Dr. Anita Arndt: Erzieherin, berufsbegleitend über den 2. Bildungsweg, 2. Vorsitzende im Kita-Fachkräfteverband Niedersachsen-Bremen e.V. und tätig in verschiedenen kommunalpolitischen Ämtern.
Melanie Krause: Leitung einer 4-gruppigen Kita und 1. Vorsitzende des Kita-Fachkräfteverbandes Niedersachsen-Bremen e.V.
Seit vielen Jahren ist öffentlich bekannt, was Kitas und ihre Mitarbeitenden täglich erleben. Natürlich fällt dies nicht nur im Bereich der Kitas auf, doch vor allem im Hinblick auf die vielseitigen Bereiche, welche Pädagogik mit sich bringt, haben Fachkräfte ein buntes Pamphlet an Stellenangeboten und Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung. Nicht zuletzt empfinden die meisten Fachkräfte die Rahmenbedingungen in den Kitas als belastend und nicht wenige verlassen ihren Beruf. Ist ein Handlungsplan die Lösung? Wie schaffen Sie Transparenz bei personellen Engpässen? Was gilt es zu beachten? Im folgenden Beitrag zeigen wir auf, wie es funktionieren kann und erklären Ihnen die wichtigsten Schritte. Aus dem aktuellen Fachkräfte-Radar für Kita und Grundschule 2022 der Bertelsmann Stiftung geht hervor, dass nach jetziger Prognose bis 2030 im Ganztagsbereich 6.000 Fachkräfte und im Kita-Bereich ca. 17.000 Fachkräfte (Bock-Famulla 2022) für Niedersachsen fehlen werden. Hier muss erheblich nachgebessert werden.
Politik, NKitaG1, SGB VIII2 – viele Institutionen und Gesetze geben klar vor, wie Kita zu funktionieren hat. Rahmenbedingungen wie Betreuungsschlüssel, Bildungspläne und Refinanzierungen der Länder bringen große Herausforderungen mit sich. Kitas am Limit, das zieht sich derzeit wie ein roter Faden durch die Bundesrepublik. Dies konnte die Diakonie in Niedersachsen in einer Befragung bestätigen. Daran nahmen rund 700 Kitas aus Niedersachsen teil. Das Ergebnis zeigt auf, wie erschöpft die Fachkräfte in den Einrichtungen sind (Niedersachsen 2022; Braun 2022; Trauernicht 2022). Auch wenn im Föderalismus Kitas Ländersache sind, und die Rahmenbedingungen in jedem Bundesland unterschiedlich sind, haben alle eines gemeinsam: Sie kämpfen um Ansehen und Personal.
Nun stehen wir da, machen Lösungsvorschläge, sprechen mit der Politik und warten. Wir warten auf bessere Rahmenbedingungen, auf höhere Betreuungsschlüssel, auf gute Ausbildungsmöglichkeiten und vor allem auf eine bezahlte Ausbildung. Doch all diese Dinge benötigen Zeit. Zeit, welche Kitas nicht haben. Das Personal fehlt. Es fehlt jetzt! Dass ein Arbeitgeber seine Mitarbeitenden durch gutes Betriebsklima und Benefits eher halten kann, ist unumstritten und sollte jedem Träger klar sein. Eine unbefristete Anstellung ist längst nicht mehr ausreichend, um die eine Bewerbung auf zehn freie Stellen für sich zu gewinnen (Kinderbetreuung-Erziehung 2022). Im Februar 2022 wurden dazu aktuelle Zahlen der Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht. Aus der Statistik geht hervor, dass auf hundert freie Stellen im Bundesdurchschnitt 79 Erzieher:innen kommen (ebenda).
Bis es zu einem ausgelasteten Personalmodul kommt, muss eine Kita mit dem arbeiten, was sie hat. Dem Personal vor Ort. Vor allem dann, wenn Stellen nicht besetzt sind, die Urlaubszeit ansteht oder Mitarbeitende krankheitsbedingt ausfallen. Personal lässt sich nicht aus dem Ärmel schütteln. Doch wie gehen wir damit um, wenn Personal fehlt. Dies wird in diesem Artikel ausgeführt. Wir zeigen Ihnen, was Sie möglicherweise tun können, um Ihren Eltern, Ihrem Team, Ihrem Träger und sich selbst mehr Sicherheit zu geben.
