Kodeks postępowania administracyjnego posługuje się pojęciem „postępowania wyjaśniającego” i „postępowania dowodowego” zamiennie.
Należy podkreślić, że postępowanie dowodowe nie stanowi wyodrębnionej fazy procesu administracyjnego i może być prowadzone do momentu wydania decyzji administracyjnej. Ponieważ organ związany jest stanem faktycznym istniejącym w dniu orzekania, dowody można w zasadzie przeprowadzać aż do momentu wydania decyzji
okoliczność, która wymaga wyjaśnienia
W postępowaniu administracyjnym obowiązkiem organu jest wyjaśnienie wszystkich okoliczności faktycznych istotnych dla sprawy. Organ musi więc podjąć wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego (art. 7 k.p.a.), przy czym czynności te muszą być zgodne z przepisami procesowymi. Natomiast o tym, jakie okoliczności mają znaczenie dla sprawy, a więc jakie okoliczności uczynić przedmiotem postępowania wyjaśniającego, decydują już normy prawa materialnego.
konieczność udowodnienia danej okoliczności
Regułą jest konieczność oparcia ustaleń faktycznych na zebranym materiale dowodowym. Czasem jednak dopuszczalne jest dokonanie ustaleń bez konieczności przeprowadzenia sformalizowanego postępowania dowodowego. Taką też możliwość należy rozważyć w pierwszej kolejności.
wybór formy postępowania wyjaśniającego
W postępowaniu administracyjnym wyróżnić można dwie formy postępowania wyjaśniającego: postępowanie „gabinetowe” i rozprawę (B. Adamiak [w:] B. Adamiak, J. Borkowski, Polskie postępowanie administracyjne i sądowoadministracyjne, Warszawa 1999, s. 201-206). Wybór formy postępowania wyjaśniającego zależy od organu, który kierować się tu musi zakresem i rodzajem koniecznych do przeprowadzenia dowodów oraz treścią art. 89 k.p.a., wskazującego przesłanki przeprowadzenia rozprawy administracyjnej. Rozprawę w porównaniu z „gabinetowym” trybem przeprowadzenia dowodów cechuje większy stopień koncentracji materiału dowodowego w jednym miejscu i czasie oraz duża transparentność czynności wyjaśniających. Zaletą trybu „gabinetowego” jest natomiast jego prostota i szybkość, wynikające z niższego stopnia formalizmu. Uzasadniony jest on wszędzie tam, gdzie rozstrzygnięcie sprawy następuje wyłącznie w oparciu o dowody z dokumentów. Wybór formy postępowania wyjaśniającego nie musi mieć jednak postaci alternatywy. Nierzadko w jednym i tym samym postępowaniu administracyjnym wykorzystywane są obie formy postępowania wyjaśniającego.
rozprawa administracyjna
Przepis art. 89 k.p.a. wprowadza cztery przesłanki obligujące organ do przeprowadzenia rozprawy: 1) zapewnienie przyspieszenia lub uproszczenia postępowania; 2) wymóg przepisu szczególnego; 3) potrzeba uzgodnienia interesów stron; 4) potrzeba wyjaśnienia sprawy przy udziale świadków, biegłych albo w drodze oględzin. Wystąpienie którejkolwiek z nich stanowi wystarczającą podstawę przeprowadzenia rozprawy (za G. Łaszczycą [w:] G. Łaszczyca, Cz. Martysz, A. Matan, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Tom I, Lex/el. 2010). O przeprowadzenie rozprawy może wnioskować strona (art. 89 § 1 k.p.a.), jednak ostateczne rozstrzygnięcie co do rozprawy należy do organu. Samo zorganizowanie rozprawy wymaga już odpowiednich czynności. Można je generalnie podzielić na czynności poprzedzające rozprawę (art. 90–92 k.p.a.) oraz czynności rozprawy z fazy wstępnej (art. 94 k.p.a.) i z fazy właściwej (art. 93 i art. 95 k.p.a.).
postępowanie “gabinetowe”
Postępowanie „gabinetowe” jest pojęciem doktrynalnym. Ta forma czynności dowodowych przeciwstawiana jest rozprawie, gdyż nie występuje tu - jak w przypadku rozprawy - skoncentrowana faza postępowania w obecności wszystkich stron, lecz postępowanie toczy się od jednej czynności do kolejnej w określonym odstępie czasu. Opiera się ono na zasadzie pisemności (A. Wiktorowska [w:] Postępowanie administracyjne - ogólne, podatkowe, egzekucyjne i przed sądami administracyjnymi, red. M. Wierzbowski, Warszawa 2008, s. 111). Pomimo odformalizowanego charakteru, w trybie tym można przeprowadzić wszystkie dowody. Co istotne, w postępowaniu gabinetowym obowiązują wszystkie procesowe reguły postępowania dowodowego, zwłaszcza te związane z zapewnieniem stronie czynnego udziału w przeprowadzanych przed organem dowodach.
uznanie okoliczności za wyjaśnioną
Daną okoliczność należy uznać za „wyjaśnioną” w momencie uzyskania przekonania o jej istnieniu. Stopień przekonania może być różny w zależności od tego, czy okoliczność wymaga jedynie uprawdopodobnienia, czy też uzyskania pewności. W tym drugim przypadku regułą jest oparcie ustaleń na zebranych w sprawie dowodach wskazujących wprost na istnienie faktu. Nie można tu jednak wykluczyć ustaleń opartych na faktach znanych powszechnie lub urzędowo, ani ustaleń opartych na domniemaniu. Są to bowiem dopuszczalne, w świetle zasady prawdy obiektywnej, metody dochodzenia do prawdy.
Zdecydowanie więcej informacji oraz interaktywny schemat przedmiotowego postępowania znajduje się w procedurze G. Węgrzyna: Postępowanie wyjaśniające, LEX/el., w oparciu o którą powstał powyższy tekst.
Zachęcamy do lektury!
Wojciech Kowalski
LEX Navigator Postępowanie Administracyjne
