Ustawa o ochronie sygnalistów została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r., co oznacza, że zacznie obowiązywać 25 września br. Tym samym Polska jako ostatni kraj zakończyła proces transpozycji do prawa krajowego dyrektywy UE dotyczącej zgłaszania nieprawidłowości
Ostatecznie z ustawy zostało wyłączone prawo pracy. Z kolei przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać trzy miesiące później, tj. 25 grudnia br.
Wewnętrzna procedura zgłoszeń
Wymóg określenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych został nałożony na organizacje zatrudniające co najmniej pięćdziesiąt osób wykonujących pracę zarobkową. Do tej liczby wlicza się pracowników oraz osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób.
Co szczególnie istotne, przewidziano mechanizm ustalania stanu zatrudnienia – liczba osób wykonujących pracę zarobkową ma być określana na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. To ważne rozwiązanie, które pozwoli uniknąć manipulacji stanem zatrudnienia, obligując organizacje do stosowania się do wymogów ustawy.
Kluczowe jest, aby organizacje, podejmując działania związane z procedurą zgłaszania, były precyzyjne i uwzględniały wszystkie istotne aspekty, zarówno w kontekście wymogów ustawowych, jak i potencjalnych korzyści dla organizacji i jej pracowników. Nie należy zatrzymywać się na określeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale podjąć i inne działania urzeczywistniające ochronę sygnalistów, w szczególności w zakresie realnej ochrony przed odwetem. Niezbędne jest także podjęcie działań komunikacyjnych i informacyjnych jak szkolenia lub warsztaty.
Wszystko to w celu zwiększenia bezpieczeństwa organizacji oraz zaufania do wdrożonej procedury. Im precyzyjniej i jaśniej wskażemy nie tylko rodzaje naruszeń, które sygnalista może zgłosić, ale i środki ochrony oraz jednocześnie skoncentrujemy się na działaniach edukacyjnych, tym większą mamy szansę, że rozwiążemy problem, zanim eskaluje poza naszą organizacją.
– Rzeczywistość pokazuje, że istnieje powiązanie między wewnętrznymi kanałami zgłaszania a korzystaniem z mechanizmów zgłoszeń zewnętrznych – uważa radczyni prawna, dr Monika Wieczorek. – System ochrony sygnalistów ma na celu nie tylko ochronę zgłaszających, ale także szybkie wykrywanie nieprawidłowości w organizacji, zmniejszenie ryzyk prawnych i powstania szkód finansowych oraz wizerunkowych. Integracja tych perspektyw może prowadzić do stworzenia procedury korzystnej zarówno dla pracowników, jak i organizacji.
Ustawa przewiduje elementy, jakie musi określać procedura zgłoszeń wewnętrznych. Sposób prowadzenia postępowań wyjaśniających w ramach realizacji wymogu podejmowania działań następczych pozostaje do szczegółowego ustalenia w samej organizacji. Nie tylko zatem należy zadbać o spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa, ale także zaprojektować wewnętrzny kanał zgłaszania zgodnie z dobrymi praktykami, dostosowując go do specyfiki i kultury organizacyjnej. Ważne jest zatem nie tylko prawidłowe określenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, ale także egzekwowanie tych wewnętrznych reguł w celu zapewnienia skutecznej ochrony sygnalistów.
Sygnalista to nie tylko pracownik
Ustawa określa, że sygnalistą może być nie tylko pracownik w rozumieniu prawa pracy, ale także inne osoby związane z organizacją, jak członkowie organów, przedsiębiorcy, współpracownicy, pracownicy podmiotów zewnętrznych, wolontariusze, stażyści itp. Regulacje dotyczą również osób informujących o nieprawidłowościach w procesie rekrutacji lub negocjacji umowy. Jednocześnie rozróżnione zostały osoby mające podstawy do zgłoszenia lub ujawnienia publicznego od tych, którzy działają w złej wierze. W ustawie pojęcie „sygnalista” odnosi się do osoby dokonującej zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, a nie tylko otrzymującej w związku z tym ochronę. Ochrona ma być udzielona wyłącznie wtedy, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.Określenie czasu, od którego udzielana jest ochrona, pojawiło się dopiero w jednej z ostatnich wersji projektu ustawy w 2024 r. Zmiana ta jest niezwykle istotna, bo pewność co do ustawowych przesłanek udzielenia ochrony jest kluczowa dla skuteczności systemu whistleblowingowego. Wpływa bowiem na zaufanie sygnalistów i ich gotowość do zgłaszania nieprawidłowości.