In mehreren Schritten erklären wir Ihnen, wie Sie einen Handlungsplan für personelle Engpässe gemeinsam mit verschiedenen Akteuren Ihrer Kita erarbeiten können. >> Dabei gilt immer: Alles ist ein Kann, kein Muss. <<
Transparenz und Erziehungspartnerschaft gehören in unseren pädagogischen Alltag
Zunächst gilt es, dieses „Problem“ von Beginn an so transparent wie möglich zu machen. Natürlich immer mit Blick auf die DSGVO3. Niemanden geht es etwas an, warum Personal fehlt, denn dies unterliegt der Schweigepflicht. Das Verständnis ist jedoch größer, umso besser alle Beteiligten involviert sind.
Damit wir in den Einrichtungen unseren gesetzlichen und moralischen Pflichten nachkommen können, empfiehlt es sich, gemeinsam mit Träger, Fachberatung, Leitung, Team und dem Elternbeirat Handlungspläne und Verbindlichkeiten zu erarbeiten. Dies schafft Transparenz und wir sind in der Lage, die Fürsorge- und Aufsichtspflicht sowie das Kindeswohl zu wahren (Menschenrechte 2022).
Bleiben Sie im Gespräch und informieren Sie alle Beteiligten rechtzeitig. Durch die geschaffene Transparenz nehmen Sie Konfliktpotenzial. Weiterhin sollten Sie sich bewusst machen, dass der Träger die Verantwortung trägt! Nutzen Sie die Möglichkeit der Überlastungsanzeige, sollte sich die Personalsituation nicht ändern!
Durch Partizipation fördern Sie die Lösungsorientierung Ihres Teams und Sie fördern das Verständnis der Eltern
Alle Mitarbeitenden in der Kita sollten in die Personalpolitik partizipativ mit einbezogen werden. Die Erfahrung zeigt, dass das Personal durchaus sehr lösungsorientiert ist und sie sehr daran interessiert sind, in Entscheidungen mit einbezogen zu werden. Bei jedem langfristigen oder kurzfristigen Personalengpass ist es also wichtig, mit den Mitarbeitenden ins Gespräch zu gehen und alle Stellenbereiche in der Kita transparent zu gestalten: sowohl die der pädagogischen Mitarbeiter:innen, als auch die der Leitung. Je nach Mitarbeitermodul in Ihrem Haus könnte es Sinn machen, auch die Stellenbereiche der anderen Mitarbeitenden (Hauswirtschaft, Therapie, usw.) zu öffnen. Das schafft Verständnis und einen offenen Blick auf einzelne Verzahnungen innerhalb des Gesamtteams.
Um das Verständnis der Eltern und Erziehungsberechtigten für personelle Engpässe zu gewinnen, ist eine enge Zusammenarbeit und die Involvierung in den Kita-Alltag sinnvoll (Newsletter, Elterncafé). Eltern und Erziehungsberechtigte, die einen positiven Blick in und auf die Kita haben, sind die beste Werbung für potenzielles Personal.
>> Um diese Transparenz gut zu transportieren und alle ins Boot zu holen, empfehlen wir jeder Kita die Ausarbeitung von „Handlungsplänen für personelle Engpässe“. <<
Dieses Vorgehen erleichtert schnelle, transparente Handlungsabläufe und vermeidet lange, umständliche Rücksprachen, um auf eine akute Situation aus Einrichtungsseite reagieren zu können. Dadurch spart man sich Unmut und Unverständnis bei allen Beteiligten.
(Rechtliche) Aspekte für einen Handlungsplan
In einem Handlungsplan müssen folgende Aspekte beachtet werden:
Die Personensorge (§ 1631 BGB) liegt in erster Linie bei den Eltern/Erziehungsberechtigten und wird durch den Betreuungsvertrag dem Träger der Einrichtung übertragen. Da der Träger selbst die Aufsichtspflicht nicht übernehmen kann, geht diese an die Leitung und an die Fachkräfte, als Trägervertretung, über. Die Fachkraft gilt laut Arbeitsvertrag als „Erfüllungsgehilfin“ des Trägers. Sie ist dazu verpflichtet, die Aufsicht über die ihr anvertrauten Kinder zu übernehmen. Die Einrichtungsleitung trägt dabei die Verantwortung darüber, dass die Fachkräfte, besonders neu eingestellte Fachkräfte, eine Einweisung in die Aufsichtsführung bekommen. Des Weiteren macht die Einrichtungsleitung auf mögliche Gefahren aufmerksam, soll beraten und unterstützen sowie gegebenenfalls bei einer Pflichtverletzung eingreifen.
Aufsichtspflicht bedeutet nicht, dass Kinder einer ständigen „Überwachung“ unterliegen. Hier müssen Entwicklungsstand, Gruppenkonstellation und Ausstattung des Raumes betrachtet werden. Kinder benötigen Freiraum, um sich in ihrer Persönlichkeit zu einer selbstständigen Person entwickeln zu können. Sie benötigen Rückzugsmöglichkeiten, welche nicht immer sofort einsehbar sind, aber überschaubar bleiben.
