Skuteczne zarządzanie obrotem korespondencji w kancelarii prawnej, szybki dostęp do dokumentacji oraz odpowiednie zorganizowanie obiegu dokumentów to kluczowe elementy dla sprawnie funkcjonującej współczesnej firmy prawniczej. Każda kancelaria prowadzi oficjalną korespondencję zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną, ale nie każda robi to szybko, sprawnie i efektywnie w ujęciu kosztowym przy optymalnym wykorzystaniu współczesnych rozwiązań teleinformatycznych.
Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest kluczowa dla zapewnienia właściwej i sprawnej działalności kancelarii, w szczególności mając na uwadze procedury doręczenia korespondencji sądowej. Każda korespondencja przychodząca do Kancelarii oraz wychodząca z kancelarii musi być należycie odnotowana, sklasyfikowana, dekretowana i przechowywana tak, aby profesjonalny pełnomocnik należycie zabezpieczył interes swoich klientów oraz nie pominął żadnego terminu sądowego.
Sam proces obsługi korespondencji odbywa się w kilku etapach. Pierwszym z nich jest zarejestrowanie korespondencji i dekretacja pisma - jedno bądź dwuetapowa, zależnie od wielkości i kancelarii oraz stosowanych rozwiązań teleinformatycznych. Kolejnym krokiem jest realizacja zadania, czyli udzielenie odpowiedzi, akceptacja odpowiedzi i wysłanie pisma. W ostatnim etapie zachodzi rejestracja potwierdzenia odbioru i archiwizacja.
W toku całego procesu obsługi korespondencji kluczowe jest objęcie tajemnicą danych i informacji przekazywanych między klientem a pełnomocnikiem. Kwestia ta, wypływa ze stosunku zaufania, jaki powstaje między prawnikiem a klientem, dlatego każdy profesjonalny pełnomocnik powinien być odbiorcą przekazywanych mu informacji na zasadach poufności. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje wszystkie uzyskane przez pełnomocnika informacje, w szczególności dokumenty, notatki, akta, materiały utrwalone metodą elektroniczną albo innymi środkami technicznymi. Ponadto, zobowiązanie do poufności jest definiowane jako obowiązek nieograniczony w czasie, który rozciąga się również na współpracowników i personel kancelarii prawnej, a także wszystkie osoby zaangażowane przez niego przy świadczeniu usług.
W przypadku zarządzania korespondencją mamy do czynienia z procesem polegającym na zbieraniu, klasyfikowaniu oraz zabezpieczaniu dokumentów zawierających dane osobowe i tajemnice handlowe - w celu przechowywania ich przez określony czas. Mając na względzie zasadę poufności przekazywanych informacji, zwrócić uwagę należy przede wszystkim na obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia wszelkich danych wrażliwych przed próbami ich kradzieży, kopiowania lub wykorzystania w sposób niezgodny z prawem.
Kontrola doręczeń elektronicznych
Niezwykle istotne jest, żeby na bieżąco kontrolować korespondencję przychodzącą, ale również wychodzącą. Pamiętać należy również o doręczeniach elektronicznych, dokonywanych przez Portal Informacyjnych Sądów Powszechnych zgodnie z art. 15zzs9 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych), E-PUAP, jak również o bieżącym nadzorze doręczeń w sprawach prowadzonych w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym.
Odbiór korespondencji doręczanej za pośrednictwem Portalu informacyjnego Sądów Powszechnych
Doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe właściwe dla doręczenia pisma sądowego zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego. Nie dotyczy to jednak pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu (np. zobowiązanie do złożenia odpowiedzi na pozew przesyłane wraz z odpisem pozwu strony przeciwnej, czy zobowiązanie do ustosunkowania się do opinii biegłego przesyłane wraz z opinią).
