można też zapomnieć o wpływie takich informacji na pozycjonowanie – im na danej stronie więcej odpowiednio dopasowanych tematycznie treści, tym lepiej będzie ona indeksować się w Google.
• Newslettery i mailingi: kancelarie prawne, które mają rozbudowane bazy klientów, decydują się na wysyłkę newslettera. Newslettery można wysyłać w formie ć cyklicznych mailingów lub wiadomości wysyłanych jako bieżąca reakcja na ważne zmiany prawa. Mailingi mogą być skrótowe i kierować do dłuższych wpisów na blogu czy www kancelarii. Ponadto w mailingach można dodać dodatkowe materiały do pobrania, jak np. pliki PDF ze szczegółowym omówieniem danej zmiany lub podsumowaniem czy raportem. Dużą zaletą newsletterów jest to, że trafiają bezpośrednio do skrzynek odbiorców klientów.
• Social media: prawnicy działający w mediach społecznościowych powinni je wykorzystać do publikowania alertów o zmianach, które dotrą bezpośrednio do ich społeczności, zgromadzonej wokół profilu kancelarii lub prywatnego konta danego prawnika. Na Facebooku i Instagramie dłuższe opisy zmian można dodać w poście lub relacji, te jednak znikają po 24 godzinach. LinkedIn oferuje szerszy wachlarz narzędzi: oprócz postów, są tą artykuły oraz Biuletyny, które mocno przypominają klasyczny newsletter, jednak do osób, które go subskrybują, są wysyłane bezpośrednio z tego serwisu. Można je przeglądać na samym LinkedIn, ale trafiają też na skrzynki mailowe odbiorców.

Informując o zmianach prawa w social media, warto zadbać o stronę wizualną przekazu. Można stworzyć dedykowaną grafikę, która będzie zawsze wykorzystywana do postów alertowych lub postawić na tematyczne zdjęcia.

• Ebooki, prezentacje i podsumowania: przy dużych nowelizacjach, wprowadzających liczne i skomplikowane zmiany, jak np. Polski Ład czy nowy KSH, warto rozważyć stworzenie dłuższego dokumentu, który trafi w ręce klientów.
• Webinary: w przypadku ważnych zmian, do których klienci muszą się przygotować w szczególny sposób, warto rozważyć zorganizowanie bezpłatnego webinaru, podczas którego eksperci pokrótce opowiedzą o nowych obowiązkach czy terminach, na które trzeba zwrócić uwagę i odpowiedzą na pytania uczestników. Krótkie, nawet półgodzinne spotkanie można zorganizować tylko dla klientów lub też jako szkolenie otwarte, które przyciągnie do kancelarii nowe osoby zainteresowane daną tematyką.

Jak zaoszczędzić jeszcze więcej czasu?

Warto pamiętać, że dostawca Systemu Informacji Prawnej LEX oferuje także narzędzie pomocne w informowaniu klientów o zmianach przepisów. Legal Alert – program stworzony dla kancelarii prawnych chcących informować klientów o zmianach w prawie, ułatwia i automatyzuje wysyłkę wiadomości. Nie trzeba przygotowywać do niego żadnych tekstów ani martwić się o grafiki – o wszystko dbają eksperci Wolters Kluwer, którzy przygotowują gotowe newsy z ponad 20 obszarów prawa! Wystarczy dodać adresy mailowe odbiorców i wybrać artykuły, które mają trafić do klientów kancelarii. Co ważne, Legal Alert może zostać spersonalizowany, warto więc dodać do niego swoje logo oraz kolory brandowe kancelarii.

Wystarczy dodać adresy mailowe odbiorców i wybrać artykuły, które mają trafić do klientów kancelarii. Co ważne, Legal Alert może zostać spersonalizowany, warto więc dodać do niego swoje logo oraz kolory brandowe kancelarii.

Pozwól klientom być na bieżąco

Informowanie klientów o ważnych dla nich zmianach prawa jest sposobem na przywiązanie do kancelarii, podtrzymanie kontaktu ze stałymi klientami i pozytywnie wpływa na budowanie eksperckiego wizerunku marki, pozwala się wyróżnić. Warto dzielić się swoją wiedzą, zawczasu ostrzegać klientów o możliwych zmianach oraz edukować rynek, dzięki czemu obecni oraz potencjalni klienci będą mogli zaplanować przyszłe działania, również we współpracy z kancelarią.

W naszej kancelarii szczególnie dbamy, żeby nasi Klienci byli dobrze poinformowani o wszelkich zmianach w prawie, a przede wszystkim mieli świadomość, że poza stosowną, uprzednią informacją, mamy również przygotowane różne scenariusze działań na wdrażane zmiany. W tym celu regularnie przygotowujemy i dystrybuujemy wśród Klientów newslettery oraz alerty prawne. Cyklicznie, informujemy również Klientów, za pośrednictwem tzw. prasówki o istotnych publikacjach medialnych dotyczących nowych regulacji. Praktyką są również indywidualne spotkania partnerów lub prawników z kancelarii z naszymi Klientami, celem nie tylko przybliżania zmian i wypracowania indywidualnych, dostosowanych do Klientów rozwiązań, ale także wsparcie w identyfikacji projektów i wyzwań przed jakimi stoją Klienci, tak aby permanentnie być wartością dodaną w ich funkcjonowaniu.

Jest to dla nas wielka satysfakcja, że nasi Klienci doceniają otrzymywane informacje oraz propozycje działań, o czym często dostajemy sygnały. Pozwala nam to trzymać rękę na pulsie oraz być w stałym kontakcie z Klientami.

Autorzy tekstu:

Ewa Gajewska
Współzałożyciel ILC Innovative Lawyers’ Conlultants, ekspert w zakresie marketingu i PR prawniczego

Marta Kurdek
Marketing Manager w ILC Innovative Lawyers’ Conlultants, specjalista w zakresie marketingu internetowego