Bei bestimmten Aktivitäten, wie zum Beispiel ein Ausflug auf einen Bauernhof, kann es erforderlich sein, weitere Personen für die adäquate Aufsichtspflichtführung hinzuzuziehen. Dabei müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden:
- Zuverlässigkeit der Person
- Kenntnis der Gruppe und Einschätzung des Verhaltens der Kinder
- Erfahrungen im Umgang mit Kindern
- Gute Kooperation mit den Fachkräften
Diese Person sollte im Vorfeld über den Ablauf der Aktivität und deren Aufgaben aufgeklärt werden, um die ihr übertragene Aufsicht bzw. die Unterstützung der Fachkräfte auch bestmöglich zu erfüllen. Aber können wir bei zu wenig Personal noch einen Ausflug mit den entsprechenden Sicherheitsaspekten durchführen?
Ist der Personalmangel zu hoch, so sollte dieser eher abgesagt werden und die Kinder sollten in der Einrichtung verbleiben. Klar ist, dass Kinder und Eltern über diese Entscheidung traurig sind, aber die Sicherheit der Kinder geht vor.
Mit wem sollten Sie in den Austausch gehen und wen mit einbeziehen?
Um den Handlungsplan konkret zu erstellen, sollten alle Beteiligten im Vorfeld genügend Zeit haben, um sich darüber Gedanken machen zu können, wie dieser Handlungsplan aussehen könnte. Sie können beispielsweise einen Zeitplan für die Erarbeitung erstellen. Setzen Sie sich, gemeinsam mit Ihrem Team, eine Frist und nutzen Sie Ihre Dienstbesprechungen intensiv zur Erarbeitung.
Aus diesen ganzen Aspekten kann gemeinsam ein Handlungsplan für personelle Engpässe entwickelt werden. Dabei kann es von Vorteil sein, wenn Sie einige Beispielsituationen für personelle Engpässe im Plenum innerhalb einer Sitzung oder eines gemeinsamen Workshops mit Ihrem Team zusammenstellen und diese mit den betroffenen Personen, welche Sie bei der Entwicklung unterstützen, durchgehen und eventuelle Lösungen entwickeln.
Beteiligung des Elternbeirates: Innerhalb einer Sitzung können Sie gemeinsam mit dem Elternbeirat die Erwartungen an einen solchen Handlungsplan erfragen. Klären Sie die Eltern darüber auf, warum dieser so wichtig für ihre Einrichtung ist. Erfragen Sie, wie sich Eltern den Informationsfluss vorstellen. Wichtig ist, dass der Elternbeirat das Sprachrohr zwischen Einrichtung und Eltern ist. Der Elternbeirat hat ein Benehmrecht, wie es beispielsweise im NKitaG verankert ist (§ 16 Abs. 4 NKitaG). Dieses sollten Sie einhalten, so schaffen Sie zusätzlich Zufriedenheit und die Eltern fühlen sich ernst genommen. Gibt es Verbindlichkeiten, wo Sie nicht ganz mitgehen können, so suchen Sie gemeinsam nach guten Kompromissen.
Beteiligung des Trägers: Bitten Sie Ihren Träger um ein Gespräch, erklären Sie Ihr Vorhaben und begründen Sie die Einführung des Handlungsplans. Klären Sie, welche Ressourcen der Träger Ihnen bieten kann. Erfragen Sie, ob es einen Vertretungspool oder eine Aushilfe in einer anderen Einrichtung gibt, die bei Bedarf angefordert werden kann oder vielleicht gibt es eine Personalleasingfirma, mit der zusammengearbeitet wird. Sollten diese Bedingungen gegeben sein, so ist zu klären, ob Sie dort eine Fachkraft anfordern können oder ob es ausschließlich über Ihren Träger geschehen muss. Es empfiehlt sich, dies in einem Protokoll festzuhalten, um es später nachlesen zu können und im Handlungsplan zu erfassen. Stellen Sie Anfragen bei Leasingfirmen oder anderen Kitas immer schriftlich (per Mail).