Celem odbioru pisma sądowego należy po zalogowaniu się do Portalu Informacyjnego, kliknąć zakładkę „Moje doręczenia”, widoczną w panelu po lewej stronie. Na ekranie pojawi się lista pism sądowych adresowanych do pełnomocnika. Pisma, które posiadają status „Niedoręczone” (a zatem takie, które nie zostały odebrane przez pełnomocnika zawodowego i co do których nie minął termin na dokonanie skutecznego prawnie odbioru – fikcja doręczenia), oznaczone są poprzez boczny pasek w kolorze czerwonym. W celu odebrania pisma należy kliknąć przycisk „Odbierz” widoczny po prawej stronie, odrębnie dla każdego z dokumentów. W przypadku zaniechania zapoznania się z pismem w po upływie 14 dni od jego publikacji w Portalu następuje fikcja doręczania, podobnie jak ma to miejsce przy doręczeniu za pośrednictwem poczty.
W przypadku zamieszczenia w Portalu Informacyjny pisma sądowego, które podlega doręczeniu, na adres mailowy wskazany przez pełnomocnika zawodowego w Portalu Informacyjnym zostanie przesłane powiadomienie informujące o piśmie sądowym oczekującym na doręczenie. Powiadomienie o umieszczeniu w Portalu Informacyjnym pisma sądowego, które podlega doręczeniu za pośrednictwem Portalu, wysyłane jest odrębnie dla każdego pisma sądowego. Powiadomienie to jest wysyłane trzykrotnie – w dniu umieszczenia pisma sądowego w Portalu Informacyjnym, po upływie 7 dni od dnia zamieszczenia oraz w ostatnim możliwym dniu odbioru pisma (ostatni dzień upływu ustawowego terminu odbioru pisma). Po dokonaniu odbioru pisma sądowego, a także w przypadku zaniechania jego odbioru, na adres e-mail pełnomocnika zawodowego, kierowane jest powiadomienie potwierdzające odebranie pisma.
E-Sąd. Doręczenia w Elektronicznym Postępowaniu Upominawczym
E-Sąd, czyli elektroniczne postępowanie upominawcze (dalej: ,,EPU”) swoją właściwością obejmuje cały kraj. Sprawy rozpoznaje jeden dla całego kraju sąd (tzw. e-sąd): Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie VI Wydział Cywilny (pierwotnie XVI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego w Lublinie), który został wprowadzony w dniu 4 stycznia 2010 r. 1 Wspomniane postępowanie przewidziane jest dla roszczeń pieniężnych dochodzonych w trybie przepisów rozdziału 1 działu VIII tytułu VII księgi pierwszej części pierwszej Kodeksu postępowania cywilnego
System informuje użytkownika o nowych doręczeniach, za pomocą dodatkowego okienka z komunikatem, zawsze po zalogowaniu. Kliknięcie przycisku OK (w okienku z komunikatem) powoduje, że użytkownik potwierdza odbiór i odczytanie orzeczeń (odbiór orzeczeń jest równoznaczny z jego przeczytaniem) i skutkuje prawidłowym doręczeniem pisma w sprawie (tzw. Elektroniczne doręczenie prawidłowe). W przypadku gdy użytkownik w przeciągu 14 dni od daty wydanego orzeczenia nie zaloguje się na swoje konto, to doręczenia tych orzeczeń dla użytkownika są również traktowane jako prawidłowe. Jest to tzw. elektroniczne doręczenie zastępcze.
Co istotne, dane z listy doręczeń można wyeksportować do pliku Excel. Pod listą wyświetlanych wyników jest sekcja ‘Zakres eksportowanych danych’, która wskazuje ilość doręczeń spełniających kryteria filtrowania i taką listę doręczeń można wyeksportować za pomocą przycisku ‘Eksport do Excel’.
Możliwość eksportu danych EPU do pliku Excel niewątpliwie stanowi ułatwienie dla pełnomocników i pozwala na łatwiejszą koordynację doręczanych przez system pism.
