Dopiero 2 kwietnia tego roku Rada Ministrów przyjęła ostatnią wersję projektu. 17 kwietnia 2024 r. projekt ustawy o ochronie sygnalistów został skierowany do Sejmu i aktualnie oczekujemy na przeprowadzenie prac parlamentarnych.
Spośród krajów członkowskich Unii Europejskiej do tej pory tylko Polska i Estonia nie transponowały jeszcze przepisów dyrektywy o ochronie sygnalistów (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 z późn. zm.). Termin na transpozycję minął 17 grudnia 2021 r.
Proces tworzenia projektu ustawy był długotrwały, obejmujący kilkanaście wersji projektu zawierających różnorodne modyfikacje mechanizmów zgłaszania i udzielania ochrony sygnalistom. Dopiero 2 kwietnia tego roku Rada Ministrów przyjęła ostatnią wersję projektu. 17 kwietnia 2024 r. projekt ustawy o ochronie sygnalistów został skierowany do Sejmu i aktualnie oczekujemy na przeprowadzenie prac parlamentarnych. 8 maja na posiedzeniu sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny odbyło się pierwsze czytanie projektu ustawy.
Ustawa dotycząca ochrony sygnalistów ma na celu ujednolicenie standardów ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa oraz poprawę egzekwowania prawa. Pierwszą istotną i symboliczną wprowadzoną zmianą jest modyfikacja tytułu projektowanej ustawy z „ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa” na „ustawę o ochronie sygnalistów”, uwzględniając tym samym głos ekspertów, w tym organizacji społecznych, aby język ustawy odzwierciedlał materię, którą się zajmuje.
Wewnętrzna procedura zgłoszeń w świetle ustawy o ochronie sygnalistów
W kontekście ostatnich zmian w projekcie ustawy warto zwrócić uwagę na kogo ma być nakładany wymóg określenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Projekt zakłada, że organizacje powinny mieć obowiązek posiadania takiej procedury, jeśli zatrudniają pięćdziesiąt osób wykonujących pracę zarobkową. Do tej liczby wlicza się pracowników oraz osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób. Co szczególnie istotne, przewidziano mechanizm ustalania stanu zatrudnienia – liczba osób wykonujących pracę zarobkową ma być określana na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. To ważne rozwiązanie, które pozwoli uniknąć manipulacji stanem zatrudnienia obligując organizacje do stosowania się do wymogów ustawy.
Kluczowe jest, aby organizacje podejmując działania związane z procedurą zgłaszania, były precyzyjne i uwzględniały wszystkie istotne aspekty, zarówno w kontekście wymogów ustawowych, jak i potencjalnych korzyści dla organizacji i jej pracowników. Nie należy zatrzymywać się na określeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale podjąć i inne działania urzeczywistniające ochronę sygnalistów, w szczególności w zakresie realnej ochrony przed odwetem. Niezbędne jest także podjęcie działań komunikacyjnych i informacyjnych jak szkolenia lub warsztaty.
Wszystko to w celu zwiększenia bezpieczeństwa organizacji oraz zaufania do wdrożonej procedury. Im precyzyjniej i jaśniej wskażemy nie tylko rodzaje naruszeń, które sygnalista może zgłosić, ale i środki ochrony oraz jednocześnie skoncentrujemy się na działaniach edukacyjnych, tym większą mamy szansę, że rozwiążemy problem zanim eskaluje poza naszą organizacją. - Rzeczywistość pokazuje, że istnieje powiązanie między wewnętrznymi kanałami zgłaszania a korzystaniem z mechanizmów zgłoszeń zewnętrznych – uważa radczyni prawna, dr Monika Wieczorek. - System ochrony sygnalistów ma na celu nie tylko ochronę zgłaszających, ale także szybkie wykrywanie nieprawidłowości w organizacji, zmniejszenie ryzyk prawnych i powstania szkód finansowych oraz wizerunkowych. Integracja tych perspektyw może prowadzić do stworzenia procedury korzystnej zarówno dla pracowników, jak i organizacji.
