Negocjacje prawników
Negocjacje są nieodłączną częścią działalności w branży prawniczej. Negocjować będziemy niezależnie, czy świadczymy pomoc prawną w większym zespole, czy prowadzimy indywidualną praktykę. Niezależnie z kim i w jakiej kwestii negocjujemy pewne zasady będą wspólne, uniwersalne. Negocjacje prawników, a nie prawnicze, gdyż te ostatnie to tylko niewielka część negocjacji w jakich prawnicy biorą udział. Prawnicy negocjują wraz z klientami umowy handlowe, negocjują na sali sądowej, gdy sąd nakłania przeciwników procesowych do ugody, negocjują podczas mediacji cywilnych, gospodarczych i rodzinnych, wreszcie negocjują warunki współpracy z klientami. Można uznać nawet, że sformalizowane rozmowy, w których mamy do czynienia z negocjowaniem wyłącznie kwestii prawnych będą stanowiły mniejszość prowadzonych przez prawników negocjacji. Klienci czasem cedują negocjacje w całości na swoich pełnomocników, a czasem tylko się nas radzą, sami działając. Niezależnie od roli odgrywanej podczas negocjacji, umiejętności i wiedza w tym zakresie są nieodzowne. W związku z obszernością tematyki negocjacyjnej, skupię się na tylko na jednym z kluczowych elementów negocjacji, tj. na przygotowaniu do prowadzeniu negocjacji.
Przygotowanie do negocjacji
Przygotowanie to najważniejsza faza negocjacji, bez właściwego przygotowania trudno o powodzenie w negocjacjach. Ogólna zasada głosi, im bardziej doświadczony negocjator tym więcej uwagi i czasu poświęca przygotowaniu. Przekładając powyższe na praktykę, na każdą minutę negocjacji powinna przypadać minuta przygotowań, a w razie potrzeby czas ten może być nawet dłuższy.. W ramach przygotowań powinniśmy:
- Ustalić przedmiot negocjacji, w jakim celu podejmujemy negocjacje, co zamierzamy w ramach tych negocjacji uzyskać i jakie są nasze granice ustępstw. Przykładowo negocjując wraz z klientem umowę handlową powinniśmy ustalić nie tylko jaką cenę chciałby uzyskać za towar, ale również kto ponosi koszty dostawy, jak długiej udziela gwarancji, czy przewiduje rabaty zależne od wielkości sprzedaży, w jakim czasie może zapewnić serwis gwarancyjny, jakich terminów płatności oczekuje. W dalszej kolejności jak istotne dla klienta będą poszczególne kwestie, jakie są możliwe ustępstwa po jego stronie. Jaki zaproponujemy punkt otwarcia, jaki jest nasz cel maksymalny, a jaki minimalny. Warto sporządzić agendę negocjacji zawierającą przedmiot negocjacji ustalony przez strony oraz wskazującą negocjatorów, agenda powinna być zaakceptowana przez obie strony. Brak ustalonej agendy może skutkować pojawieniem się na negocjacjach niespodziewanych osób czy otwierania negocjacji w kwestiach na które nie byliśmy przygotowani. Podczas przygotowań z klientem konieczne jest ustalenie jego rzeczywistych interesów, oznacza to ustalenie nie tylko czego klient chce, ale również dlaczego tego chce.
- Wybrać negocjatorów – kto będzie negocjować, co do zasady, dwóch negocjatorów sprawdza się lepiej niż jeden, w przypadku pary negocjatorów jedna z osób może skupić na wymianie argumentów, druga zaś na podejmowaniu decyzji, jeżeli przystępujemy do negocjacji wraz z klientem to my powinniśmy się skupić na wymianie argumentów, a klient niebezpośrednio zaangażowany powinien podejmować decyzje co do ustępstw czy akceptacji porozumienia.