Doręczenia dokonywane przez ePUAP
EPUAP to Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. Użytkownik, który chce w pełni korzystać z systemu ePUAP powinien w pierwszej kolejności zarejestrować konto, poprzez złożenie wniosku. Gdy wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony, na koncie zostaje automatycznie utworzona elektroniczna skrzynka podawcza (ESP). W skrzynce gromadzone są: dokumenty odebrane, dokumenty wysłane, kopie robocze dokumentów, pliki pobrane z dysku na konto, które mogą być później dołączone jako załączniki do dokumentów. Zgodnie z art. 152 § 3 Ordynacji podatkowej 2 , w przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób, o którym mowa w art. 152a § 1 pkt 3 Ordynacji, tzn. poprzez podpisanie urzędowego poświadczenia odbioru.
Koordynacja korespondencją w kancelarii przy użyciu nowych technologii
Jednym z rozwiązań stosowanych w kancelariach jest korzystanie z aplikacji/programów do zarządzania zadaniami. Istnieje wiele aspektów pracy prawnika, w których aplikacja stanowi znaczne ułatwienie. Przede wszystkim może ona zapewnić możliwość bezpośredniego połączenia zarówno z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych, jak również z EPU i E-PUAP, o których mowa była powyżej. Pozwoli to na usprawnienie przede wszystkim kwestii odbioru pism i późniejszą ich dekretację.
Odpowiedni program pomoże również w przyspieszeniu przepływu informacji, a co za tym idzie – usprawni kooperację ze współpracownikami oraz klientami kancelarii. Łatwiejsze stanie się przede wszystkim nadzorowanie terminów i ich automatyczne przypisywanie do kalendarza. Nie będzie więc potrzeby pamiętać, jakie zadania pozostały do zrealizowania – będzie natomiast możliwość ich odnotowania w aplikacji, aby mieć pewność, że żadna czynność konieczna do wykonania w danej sprawie ani żaden termin nie został pominięty. Przydatne może się również okazać sortowanie zaplanowanych czynności i układanie ich zgodnie z priorytetami.
Innym rozwiązaniem jest korzystanie z opartego na chmurze zestawu narzędzi dostosowanego do pracy zbiorowej, umożliwiającego bezpośrednią komunikację i uzyskiwanie dostępu do wyników pracy innych. Pozwala to na efektywniejsze koordynowanie m.in. obiegu korespondencji, ale również nadzór nad terminami i pracą młodszych prawników.
Kluczem zapewnienia właściwej i sprawnej działalności kancelarii jest wypracowanie odpowiedniej procedury zarządzania obiegiem korespondencji, przy zastosowaniu aktualnie dostępnych rozwiązań teleinformatycznych, co pozwoli na efektywną kontrolę terminów i zadań do zrealizowania.
Osiągnąć to można przy użyciu dedykowanego do tego celu programu lub platformy, czy też poprzez samodzielnie opracowaną strukturę jej odnotowania, sklasyfikowana, dekretowana i archiwizowania poprzez wdrążanie odpowiednich procesów adekwatnych do potrzeb kancelarii celem zabezpieczenia interesów klientów współczesnej firmy prawniczej.
Konkurencja na rynku prawniczym wymaga od każdej kancelarii oferowania swoim klientom nie tylko obsługi prawnej na najwyższym poziomie, ale również dodatkowych udogodnień, jak między innymi kanały komunikacji, dostęp do korespondencji sprawy także w ujęciu zdalnym przy zastosowaniu zabezpieczonych kanałów komunikacji.
Autorzy:
adwokat Katarzyna Strzeszewska- Lipka, Counsel w Orlik & Partners
Korina Kowalska, Młodszy prawnik w Orlik & Partners
1 Podstawą prawną elektronicznego postępowania upominawczego jest nowelizacja z dnia 9 stycznia 2009 r. ustawy Kodeks Postępowania Cywilnego (Dz.U. nr 26 poz.156 z 2009 r.).
2 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U.2021.1540).