Projekt ustawy przewiduje elementy, jakie musi określać procedura zgłoszeń wewnętrznych, a sposób prowadzenia postępowań wyjaśniających w ramach realizacji wymogu podejmowania działań następczych pozostaje do szczegółowego ustalenia w samej organizacji. Nie tylko zatem należało będzie zadbać o spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa, ale także zaprojektować wewnętrzny kanał zgłaszania zgodnie z dobrymi praktykami, dostosowując go do specyfiki i kultury organizacyjnej. Ważne jest zatem nie tylko prawidłowe określenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale także egzekwowanie tych wewnętrznych reguł w celu zapewnienia skutecznej ochrony sygnalistów.
Sygnalista to nie tylko pracownik
Projekt ustawy określa, że sygnalistą może być nie tylko pracownik w rozumieniu prawa pracy, ale także inne osoby związane z organizacją, takie jak członkowie organów, przedsiębiorcy, współpracownicy, pracownicy podmiotów zewnętrznych, wolontariusze, stażyści itp. Regulacje będą również dotyczyć osób informujących o nieprawidłowościach w procesie rekrutacji lub negocjacji umowy. Jednocześnie projektodawca rozróżnia osoby mające podstawy do zgłoszenia lub ujawnienia publicznego od tych, którzy działają w złej wierze. W projekcie ustawy pojęcie "sygnalista" odnosi się do osoby dokonującej zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, a nie tylko otrzymującej w związku z tym ochronę. Tym samym ochrona ma być udzielona wyłącznie wtedy, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Określenie czasu, od którego udzielana jest ochrona pojawiło się dopiero w jednej z ostatnich wersji projektu ustawy, w 2024 roku. Zmiana ta jest niezwykle istotna, bo pewność co do ustawowych przesłanek udzielenia ochrony jest kluczowa dla skuteczności systemu whistleblowingowego. Wpływa bowiem na zaufanie sygnalistów i ich gotowość do zgłaszania nieprawidłowości.
Szeroki zakres naruszeń, które może zgłosić sygnalista
Projekt ustawy przewiduje szeroki zakres obszarów, w których możliwe są zgłoszenia naruszeń prawa, takich jak zamówienia publiczne, bezpieczeństwo transportu czy zdrowie publiczne. Obszar zgłaszania naruszeń prawa może się jeszcze zmienić w trakcie prac parlamentarnych, bo wywoływał szerokie dyskusje i dynamicznie zmieniał się w ostatnich miesiącach. Obecnie obejmuje również naruszenia z zakresu prawa pracy i korupcji i w ograniczonym zakresie także konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela. Oznacza to np. konieczność stosowania przepisów ustawy, w tym w zakresie procedury zgłoszeń wewnętrznych do zgłoszeń mobbingu lub dyskryminacji.
Projektodawca pozostawił także pewną swobodę organizacjom, określając możliwość rozszerzenia zakresu zgłoszeń o naruszenia wewnętrznych regulacji lub standardów etycznych, tj. w szczególności wynikających z wprowadzanych w wielu organizacjach kodeksów etycznych. Konieczna zatem stanie się integracja wewnętrznych polityk i procedur z procedurą zgłaszania naruszeń na podstawie ustawy.
Poufność i anonimowość zgłoszeń
Budowa procedury to jedno, ale równie ważne jest zapewnienie skutecznej ochrony tożsamości zgłaszających oraz innych osób zaangażowanych w postępowanie. Do tego zobowiązuje pracodawców zarówno Dyrektywa, jak i polski projekt ustawy, a za nieprzestrzeganie tego obowiązku projektodawca przewiduje dotkliwe sankcje, także te karne. W praktyce może to się okazać niełatwym zadaniem.
