Przepisy zagraniczne i polskie
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nie wprowadza wymogu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń anonimowych. Unijny ustawodawca pozostawia w tym zakresie swobodę państwom członkowskim.
Jak kwestię „anonimów” uregulowano w Polsce? Chociaż termin implementacji dyrektywy minął 17 grudnia 2021 r., w dalszym ciągu nie uchwalono przepisów, które wdrażałyby postanowienia dyrektywy i chroniły rodzimych sygnalistów.
Wciąż trwają prace nad rządowym projektem ustawy. Nie nakłada on na pracodawców obowiązku umożliwienia sygnalistom zgłaszania naruszeń w sposób anonimowy ani też obowiązku rozpoznawania zgłoszeń anonimowych. Wymaga jednak, aby wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń zapewniały „ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu”.
Oznacza to, że podane przez sygnalistę dane nie mogą zostać ujawnione „na zewnątrz”, czyli innym osobom niż tym, które rozpatrują zgłoszenia. Nie jest to zatem tożsame z przyjmowaniem zgłoszeń anonimowych, które nie zawierają jakichkolwiek danych umożliwiających identyfikację sygnalisty.
Korzyści z przyjmowania anonimowych zgłoszeń
Skoro zarówno przepisy dyrektywy, jak i projekt ustawy przewidują jedynie konieczność zachowania poufności zgłoszeń i nie wymagają rozpatrywania ani umożliwienia wnoszenia zgłoszeń anonimowych, należy odpowiedzieć na pytanie: czy warto pozwolić na dokonywanie zgłoszeń w sposób anonimowy?
Obawy wielu przedsiębiorców sprowadzają się głównie do tego, że anonimowość oznacza możliwość bezkarnego odwetu, żartowania, żalenia się i informowania o sprawach kompletnie błahych. Anonimowość wiązałaby się więc z koniecznością mozolnego odsiewania zgłoszeń bezzasadnych, co dokładałoby sporo pracy osobom wyznaczonym do odbierania zgłoszeń.
Wizja dodatkowej pracy może zniechęcać pracodawcę do przyjmowania anonimów, jednak korzyści płynące z takiej formy raportowania, w naszej ocenie, znacznie przewyższają związane z tym niedogodności, którym można przeciwdziałać, budując i dbając o odpowiednią kulturę organizacji. Jeśli bowiem nauczymy naszych pracowników co, jak i dlaczego zgłaszać, nie będziemy musieli obawiać się nawału bezzasadnych anonimowych zgłoszeń.
Za wprowadzeniem możliwości anonimowego zgłaszania naruszeń przemawiają przede wszystkim względy społeczne. Mimo upływu ponad 30 lat od transformacji ustrojowej, w niektórych kręgach zgłaszanie naruszeń w dalszym ciągu wywołuje negatywne skojarzenia. Sygnalista, nawet działając z jak najbardziej szczytnych pobudek, może otrzymać łatkę „donosiciela” lub osoby, przy której „trzeba uważać, co się mówi”. Takie społeczne uprzedzenia są niestety nadal żywe i mogą skutecznie odstraszać sygnalistów. O ile bowiem sygnalista jest chroniony prawnie przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy, o tyle nic nie chroni go przed ostracyzmem ze strony współpracowników.
Z obawy o swoją reputację pracownik może zrezygnować z dokonania zgłoszenia, tym samym narażając spółkę na straty. Szybkie wykrycie nieprawidłowości może zapobiec np. utracie reputacji związanej z nagłośnieniem sprawy czy też konieczności zapłaty znacznych kosztów sądowych lub innych związanych np. z wszczęciem postępowania.
Co więcej, odpowiednie procedury i kanały zgłoszeń mogą okazać się efektywniejsze niż przeprowadzane kontrole lub audyty, a także mogą umożliwić wykrycie nieprawidłowości na bardzo wczesnym etapie, kiedy pracodawca sam może sobie z nią poradzić. Jak pokazują badania p1]), prawie połowa (43%) wszystkich nadużyć zostaje wykryta właśnie w wyniku zgłoszenia sygnalisty. Aż 15% z tych zgłoszeń stanowią zgłoszenia anonimowe.
Brak możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych zwiększa również ryzyko, że sygnalista, który nie chce ujawnić swojej tożsamości, zamiast zgłosić naruszenie pracodawcy, zdecyduje się ujawnić je na zewnątrz organizacji, np. zawiadamiając anonimowo instytucję państwową lub rozpowszechniając informację o nieprawidłowości w Internecie. Ten ostatni sposób może być szczególnie niekorzystny dla pracodawcy – jego konsekwencją mogą być straty wizerunkowe, które, w przeciwieństwie do tych materialnych, są często trudne do oszacowania i niemożliwe do odwrócenia.