Szeroki zakres naruszeń, które może zgłosić sygnalista
Ustawa przewiduje szeroki zakres obszarów, w których możliwe są zgłoszenia naruszeń prawa – w dziedzinach, jak zamówienia publiczne, bezpieczeństwo transportu czy zdrowie publiczne. Co szczególnie istotne, należy umożliwić na tych samych zasadach także zgłaszanie korupcji. W ostatnim momencie z katalogu obszarów naruszeń zostało wyłączone prawo pracy.Ustawa pozostawia jednak pewną swobodę organizacjom, określając możliwość rozszerzenia zakresu zgłoszeń o naruszenia wewnętrznych regulacji lub standardów etycznych (tj. w szczególności wynikających z wprowadzanych w wielu organizacjach kodeksów etycznych, ale także polityk antymobbingowych i antydyskryminacyjnych). Konieczna zatem stanie się integracja wewnętrznych polityk i procedur z procedurą zgłaszania naruszeń na podstawie ustawy.
Poufność i anonimowość zgłoszeń
Zbudowanie procedury to jedno, ale równie ważne jest zapewnienie w praktyce skutecznej ochrony tożsamości zgłaszających oraz innych osób zaangażowanych w postępowanie wyjaśniające. Za nieprzestrzeganie tego obowiązku przewidziane są dotkliwe sankcje karne. W praktyce może to się okazać niełatwym zadaniem.– Najistotniejsze jest zapewnienie równego dostępu do kanałów zgłoszeń dla każdej grupy zawodowej – twierdzi radczyni prawna Katarzyna Abramowicz, CEO Sygnanet.pl. – Poufność najłatwiej dopełnić poprzez kanały elektroniczne, które pozwalają realizować ten cel zarówno na poziomie zgłaszania, jak i całego procedowania zgłoszenia, włączając w to dalszą korespondencję z sygnalistą, nawet jeśli ten pozostaje anonimowy. Natomiast ogromne wyzwanie, przed którym staną organizacje wdrażające nowe prawo, to zapewnienie pracownikom różnorodnych kanałów zgłaszania i równoczesne dopełnienie poufności. Dlatego do tego tematu należy podejść z rozwagą i zastanowić się, czy kanał elektroniczny nie będzie najlepszym wyborem dla zapewnienia bezpieczeństwa organizacji.
W procedurze zgłaszania należy także uwzględnić kwestię anonimowych zgłoszeń. Ustawa fakultatywnie dopuszcza rozpoznawanie takich zgłoszeń, ale należy jasno określić, czy organizacja będzie je przyjmować i na jakich zasadach. Trzeba pamiętać, że ochrona tożsamości dotyczy zarówno osób zgłaszających pod własnym nazwiskiem, jak i anonimowych sygnalistów, których tożsamość została następnie ujawniona lub które mogą zostać w inny sposób zidentyfikowane.
Jak zachęcić do zgłaszania naruszeń
Ustawa przewiduje także możliwość określenia w procedurze zgłoszeń wewnętrznych systemu zachęt. Najczęściej rozumie się przez to zachęty materialne dla osób zgłaszających nieprawidłowości. System ten wymaga jednak ostrożności i powinien być wprowadzony z rozwagą.Warto przy tym, niezależnie od tego, czy organizacja zdecyduje się na wprowadzenie tego elementu do procedury, rozważyć wprowadzenie innych mechanizmów wsparcia, jak zaoferowanie pomocy psychologicznej, która może zwiększyć zarówno chęć pracowników do dokonywania zgłoszeń, jak i ich poczucie bezpieczeństwa.
Kluczowa dla zachęcenia pracowników do zgłaszania naruszeń jest ochrona przed ewentualnym odwetem. Dlatego w procedurze wewnętrznej warto uwzględnić różne rodzaje sankcji dla osób stosujących odwet czy groźbę odwetu oraz możliwość uzyskania odszkodowania dla sygnalistów, nie zapominając równocześnie o karach dla osób zgłaszających fałszywe informacje. Ma to walor informacyjny i może wpłynąć na lepsze zrozumienie wprowadzonych mechanizmów.
Zapewnienie kompleksowej ochrony i wsparcia dla sygnalistów może przyczynić się do poprawy atmosfery w miejscu pracy i budowania zaufania do organizacji. W konsekwencji może to prowadzić do szybszego i skuteczniejszego reagowania na potencjalne zagrożenia czy problemy – z korzyścią dla każdej ze stron.