– Najistotniejsze jest zapewnienie równego dostępu do kanałów zgłoszeń dla każdej grupy zawodowej – twierdzi radczyni prawna Katarzyna Abramowicz, CEO Sygnanet.pl. – Poufność najłatwiej dopełnić poprzez kanały elektroniczne, które pozwalają realizować ten cel zarówno na poziomie zgłaszania, jak i całego procedowania zgłoszenia, włączając w to dalszą korespondencję z sygnalistą, nawet jeśli ten pozostaje anonimowy. Natomiast ogromne wyzwanie, przed którym staną organizacje wdrażające nowe prawo, to zapewnienie pracownikom różnorodnych kanałów zgłaszania i równoczesne dopełnienie poufności. Dlatego do tego tematu należy podejść z rozwagą i zastanowić się, czy kanał elektroniczny nie będzie najlepszym wyborem dla zapewnienia bezpieczeństwa organizacji.
W procedurze zgłaszania należy także uwzględnić kwestię anonimowych zgłoszeń. Projekt ustawy fakultatywnie dopuszcza rozpoznawanie takich zgłoszeń, ale należy jasno określić, czy organizacja będzie je przyjmować. Trzeba pamiętać, że ochrona tożsamości dotyczy zarówno osób zgłaszających pod własnym nazwiskiem, jak i anonimowych sygnalistów, których tożsamość została następnie ujawniona lub które mogą zostać w inny sposób zidentyfikowane.
Jak zachęcić do zgłaszania naruszeń wewnątrz organizacji
Projektodawca przewidział także możliwość określenia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych systemu zachęt do korzystania z procedury zgłaszania, jeśli możliwe jest skuteczne zaradzenie naruszeniom wewnątrz struktury organizacyjnej danego podmiotu a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. System zachęt wymaga jednak ostrożności i powinien być wprowadzony z rozwagą. Najczęściej rozumie się przez to zachęty materialne dla osób zgłaszających nieprawidłowości.
Warto przy tym, niezależnie od tego, czy organizacja zdecyduje się na wprowadzenie tego elementu do procedury, rozważyć wprowadzenie innych mechanizmów wsparcia, jak zaoferowanie pomocy psychologicznej, która może zwiększyć zarówno chęć pracowników do dokonywania zgłoszeń, jaki i ich poczucie bezpieczeństwa.
Kluczowa dla zachęcenia pracowników do zgłaszania naruszeń jest ochrona przed ewentualnym odwetem. Dlatego w procedurze wewnętrznej warto uwzględnić różne rodzaje sankcji dla osób stosujących odwet czy groźbę odwetu oraz możliwość uzyskania odszkodowania dla sygnalistów, nie zapominając równocześnie o karach dla osób zgłaszających fałszywe informacje. Ma to walor informacyjny i może wpłynąć na lepsze zrozumienie wprowadzonych mechanizmów.
Zapewnienie kompleksowej ochrony i wsparcia dla sygnalistów może przyczynić się do poprawy atmosfery w miejscu pracy i budowania zaufania do organizacji, co w konsekwencji może prowadzić do szybszego i skuteczniejszego reagowania na potencjalne zagrożenia i problemy z korzyścią dla każdej ze stron.
Wobec dynamicznych zmian wokół projektu ustawy o ochronie sygnalistów należy podkreślić pilną potrzebę rozpoczęcia prac nad wewnętrznymi procedurami zgłaszania naruszeń prawa. Tworzenie skutecznych procedur i otoczenia, w jakim będą wprowadzane, jest kluczowe zarówno dla ochrony osób zaangażowanych, jak i dla zapewnienia bezpieczeństwa organizacji. Przegląd istniejących procedur i przygotowania do wdrożenia zmian warto rozpocząć już teraz, nie oczekując na uchwalenie ustawy. Tym bardziej że wedle projektu ustawa ma wejść w życie w terminie 3 miesięcy od ogłoszenia (a przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych w terminie 6 miesięcy). Złożoność procesu ustalania wszystkich elementów systemu whistleblowingowego w organizacji powoduje konieczność rozpoczęcia działań już teraz.