Korzyści płynące z przyjmowania zgłoszeń anonimowych zdecydowanie przeważają zatem nad wizją dodatkowej pracy przy ich rozpatrywaniu.
Sposoby przyjmowania anonimowych zgłoszeń
Zarówno dyrektywa, jak i rządowy projekt ustawy przewidują możliwość składania zgłoszeń ustnie lub pisemnie (w tym drogą elektroniczną). Które rozwiązanie jest najbardziej „przyjazne” dla anonimowych sygnalistów?
Zgłoszenia papierowe wydają się najprostszą formą przyjmowania zgłoszeń, również tych anonimowych. Badania [2]pokazują jednak, że taki sposób raportowania nie cieszy się popularnością wśród sygnalistów (zgłoszenia papierowe stanowią 12% wszystkich zgłoszeń). Bardziej przystępnym kanałem wydaje się poczta elektroniczna, jednak w sytuacji, gdy zarówno na gruncie zawodowym, jak i prywatnym adresy e-mail zawierają przynajmniej nazwisko posiadacza adresu, dokonanie takiego zgłoszenia całkowicie anonimowo jest iluzoryczne (pracownik musiałby w tym celu specjalnie zakładać adres e-mail bez ujawniania swoich prawdziwych danych).
Przepisy przewidują również możliwość dokonania zgłoszenia w formie telefonicznej lub nagrania głosowego. Chociaż rozwiązanie może wydać się archaiczne (przywodzi na myśl słynną scenę z filmu „Miś”, w której trener Jarząbek nagrywa się na magnetofon ukryty w szafie), jest sposobem bardzo cenionym przez sygnalistów (33% wszystkich zgłoszeń). Ten kanał może jednak zniechęcać anonimowych sygnalistów w mniejszych zakładach pracy, w których istnieje prawdopodobieństwo rozpoznania osoby po jej głosie.
Aby skutecznie zachęcić anonimowych sygnalistów do zgłaszania nadużyć, pracodawca powinien rozważyć wdrożenie odpowiednich rozwiązań technicznych (formularze online, aplikacje). Mogłyby one, z jednej strony, zapewnić zachowanie anonimowości sygnalisty oraz zagwarantować poufność i bezpieczeństwo zgłoszenia, a z drugiej umożliwić odpowiednie zarządzenie zgłoszeniami oraz ich przechowywanie w formie elektronicznej. Przykładem narzędzia, które posiada te wszystkie cechy, jest WhistBoard – system do obsługi sygnalistów. Tego typu kanały przyjmowania zgłoszeń wydają się najbardziej optymalnym rozwiązaniem, pozwalającym skutecznie przeciwdziałać i zwalczać nadużycia.
Autorzy:
Tomasz Wróblewski – Senior Manager, Adwokat, OW Legal. Odpowiada za rozwój praktyki compliance w OW. Specjalizuje się również w doradztwie prawnym związanym z rynkami kapitałowymi. Doradzał spółkom wchodzącym w skład największych polskich i europejskich grup kapitałowych. Wspiera strategicznie organy dużych spółek kapitałowych oraz ich działy HR i IR. Współpracuje ze spółkami publicznymi w szczególności w zakresie relacji inwestorskich, realizacji obowiązków informacyjnych i kreowania Dobrych Praktyk Spółek Notowanych (IR Compliance). Wspiera przedsiębiorców w kreowaniu polityk compliance oraz wdrażaniu procedur służących zapewnieniu zgodności (w tym whistleblowing). W doradztwie bardzo ważna jest dla niego idea zrównoważonego rozwoju – aktywnie promuje dobre raportowanie niefinansowe oraz inwestowanie w duchu ESG. Wierzy w rozwój ekonomii współdzielenia, a także rosnący wpływ LegalTech na branżę doradczą. Współtwórca WhistBoard, narzędzia IT służącego do obsługi zgłoszeń sygnalistów, które wykorzystuje uczenie maszynowe. Ukończył certyfikowany kurs Compliance Officer.
Wojciech Czajkowski – Associate, OW Legal. Specjalizuje się w doradztwie z zakresu compliance i prawa karnego, w szczególności gospodarczego. Doświadczenie zdobywał pracując w jednostkach organizacyjnych prokuratury, w tym w Wydziale do Spraw Przestępczości Gospodarczej Prokuratury Regionalnej we Wrocławiu. Absolwent aplikacji prokuratorskiej Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury oraz Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego.
[1] Raport do Narodów 2020 Stowarzyszenia Ekspertów ds. Przeciwdziałania Oszustwom, Nadużyciom Gospodarczym i Korupcji (ang. Association of Certified Fraud Examiners, ACFE).
[2] Ibidem.