Beteiligung des Teams: Sind alle Rahmenbedingungen mit dem Träger geklärt, so gilt es, das Team mit einzubeziehen. Fragen Sie Ihr Team, wie es sich einen Handlungsplan vorstellt. Klären Sie das Team darüber auf, welche Erwartungen Träger und Elternbeirat an einen Handlungsplan haben. Erfragen Sie die Ressourcen des Teams. Können alle Teammitglieder im Falle eines personellen Engpasses Mehrarbeit leisten und wie könnte diese aussehen? Nicht alle Mitarbeitenden verfügen über entsprechende Ressourcen. Hier ist es wichtig, sensibel mit den Möglichkeiten der Mitarbeiter:innen umzugehen. Sie werden schnell feststellen, dass alle im Rahmen ihrer Möglichkeiten an Lösungen interessiert sind. Achten Sie darauf, dass kein Unmut entsteht und fördern Sie das „Wir-Gefühl“.
Am Ende holen Sie alle an einen Tisch: Wichtig ist, dass Sie das Team, den Elternbeirat, die Fachberatung (wenn vorhanden) und den Träger mit in die Erarbeitung einbeziehen. Wir empfehlen ebenfalls eine transparente Zusammenarbeit mit den Städten und Kommunen. Auch wenn diese nicht die Trägerschaft Ihrer Kita innehaben, so verfügen sie doch über einen gewissen Anteil von Mitspracherecht über die Belange der Kitas. Sie haben ebenfalls, z.B. auf Grund des Rechtsanspruchs (§ 24 SGB VIII), ein großes Interesse an einer gelingenden frühkindlichen Bildungseinrichtung.
Wie sollte der erste Entwurf Ihres Handlungsplans erstellt werden?
Wenn allen Beteiligten die Ressourcen, die gesetzlichen Bestimmungen und die Erwartungen aller Beteiligten bekannt sind, dann können Sie den Handlungsplan verschriftlichen. Es ist empfehlenswert, für jede Betreuungsform Ihrer Kita einen eigenen Handlungsplan zu erstellen, da der Fachkraft-Kind-Schlüssel meist verschieden ist und die Bedürfnisse der Kinder sich grundsätzlich unterscheiden.
Der Handlungsplan ist übersichtlich und strukturiert zu halten und sollte in einfacher Sprache verfasst sein, das heißt Sie verzichten auf Fachwörter und lange Ausführungen.
- Stufe eins könnte sein: „Fehlen ein bis zwei pädagogische Fachkräfte, können wir Folgendes leisten und gehen wie folgt vor…“
- Stufe zwei wäre wie folgt: „Fehlen drei bis vier pädagogische Fachkräfte, werden folgende Maßnahmen ergriffen…“ und so führen Sie ihn fort.
Ist der schriftliche Teil fertig, sollten Sie diesen noch einmal allen Beteiligten zum Gegenlesen vorlegen. Beraumen Sie eine weitere Sitzung ein, so haben alle die Möglichkeit, Verständnisfragen zu stellen. Gehen Sie Stück für Stück den Handlungsplan durch. Denken Sie dabei immer daran, nur weil es für Sie nachvollziehbar ist, muss das nicht für alle gelten. Nehmen Sie Änderungswünsche ernst und diskutieren Sie diese. Versuchen Sie, Kompromisse zu finden, sollte etwas unklar oder anders gewünscht sein. Danach wird der Plan erneut überarbeitet und neu vorgelegt.
Was passiert nach der Fertigstellung Ihres Handlungsplans?
Erst wenn alle Akteur:innen, insbesondere Ihre Mitarbeitenden und der Elternbeirat, einverstanden sind, empfehlen wir, den Handlungsplan von allen Beteiligten unterschreiben zu lassen. So stellen Sie sicher, dass er umgesetzt werden kann und alle einverstanden sind. Nun ist der Handlungsplan für alle verbindlich und transparent.
Der Handlungsplan muss noch an den Rest der Elternschaft transportiert werden. Um den Plan allen Eltern Ihres Hauses vorzustellen, bietet es sich an, einen Elternabend mit kleinen Workshops zu veranstalten.
Das Ziel ist es, dass Sie am Ende dieser Erarbeitung für alle Eltern, Mitarbeiter:innen und Träger die gewünschte Transparenz geschaffen haben und jeder genau weiß, was im Falle von fehlendem Personal zu tun ist. Zusätzlich erleichtert es Ihrem Team das Handeln in Ihrer Abwesenheit.
Fazit
Der Handlungsplan für personelle Engpässe sollte immer individuell auf das Haus und die Gegebenheiten ausgelegt sein. Rechtlich wird vorgegeben, wie der grobe Rahmen aussehen kann. Ein Handlungsplan soll als Gestaltungsinstrument dienen. Er muss durch alle Akteure der Kita gelebt und regelmäßig evaluiert werden.