Należy przy tym pamiętać, że ważne jest nie tylko klarowne określenie wymogów, ale również prowadzenie jasnej komunikacji wokół procedur, w tym szkoląc pracowników, aby zbudować skuteczne i realne mechanizmy, które będą sprawnie i skutecznie chronić zarówno interesy organizacji, jak i jej pracowników, a jednocześnie już teraz zacząć budować zaufanie.
dr Monika Wieczorek, radczyni prawna, Wieczorek Kancelaria Radcowska
Specjalizuje się w prawie pracy i ochronie danych osobowych. Członek wewnętrznych komisji wyjaśniających w polskich i globalnych organizacjach badających występowanie nieprawidłowości. Ma bogate doświadczenie zawodowe w obszarze prowadzenia szkoleń, w tym w zakresie etyki w biznesie oraz przygotowaniu członków wewnętrznych komisji wyjaśniających w sprawach mobbingu, dyskryminacji i innych naruszeń prawa. Opracowuje mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości, polityki przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji oraz kodeksy etyczne. Doradza zarządom, działom HR i compliance w zakresie budowania skutecznych mechanizmów zgłaszania i rozpoznawania nieprawidłowości, przeciwdziałania zachowaniom niepożądanym, mobbingowi i dyskryminacji, zarządzania różnorodnością oraz ochrony prywatności i innych dóbr osobistych w zatrudnieniu. Pełni funkcję whistleblowing officer. Wykładowca akademicki. Współautorka i współredaktorka licznych publikacji, m.in. Ochrona sygnalistów. Praktyczny poradnik z wzorami dla sektora publicznego i prywatnego (Wydawnictwo C.H. Beck, 2021).
Miłka Wojtkowiak
Doświadczona marketerka z 12-letnim stażem, której pasją jest rozwijanie innowacyjnych produktów internetowych. Przez lata pracy zdobyła nie tylko wiedzę branżową, ale również umiejętność skutecznego zarządzania projektami. Specjalizuje się w Start-Upach, digital marketingu, wprowadzaniu produktów online na rynek, AI, sygnalistach. Od 2021 roku wspiera firmy w skutecznym wprowadzaniu kanałów do przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach. Praca w dynamicznych branżach takich jak e-commerce, cyberbezpieczeństwo, RegTech i LegalTech pozwoliły jej na zdobycie unikalnej wiedzy i doświadczenia. Biorąc udział w projektach związanych z tymi obszarami, rozwijała strategie marketingowe, identyfikowała nowe możliwości rynkowe oraz tworzyła skuteczne komunikacje, które angażowały klientów i budowały zaufanie do marek. Ukończyła studnia magisterskie na Uniwersytecie Adama Mickiewicza, a także podyplomowe Nowy Marketing (z wyróżnieniem) na Collegium da Vinci i Zarządzanie Projektami na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu.
---
W celu uzupełnienia wiedzy zapraszamy Państwa do obejrzenia nagrania z webinaru "Podsumowanie projektu ustawy o sygnalistach. Z jakimi obowiązkami muszą liczyć się pracodawcy?" (12.04.2024). Stanowi on podsumowanie wszystkich informacji, przygotowane przez doświadczonego praktyka w temacie whistleblowing, które powinien uzyskać każdy pracodawca, zespół prawny, HR czy compliance oraz inne osoby objęte obowiązkiem wdrożenia nowych przepisów.
Podczas webinaru dr Monika Wieczorek podjęła następujące kwestie:
- Kto zostanie objęty ochroną?
- Od kiedy obowiązuje ochrona?
- Jakich odszkodowań może domagać się osoba, wobec której zastosowano działania odwetowe?
- Jakie obowiązki obejmą pracodawców?
- Ile czasu potrzebuję, aby wdrożyć nowe przepisy w mojej organizacji?
Podczas webinaru pokazaliśmy także jak ułatwić proces przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów dzięki dedykowanemu narzędziu do ich obsługi - Sygnanet.pl
Prelegentki:
- dr Monika Wieczorek, radczyni prawna, Wieczorek Kancelaria Radcowska,
- Katarzyna Abramowicz, Radca prawny, CEO Specfile.pl, CEO Sygnanet.pl