Wobec krótkiego, zaledwie 3-miesięcznego vacatio legis, należy podkreślić pilną potrzebę rozpoczęcia prac nad wewnętrznymi procedurami zgłaszania naruszeń prawa. Proces wdrożenia jest bowiem złożony i wymaga czasu dla podjęcia właściwych decyzji w zgodzie z nowymi przepisami. Tworzenie skutecznych procedur i otoczenia, w jakim będą wprowadzane, jest kluczowe zarówno dla ochrony osób zaangażowanych, jak i dla zapewnienia bezpieczeństwa organizacji. Z uwagi na złożoność procesu ustalania wszystkich elementów systemu whistleblowingowego w organizacji, przegląd istniejących procedur i przygotowania do wdrożenia zmian warto rozpocząć bezzwłocznie.
Należy przy tym pamiętać, że ważne jest nie tylko klarowne określenie wymogów, ale również prowadzenie jasnej komunikacji wokół procedur czy szkolenie pracowników. Pozwoli to stworzyć skuteczne i realne mechanizmy, które będą sprawnie i skutecznie chronić zarówno interesy organizacji, jak i jej pracowników, jednocześnie budując między nimi zaufanie.
---
dr Monika Wieczorek, radczyni prawna, Wieczorek Kancelaria Radcowska
Specjalizuje się w prawie pracy i ochronie danych osobowych. Członek wewnętrznych komisji wyjaśniających w polskich i globalnych organizacjach badających występowanie nieprawidłowości. Ma bogate doświadczenie zawodowe w obszarze prowadzenia szkoleń, w tym w zakresie etyki w biznesie oraz przygotowaniu członków wewnętrznych komisji wyjaśniających w sprawach mobbingu, dyskryminacji i innych naruszeń prawa. Opracowuje mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości, polityki przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji oraz kodeksy etyczne. Doradza zarządom, działom HR i compliance w zakresie budowania skutecznych mechanizmów zgłaszania i rozpoznawania nieprawidłowości, przeciwdziałania zachowaniom niepożądanym, mobbingowi i dyskryminacji, zarządzania różnorodnością oraz ochrony prywatności i innych dóbr osobistych w zatrudnieniu. Pełni funkcję whistleblowing officer. Wykładowca akademicki. Współautorka i współredaktorka licznych publikacji, m.in. Ochrona sygnalistów. Praktyczny poradnik z wzorami dla sektora publicznego i prywatnego (Wydawnictwo C.H. Beck, 2021).
Miłka Wojtkowiak
Doświadczona marketerka z 12-letnim stażem, której pasją jest rozwijanie innowacyjnych produktów internetowych. Przez lata pracy zdobyła nie tylko wiedzę branżową, ale również umiejętność skutecznego zarządzania projektami. Specjalizuje się w Start-Upach, digital marketingu, wprowadzaniu produktów online na rynek, AI, sygnalistach. Od 2021 roku wspiera firmy w skutecznym wprowadzaniu kanałów do przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach. Praca w dynamicznych branżach takich jak e-commerce, cyberbezpieczeństwo, RegTech i LegalTech pozwoliły jej na zdobycie unikalnej wiedzy i doświadczenia. Biorąc udział w projektach związanych z tymi obszarami, rozwijała strategie marketingowe, identyfikowała nowe możliwości rynkowe oraz tworzyła skuteczne komunikacje, które angażowały klientów i budowały zaufanie do marek. Ukończyła studnia magisterskie na Uniwersytecie Adama Mickiewicza, a także podyplomowe Nowy Marketing (z wyróżnieniem) na Collegium da Vinci i Zarządzanie Projektami na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu.
---
W celu uzupełnienia wiedzy zapraszamy Państwa do obejrzenia nagrania z webinaru "Podsumowanie projektu ustawy o sygnalistach. Z jakimi obowiązkami muszą liczyć się pracodawcy?" (12.04.2024). Stanowi on podsumowanie wszystkich informacji, przygotowane przez doświadczonego praktyka w temacie whistleblowing, które powinien uzyskać każdy pracodawca, zespół prawny, HR czy compliance oraz inne osoby objęte obowiązkiem wdrożenia nowych przepisów.
Podczas webinaru dr Monika Wieczorek podjęła następujące kwestie:
- Kto zostanie objęty ochroną?
- Od kiedy obowiązuje ochrona?
- Jakich odszkodowań może domagać się osoba, wobec której zastosowano działania odwetowe?
- Jakie obowiązki obejmą pracodawców?
- Ile czasu potrzebuję, aby wdrożyć nowe przepisy w mojej organizacji?
Podczas webinaru pokazaliśmy także jak ułatwić proces przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów dzięki dedykowanemu narzędziu do ich obsługi - Sygnanet.pl
Prelegentki:
- dr Monika Wieczorek, radczyni prawna, Wieczorek Kancelaria Radcowska,
- Katarzyna Abramowicz, Radca prawny, CEO Specfile.pl, CEO Sygnanet.pl
