Reprezentacja w sądzie dla wielu prawników jest z jednej strony codziennością, a z drugiej pomimo wielu lat wykonywania zawodu może być powodem stresu i frustracji. Dla części profesjonalnych pełnomocników, ze względu na ich specjalizacje, jest doświadczeniem niecodziennym. Będąc w sądzie musimy tak naprawdę być często zorientowani przynajmniej na trzy podmioty: sędziego, klienta, przeciwnika procesowego, a także często świadka czy biegłego. Przygotowanie do rozprawy powinno te elementy uwzględniać, bo przecież każdy z tych podmiotów może być źródłem zdarzeń, które zasadniczo wpłyną na wynik procesu.
Poniżej przedstawiamy główne kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy przygotowaniu do rozprawy sądowej. Chcielibyśmy podzielić się kilkoma praktycznymi uwagami, zastawiając przepisy procedury cywilnej czy administracyjnoprawnej na uboczu.
Dlaczego przygotowanie do rozprawy jest tak ważne?
Przygotowanie jest kluczem do sprawnego działania pełnomocnika na rozprawie. Nie oszukujmy się, pełnomocnicy czytający akta przed salą sądową lub w noc przed rozprawą, nie są wyjątkiem od reguły. Zapytani przez sąd o daną kwestię, często nerwowo wertują akta, co raczej powoduje irytację sądu, frustrację klienta i satysfakcję przeciwnika. Wbrew krążącym przekonaniom, doświadczony i dojrzały pełnomocnik, to nie taki, który potrafi „brylować” na sali sądowej bez przygotowania i „mówić z głowy”, lecz ten, kto wie, że musi się do rozprawy profesjonalnie przygotować.
Notatki w trakcie pracy nad sprawą
Warto więc już przy pracy nad pismami procesowymi, od początku pracy nad sprawą, rozważać co będzie istotne na rozprawie. Już podczas sporządzania pierwszego pisma procesowego warto robić notatki (nawet krótkie), które pomogą prawnikowi utrwalić kwestie, na które należy zwrócić uwagę na rozprawie. Warto jednocześnie wraz z pismem procesowym tworzyć pytania do świadków i stron. Ważne jest to w szczególności z uwagi na fakt, że na rozprawę w wielu sądach oczekiwanie trwa tygodnie, miesiące, a czasami lata. Powrót do akt sprawy po tak długim czasie, będzie wymagał w istocie pracy nad sprawą niejako „na nowo”, a przecież klient ma prawo oczekiwać od pełnomocnika dogłębnej znajomości jego sprawy. Przed rozprawą prawnik powinien przecież wiedzieć, jaki jest jej cel, na co zwrócić uwagę, co może podnosić przeciwnik, a zazwyczaj myślimy o tym pracując nad pierwszymi pismami procesowymi, kiedy układamy koncepcję pracy nad sprawą. Takie notatki będą też bardzo pomocne w wypadku, gdyby okazało się, że w sytuacji losowej konieczne będzie zastępstwo i na rozprawie będzie musiał stawić się pełnomocnik substytucyjny. Tak samo pomocny jest spis treści w aktach sprawy, który znacznie ułatwia poruszanie się po dokumentacji procesowej.
Co będzie się dziać na rozprawie?
Przygotowanie, to także próba przewidzenia „dynamiki rozprawy”. Oczywiście ułatwia to znajomość zwyczajów sędziego prowadzącego sprawę, lecz i bez tej znajomości, warto podjąć próbę przemyślenia sprawy z punktu widzenia sądu. Sąd jest przecież podmiotem, który mamy przekonać – nie klient czy przeciwnik. Warto więc rozważyć, jakie wątpliwości mogą się pojawić u osoby, która będzie sprawę rozstrzygać i uprzedzić o tym klienta. Przede wszystkim należy jednak przygotować listę pytań do stron i świadków – owszem, zdarza się, że w trakcie przesłuchania, pojawią się nowe kwestie i będzie trzeba reagować na nie spontanicznie, lecz tworzenie pytań na rozprawie (jednocześnie czytając akta sprawy), nie umknie uwadze sądu i klienta – a pełnomocnika ukaże jako osobę pozbawioną profesjonalizmu.
Jeżeli przewidujemy „mowę końcową”, rekomendujemy nie tylko ją przygotować, ale i też zwyczajnie „przećwiczyć” przed rozprawą. Tylko wyjątkowo uzdolnieni mówcy, nie będą potrzebowali takiej próby. Jest to o tyle ważne, że dzisiaj odchodzi się od praktyki oratorskich pokazów, a sędziowie oczekują krótkiego i konkretnego podsumowania przebiegu procesu – a czasami wręcz proszą jedynie o wskazanie czy strona podtrzymuje stanowisko w sprawie. Jeżeli więc czasu przed sądem będzie niewiele, musimy naprawdę wiedzieć, co jest ważne. Treść mowy końcowej jest także determinowana obecnością lub nieobecnością klienta na sali.