Der Handlungsplan ist nur eines von vielen Instrumenten4 und Ideen, die Sie nutzen können, um in Ihrer Kita mit den Personalressourcen zu arbeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wichtig ist bei allem: Machen Sie keine Alleingänge! Nehmen Sie immer Ihr Team und die Elternvertreter:innen mit ins Boot. >> Eine transparente und partizipative Zusammenarbeit ist das A und O guter Personalpolitik. <<
Die Vergangenheit hat gezeigt, dass eine Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden in der Kita, die auf Augenhöhe passiert, dafür sorgen kann, dass Personalfluktuation zurück geht und Loyalität der Einrichtung gegenüber wächst. Mitarbeitende identifizieren sich eher mit ihrer Einrichtung, wenn sie mit eingebunden werden. Natürlich sollte sich jede:r Mitarbeitende und auch die Leitung seiner/ihrer Rolle bewusst sein, und immer gilt es die Rolle ihres Gegenübers zu achten, zu wertschätzen und zu respektieren. Arbeiten Sie mit der Fachexpertise Ihres Teams. Nutzen Sie die Chance der offenen und transparenten Kommunikation, um Verbesserungen für Ihre Einrichtung gemeinsam erreichen zu können. Scheuen Sie sich nicht, auch Ihre Arbeit und Ihre Rolle als Leitung transparent zu machen.
Wir sehen, es liegt an uns und wie wir gemeinsam mit der Personalsituation umgehen. Natürlich können wir uns kein Personal aus dem Ärmel schütteln und es gibt unter den derzeitigen Rahmenbedingungen wenig Handlungsspielraum. Aber wir können gemeinsam dafür sorgen, dass ein besseres Verständnis für die Situation entsteht. Wir können gemeinsam an Notfallplänen arbeiten und dafür sorgen, dass Personal bleibt.
Bevor Sie einen Handlungsplan ausarbeiten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Erwartungen mit allen Beteiligten klären (Träger, Elternbeirat, Team)
- Informieren Sie alle Beteiligten darüber, wieso ein Handlungsplan da sein sollte bzw. eingeführt wird, so schaffen Sie Transparenz
- Erfragen Sie beim Träger, dem Team und dem Elternbeirat, wie sie sich einen solchen Handlungsplan vorstellen könnten
- Halten Sie unter Umständen Rücksprache mit einer Fachberatung
Literatur:
Bock-Famulla, B. S.-K. (2022): Fachkräfteradar für Kita und Grundschule 2022. (https://www.bertelsmann-stiftung.de/fileadmin/files/BSt/Publikationen/GrauePublikationen/Kita-Fachkraefte-Radar_2022_01.pdf, zuletzt abgerufen am 06.01.2023).
Braun, A. (2022): Barmer Gesundheitsreport 2021. (https://www.barmer.de/resource/blob/1032110/aaafa3405427f0b05d34a7f20fd904d1/barmer-gesundheitsreport-2021-data.pdf, zuletzt abgerufen am 06.01.2023).
Bundeselternnetzwerk (2020): Bundeselternnetzwerk. (https://www.bundeselternnetzwerk.de/informationen-materialien/gesetzliche-grundlagen, zuletzt abgerufen am 06.01.2023).
Bundesagentur für Arbeit (2022): Pädagogisches Personal in der Kinderbetreuung und -erziehung. ( https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Statischer-Content/Statistiken/Themen-im-Fokus/Berufe/Generische-Publikationen/AM-kompakt-Kinderbetreuung-erziehung.pdf?__blob=publicationFile, zuletzt abgerufen am 06.01.2023).
Deutsches Institut für Menschenrechte(2022): Kindeswohl.(https://www.institut-fuer-menschenrechte.de/themen/kinderrechte/kindeswohl, zuletzt abgerufen am 06.01.2023).
Diakonisches Werk Niedersachsen(2022): KiTa-Befragung der Diakonie mit alarmierenden Ergebnissen. Presseinfo v. 02.11.2022. (https://www.nifbe.de/infoservice/aktuelles/2239-kita-befragung-der-diakonie-mit-alarmierenden-ergebnissen, zuletzt abgerufen am 07.01.2023).
Trauernicht, M./Besser, N./Anders, Y. (2022): Burnout in der Kita und der Zusammenhang zu Aspekten der Arbeitszufriedenheit. In: Frühe Bildung, 11 (2)/2022, S. 85-93.(zit. nach https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/efp/Team/Anders/Trauernicht_Besser__Anders_2022_Burnout_in_der_Kita_und_der_Zusammenhang_zu_Aspekten_der_Arbeitszufriedenheit.pdf, zuletzt abgerufen am 07.01.2023).