- Pozyskać wszystkie dostępne informacje o drugiej stronie, w szczególności spróbować odkryć ich rzeczywiste interesy, w jakim faktycznie celu negocjują, pomoże to dostosować argumenty do danej sytuacji, w dalszej kolejności powinniśmy ustalić kto po drugiej stronie będzie negocjował, jak ma zakres umocowania, spróbować ustalić z jakiego rodzaju osobą lub osobami będziemy negocjować, jeżeli reprezentuje osobę prawną, spróbować ustalić jak najwięcej informacji o tym podmiocie, przykładowo, jeżeli negocjujemy w imieniu dłużnika z wierzycielem i wiemy, że sytuacja finansowa wierzyciela nie jest korzystna, to możemy wykorzystać tę informację w celu próby zmniejszenia zobowiązania w zamian za szybszą płatność. Warto wówczas zamówić raport w wywiadowni gospodarczej na temat strony z którą negocjujemy.
- Uświadomić sobie co jest naszą BATNĄ (z ang. best alternative to negotiated agreement) czyli naszą alternatywą, która w sytuacji gdy negocjacje nie idą w pożądanym przez nas kierunku daje nam możliwość przewagę negocjacyjną. Jeżeli druga strona składa propozycje, które są poniżej naszych minimalnych oczekiwań zawsze możemy zakończyć rozmowy, niejednokrotnie ujawnienie naszej BATN-y pozwala posunąć negocjacje do przodu, albowiem druga strona uświadomiona, iż posiadamy alternatywę do negocjowanego porozumienia, może zacząć akceptować nasze argumenty.
- Mieć świadomość warunków w jakich będą prowadzone negocjacje, czy w miejscu należącym do nas, do drugiej strony, czy na neutralnym gruncie, jaki będzie układ stołów i jak usadzone będą strony, niektóre elementy czy to wystroju sali, czy w jaki sposób strony zostaną usadowione podczas rozmów, w jakiej odległości się znajdują wpływa, często podświadomie na prowadzone rozmowy, nawet jak nie mamy wpływu na kwestie techniczne i organizacyjne, warto mieć świadomość w jaki sposób warunki mogą wpływać na prowadzone rozmowy.
- Wybrać styl i strategię negocjacji, przykładowo inaczej będziemy negocjowali z pracownikiem, którego klient zwolnił i który domaga się np. odszkodowania za jego nieuzasadnione zwolnienie a inaczej negocjować będziemy gdy reprezentujemy klienta, który jest małym przedsiębiorcą chcącym wejść we współpracę z dużym graczem na danym rynku, zapewniając sobie pewne, terminowe płatności czy dobrą reputację gwarantowaną przez bycie dostawcą dla znaczącego przedsiębiorstwa. W inny styl negocjacji może wynikać również z faktu, czy są to negocjacje jednorazowe, czy mają służyć zbudowaniu długotrwałej relacji.
Podczas etapu przygotowań warto korzystać z chcecklisty zawierającej, w sposób bardziej rozwinięty wszystkie zagadnienia o których mowa była powyżej, jak również dalsze dodatkowe punkty wypracowane już przez siebie. W tym celu można przygotować swoją indywidualną checklistę lub skorzystać z dostępnych wzorów.
Warto poświęcić czas na przygotowania do ewentualnych negocjacji nawet jak nie mamy pewności czy w ogóle się odbędą, np. standardowo sądy nakłaniają do zawarcia ugody, czego skutkiem bywa rozpoczęcie negocjacji, ad hoc, bo przeciwnik procesowy zachęcony naciskiem sądu postanawia podjąć próbę porozumienia się. Okolicznością sprzyjającą rozpoczęciu rozmów na sali sądowej bywa również obecność stron, które np. do tej pory komunikowały się wyłącznie przez pełnomocników, nie widząc szansy na porozumienie. Niejednokrotnie dopiero bezpośrednie spotkanie stron otwiera pole do porozumienia.
Przygotowanie to zaledwie pierwszy z etapów złożonego procesu negocjacyjnego, na którego przebieg i rezultat wpływa wiele czynników. Odpowiednio przeprowadzone przygotowanie często jest tym kluczowym elementem, który decyduje o sukcesie całych negocjacji, dlatego warto poświęcić mu odpowiednią ilość czasu i nie zaniedbywać.
Autor: Jakub Stempski Kancelaria BLS Blaszka-Griffin, Loretański, Stempski, Łomżyński Kancelaria Radców Prawnych