Jak przygotować klienta do rozprawy?
Przygotowanie klienta jest kluczowe, w szczególności, gdy jest osobą niedoświadczoną w występowaniu przed sądem. Warto klientowi uświadomić czego może się spodziewać, jak sam powinien się przygotować – a właściwie to zadaniem prawnika jest przygotowanie klienta. Nie chodzi oczywiście o nieetyczne działania, jak wspólne tworzenie „wersji zdarzeń”. Klient ma wiedzieć przede wszystkim, jaka jest strategia prawnika, tak aby współdziałał z pełnomocnikiem w trakcie posiedzenia sądu.
Dobra współpraca z klientem na rozprawie jest często niezbędna do sprawnego przedstawienia faktów, a przygotowanie go do rozprawy, zminimalizuje stres, który zazwyczaj towarzyszy klientowi przed sądem.
Klient powinien w szczególności zostać poinformowany przez pełnomocnika:
- czy udział klienta w rozprawie jest obligatoryjny czy też nie i jakie konsekwencje się z tym wiążą;
- jaki jest cel rozprawy – czy na rozprawę zostali wezwani świadkowie, biegli, na jak długo rozprawa jest przewidziana na wokandzie;
- jakie fakty są najistotniejsze – klient musi wiedzieć, że wszelkie drobne kwestie, które są dla niego ważne, nie będą ważne dla sądu, lecz jedynie mogą odwracać uwagę od sedna sprawy. Zrozumiałym jest, iż dla klienta wiele kwestii będzie ważnych, co należy traktować z szacunkiem, lecz właśnie rolą pełnomocnika jest poinformować go, co dla sądu będzie kluczowe i z jakiego powodu nie każda kwestia powinna zostać podniesiona w toku sprawy;
- jaki strój jest stosowny w sądzie – klient nie przebywa na co dzień w sądzie i może nie wiedzieć, jaki strój jest właściwy. Owszem wielu sędziów nie zwraca na tę kwestię uwagi, ale są i tacy, którzy bez wahania wymierzą grzywnę, w razie niewłaściwego ich zdaniem stroju;
- jak należy zwracać się do sądu – podobnie jak w poprzednim wypadku, dla wielu sędziów nie jest to istotna kwestia, lecz inni zwrócą uwagę osobie, która nazywa sąd „panią” lub „panem”, zamiast „wysokim sądem”. Taka sytuacja może być przyczyną stresu klienta a w konsekwencji nie zwrócenia uwagi na inne istotne fakty. Oczywiście klient powinien wiedzieć też, że do każdego, kto jest na sali rozpraw, należy zwracać się z szacunkiem i można też tego szacunku dla siebie wymagać;
- że w razie odpowiedzi na pytania (nawet pełnomocnika) zwraca się do sądu, a nie do pełnomocnika – taka jest konstrukcja polskiego postępowania sądowego. Dla wielu osób jest ona trudna do przyjęcia, z uwagi na fakt, że naturalnym odruchem jest odpowiedź na pytanie, zwracając się do osoby, która to pytanie zadaje. Kwestia ta jest jednak także ważna, albowiem i tutaj zdarza się, że sąd zwraca uwagę na tę kwestie podmiotom znajdującym się na sali rozpraw;
- gdzie należy usiąść na rozprawie, jeżeli rozprawa nie odbywa się w trybie online;
- iż należy wstać w razie zwracania się do sądu – to także okoliczność, która wydaje się drobna i nieistotna a może być przyczyną stresu, zaburzającego sprawny przebieg posiedzenia sądu;
- że można poprosić sąd o głos, jeżeli zajdzie taka potrzeba – jest to okoliczność ważna. Klient nie powinien wyjść z rozprawy, z poczuciem braku wysłuchania, a następnie dowiedzieć się, że przecież mógł zabrać głos.
Oczywistym jest, że wiele powyższych kwestii nie pojawi się na każdej rozprawie. Warto jednak je rozważyć i brać pod uwagę, nie tylko jeżeli prawnik nie jest doświadczony, ale przede wszystkim, kiedy doświadczenie ma spore, ponieważ działanie rutynowe jest zagrożeniem dla każdego profesjonalisty.
Autorzy:
radca prawny Lidia Blaszka-Griffin – BLS Blaszka-Griffin, Loretański, Stempski, Łomżyński Kancelaria Radców Prawnych sp.p.
radca prawny Jakub Stempski - BLS Blaszka-Griffin, Loretański, Stempski, Łomżyński Kancelaria Radców Prawnych sp.p.
