W pracy prawnika analiza (czy opinia) prawna to „chleb powszedni”. W trakcie studiów i aplikacji uczymy się schematu opinii, a następnie stosujemy go w codziennej pracy. Często nie zastanawiamy się nad tym, na ile treść opinii jest przydatna dla klienta i czy aby na pewno wszystko, co chcemy napisać, klient chce przeczytać – a właściwie potrzebuje przeczytać.
Poniżej przedstawiam elementy opinii prawnej z punktu widzenia pracy w kancelarii obsługującej proces inwestycyjny i transakcje nieruchomościowe. Nie jest to rzecz jasna jedyny i właściwy schemat – lecz z pewnością może okazać się przydatnym w szczególności dla młodych prawników.
1. Oczekiwania klienta i stan faktyczny.
Analiza prawna ma być przede wszystkim spożytkowana przez klienta. Nie jest artykułem, glosą czy pracą dyplomową. Jedynym celem i przyczyną, dla której analiza powstaje, jest potrzeba klienta. Każde zdanie, które nie zostanie wykorzystane przez klienta nie powinno się znaleźć w opinii.
Aby wiedzieć, jaka jest potrzeba klienta, konieczne jest ustalenie czego klient oczekuje i jaka jest faktyczna przyczyna zlecenia opinii. Cel klienta nie zawsze jest oczywisty, dlatego też warto upewnić się co do tego aspektu. Może się zdarzyć, iż klient nie jest szczery co do celu opinii, a przecież tylko spełnienie jego oczekiwań przyniesie mu satysfakcję z pracy prawnika i będzie procentować dalszymi zleceniami i poleceniami. Może się przykładowo okazać, że celem opinii jest przekonanie prezesa zarządu do zakupu nieruchomości, gdyż w spółce wystąpił konflikt pomiędzy członkami zarządu co do podjęcia lub nie decyzji o zakupie lub sprzedaży majątku – a zlecający nam opinię członek zarządu niekoniecznie chce, aby prawnik obsługujący spółkę wiedział, w jakim celu opinia zostanie wykorzystana. Warto więc prosić klienta o dokładne wskazanie, w jaki sposób opinia będzie wykorzystana, stawiać pytania i prosić o dodatkowe wyjaśnienia. Taka współpraca wręcz wzmacnia więź z klientem, który czuje się potraktowany indywidualnie, ponieważ wie, że chcemy sporządzić dokument, który zostanie wykorzystany przez konkretną osobę w konkretnym celu.
Warto jeszcze przed przystąpieniem do pracy opisać stan faktyczny oraz cel sporządzenia opinii i poprosić klienta potwierdzenie ich treści. W ten sposób mamy pewność co do oczekiwań klienta oraz że stan faktyczny przedstawiony przez klienta został przez nas odpowiednio zrozumiany. Niezależnie od liczby godzin spędzonych na spotkaniach z klientem i rozmowach z nim, to klient będzie znał lepiej stan faktyczny sprawy, prawnik nawet po latach współpracy jako osoba trzecia, może pominąć istotne dla klienta fakty lub zwyczajnie o nich nie wiedzieć. Tę cześć warto również przygotowywać we własnym interesie. Może być tak, że po zakończeniu zlecenia klient po dłuższym czasie wróci z inną kwestią związaną z opinią. Jeżeli od pierwotnego zlecenia upłynęło kilka miesięcy, nie będziemy pamiętali szczegółów stanu faktycznego. Rzut oka na stan faktyczny opisany w opinii pozwoli szybciej przypomnieć szczegóły niż wyszukiwanie e-maili od klienta z informacjami.
2. Wnioski opinii.
Moim zdaniem w strukturze opinii, wnioski powinny znaleźć się zaraz za stanem faktycznym i celem opinii. Jeżeli prowadzimy rozważania prawne – co owszem jest często konieczne, zazwyczaj są one przedmiotem mniejszego zainteresowania, a nawet drażnią klienta, niezainteresowanego „prawniczym bełkotem”. Wnioski są najistotniejsze i to ich będzie szukał klient. Wnioski mają odpowiadać na pytania klienta zawarte w celach opinii, być pomocne i stanowić element wsparcia w procesie podejmowania decyzji. Odpowiedź „to zależy” nie jest odpowiedzą na pytanie klienta, który ma konkretny problem prawny. Owszem może się pojawić przy przedstawianiu możliwych scenariuszy przebiegu zdarzeń lecz bardzo często „to zależy” można wyeliminować ustalając stan faktyczny i klarując oczekiwania klienta
3. Ryzyka prawne.
Jest ich zazwyczaj przynajmniej kilka. Prawnik chce je wyklarować i zwrócić uwagę klienta na nie, zaś niektórzy klienci nie mają ochoty ich czytać. Dlatego też, przy przedstawianiu ryzyk prawnych warto wskazać możliwości ich zminimalizowania oraz prawdopodobieństwo ich wystąpienia, o ile jesteśmy w stanie je w przybliżeniu oszacować. Na ile należy je przedstawiać jest kwestią indywidualną, dlatego też przy ustalaniu celów opinii należy uzgodnić z klientem na ile jest tymi ryzykami zwyczajnie zainteresowany.
4. Język opinii.
Dzisiaj prawnicy idą w kierunku upraszczania języka komunikacji z klientem i ten kierunek należy uznać za właściwy. Rzecz jasna „służebność” zawsze będzie służebnością a „umowa przyrzeczona”, umową przyrzeczoną. W jaki sposób ułatwić więc zrozumienie klientowi skomplikowanej materii prawnej?
- Słowniczek – warto go zastosować jako wyjaśnienie ważnych pojęć. Należy jednak pamiętać, iż ma on być pomocny, a nie dodatkowo komplikować zrozumienie i tak już trudnego zagadnienia. Dlatego też powinien być dostosowany do poziomu świadomości prawnej klienta, nie zawsze będzie potrzebny, jeżeli sporządzamy np. opinię dla wydziału nieruchomości jednostki samorządu terytorialnego, to odbiorca będzie zazwyczaj zaznajomiony z pojęciami, jeżeli będą dotyczyły zakresu zadań tego podmiotu
- Streszczenie w języku nieprawniczym – coraz częściej stosowane – pomaga klientowi zrozumieć treść opinii, przy jednoczesnym posiadaniu w opinii eksperckiego wyjaśnienia tematu.
- Schematy, tabele, kolory – czyli to co czyni opinię bardziej czytelną i „strawną” dla czytającego. Osobiście często zawieram w opinii mapki – na przykład z oznaczoną strefą oddziaływania czy przeznaczeniem terenu.
- Przypisy – klient nie zawsze jest zainteresowany pochodzeniem danego poglądu, ale jeżeli będzie chciał, wyczyta w przypisie w jakim orzeczeniu czy literaturze się ono znajduje.
- Wyliczenia, przykłady – pomagają zrozumieć treść opinii i czynią ją bardziej praktyczną.
- Koszty – jeżeli rekomendacja w opinii wiąże się na przykład z procesem, należy wskazać koszt wpisu sądowego, przewidywany koszt opinii biegłych, koszty zastępstwa procesowego.
5. Podstawa prawna.
Nie jest to element, który budzi szczególne zainteresowanie klienta. Owszem, należy ją wskazać, lecz rekomenduję zawarcie jej na końcu opinii lub w przypisach.
6. Analiza prawna.
Opis teoretycznych rozważań będących podstawą wniosków opinii. Może być istotny, jeżeli odbiorcą jest np. wewnętrzny dział prawny klienta, a my wykonujemy opinię jako zewnętrzna kancelaria. Dla prawnika będącego odbiorcą opinii argumentacja stojąca za wnioskami będzie istotna, gdy opinia dotyczy zagadnienia, w ramach którego są różne linie orzecznicze czy rozbieżność stanowisk wśród komentatorów. Pozwoli to też zrozumieć tok naszego rozumowania i wagę argumentów za przyjętym rozwiązaniem.
7. Skutki podatkowe.
W zależności od tego czy kancelaria oferuje wsparcie podatkowe, należy uświadomić klienta czy analiza skutków podatkowych będzie lub nie będzie stanowiła przedmiot opinii. Prawnik, który nie oferuje wsparcia doradcy podatkowego, powinien poinformować klienta, iż opinia nie będzie zawierała analizy skutków podatkowych. Klient zwyczajnie może nie wiedzieć, że analiza prawna w zakresie prawa podatkowego wykonywana jest głównie przez doradcę podatkowego czy prawnika w ramach wąskiej specjalizacji.
Niezależnie od powyższych - najistotniejszym jest, iż opinia ma stanowić element wsparcia dla klienta oraz odpowiadać na jego potrzeby. Każdy klient jest inny a prawnik skupiony na tym, czego klient potrzebuje, będzie w stanie sporządzić dokument, do którego klient będzie wracał podczas procesów decyzyjnych.
Lidia Blaszka-Griffin
Partner. Radca prawny.
BLS Blaszka - Griffin, Loretański, Stempski, Łomżyński Kancelaria Radców Prawnych sp. p.
Michał Łomżyński
Partner. Radca prawny.
BLS Blaszka - Griffin, Loretański, Stempski, Łomżyński Kancelaria Radców Prawnych sp. p.
